Qué necesitas para una visita guiada de empresa

Una visita guiada de empresa necesita más que una ruta y un guía. Debes preparar la recepción, las pausas del recorrido, la presentación y el servicio de bebidas o catering sin bloquear las zonas de trabajo. Esta lista reúne el material que conviene comprar, pedir prestado o reservar con antelación: desde mesas y tarjetas identificativas hasta proyector, micrófonos, vajilla y neveras portátiles. Calcula las cantidades según el número de visitantes confirmados y añade un pequeño margen.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 50
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 50
Vasos para aguacant. 60
Copas de vinocant. 60
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Cocina

Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 2
Bandejas de servircant. 6
Jarras medidorascant. 2

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 50
Manteles runnerscant. 8
Arreglos floralescant. 4
Señales de rutacant. 12
Pegatinas de flechascant. 24
Portanombrescant. 6

Seguridad

Gafas de seguridadcant. 50
Chalecos reflectantescant. 50
Protectores auditivoscant. 20
Credenciales para visitantescant. 50

Limpieza

Papeleracant. 6
Soportes para bolsas de basuracant. 6

Catering

Compras
- Café - 2 paquetes
- Bolsitas de té - 100 unidades
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 6 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Agua sin gas - 48 botellas
- Agua con gas - 24 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Tónica - 6 botellas
- Cerveza - 72 botellines
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Vino blanco seco - 8 botellas
- Vino tinto seco - 5 botellas
- Rosado - 3 botellas
- Burbujas - 3 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Mini wraps - 80 unidades
- Queso crema - 2 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Queso joven - 2 kilos
- Queso curado - 1 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 1 kilo
- Verduras a la parrilla - 3 kilos
- Tomates - 2 kilo
- Pepinos - 8 unidades
- Rúcula - 6 bolsas
- Ensalada mixta - 4 kilos
- Ensalada de pasta - 5 kilo
- Ensalada de patata - 4 kilo
- Falafel - 2 kilos
- Brochetas de pollo - 3 kilos
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Salsa de ajo - 2 botellas
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Frutos secos salados - 2 kilos
- Aceitunas - 2 kilos
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 40 unidades
- Mini brownies - 60 stuks
- Galletas - 6 paquetes
- Cubitos de hielo - 10 kilos
- Limones - 2 kilos
- Menta fresca - 4 manojos
- Servilletas de papel - 300 unidades
- Vasos de papel - 100 unidades
- Palitos para remover - 100 unidades
- Palillos para cóctel - 200 unidades
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Bolsas para bocadillos - 100 unidades
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón de manos - 4 botellas
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes

Consejos

Prepara una tarjeta identificativa para cada visitante, guía y anfitrión, y añade entre un 5 % y un 10 % extra por cambios de última hora. Colócalas en recepción antes de que llegue el primer grupo.
Para una pausa de 60 minutos, calcula aproximadamente 2 bebidas por persona: una para la llegada y otra durante el recorrido. Enfría las bebidas con al menos 4 horas de antelación y reserva neveras portátiles si no hay espacio suficiente en la empresa.
Si habrá una presentación, comprueba el proyector, la pantalla, el portátil, los altavoces y los micrófonos inalámbricos como mínimo 24 horas antes. Lleva cables alargadores y regletas suficientes para evitar conexiones improvisadas durante la visita.
Coloca las señales de ruta y las flechas antes de montar la recepción, y revisa el recorrido completo 60 minutos antes de la llegada. Así puedes corregir una indicación mal orientada sin interrumpir el registro.
Calcula la vajilla según el número máximo de personas que coincidirán en cada parada, no solo según el aforo total. Para evitar quedarte corto, prepara entre un 10 % y un 15 % más de vasos, tazas, platos y cubiertos.

Preguntas frecuentes

¿Qué bebidas necesito para una visita guiada de empresa?: Para una pausa de una hora, calcula 2 bebidas por persona, además de agua disponible durante todo el recorrido. Si la visita dura varias horas, añade aproximadamente 1 bebida por persona y por cada hora adicional.
¿Cuántas tarjetas de nombre debo preparar?: Prepara una tarjeta para cada visitante, guía, anfitrión y miembro del equipo de recepción. Añade un 10 % extra; para 40 personas, serían 44 tarjetas.
¿Cuándo debo probar el equipo audiovisual de la visita?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela 60 minutos antes de recibir al grupo. Comprueba imagen, sonido, micrófonos, cables, regletas y compatibilidad del portátil.
¿Cuánta vajilla hace falta para el catering?: Calcula una unidad por persona para platos y cubiertos, y entre 1,1 y 1,15 unidades por persona para vasos, tazas y copas. Para 40 asistentes, prepara al menos 44 unidades de cada pieza que pueda usarse durante la visita.

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