Que faut-il prévoir pour une visite d’entreprise ?

Une visite d’entreprise demande surtout du matériel d’accueil, de quoi servir les boissons et un équipement fiable pour les présentations. Prévoyez les fournitures en fonction du nombre de visiteurs, des arrêts du parcours et de la durée de la visite. Les oublis les plus fréquents concernent les badges, les rallonges, les panneaux directionnels et les solutions pour les besoins alimentaires. Cette liste vous aide à faire les courses et à vérifier le matériel avant l’arrivée du groupe.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Verres doseursqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 50
Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 4
Panneaux de directionqté 12
Autocollants flèchesqté 24
Porte-nomsqté 6

Sécurité

Lunettes de sécuritéqté 50
Gilets de sécuritéqté 50
Protections auditivesqté 20
Badges visiteursqté 50

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 6

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Sachets de thé - 100 pièces
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau plate - 48 bouteilles
- Eau gazeuse - 24 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Bière - 72 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Vin blanc sec - 8 bouteilles
- Vin rouge sec - 5 bouteilles
- Rosé - 3 bouteilles
- Bulles - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Mini-wraps - 80 pièces
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Fromage jeune - 2 kilos
- Vieux fromage - 1 kilo
- Blanc de poulet fumé - 1 kilo
- Légumes à griller - 3 kilos
- Tomates - 2 kilos
- Concombres - 8 pièces
- Roquette - 6 sacs
- Salade composée - 4 kilos
- Salade de pâtes - 5 kilos
- Salade de pommes de terre - 4 kilo
- Falafel - 2 kilo
- Brochettes de poulet - 3 kilo
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Noix salées - 2 kilo
- Olives - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Mini brownies - 60 pièces
- Biscuits - 6 paquets
- Glaçons - 10 kilos
- Citrons - 2 kilo
- Menthe fraîche - 4 bottes
- Serviettes en papier - 300 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Pics à cocktail - 200 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Sacs pour sandwiches - 100 pièces
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets

Conseils

Prévoyez un badge nominatif par visiteur, plus 5 à 10 % de badges vierges pour les inscriptions modifiées ou les invités ajoutés au dernier moment. Préparez-les au moins la veille.
Comptez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une boisson supplémentaire par heure. Gardez les boissons au frais dans les glacières et prévoyez des verres à eau en quantité suffisante.
Pour le café, prévoyez une tasse par personne et environ 10 % de tasses en plus. Installez les machines à café, bouilloires et thermos avant l’ouverture de l’accueil afin d’éviter une file dès les premières minutes.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les microphones et les haut-parleurs au moins 60 minutes avant l’arrivée des visiteurs. Ajoutez des rallonges et multiprises adaptées : les prises disponibles sont rarement placées là où vous en avez besoin.
Placez les panneaux d’itinéraire et les flèches à chaque changement de direction, pas seulement à l’entrée. Vérifiez le parcours 30 minutes avant le début, notamment les zones à accès limité et les consignes de sécurité à afficher.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une visite d’entreprise ?: Prévoyez au minimum deux verres à eau par personne si la visite dure plusieurs heures, afin de pouvoir remplacer les verres utilisés. Ajoutez les verres à vin uniquement si une dégustation ou un moment convivial est prévu.
Combien de badges nominatifs préparer pour une visite d’entreprise ?: Préparez un badge par visiteur inscrit et ajoutez 5 à 10 % de badges vierges. Pour 40 visiteurs, cela représente 42 à 44 badges au total.
Quand tester le matériel audiovisuel avant la visite ?: Faites un premier test la veille, puis un contrôle complet au moins 60 minutes avant l’arrivée du groupe. Vérifiez aussi les câbles, les rallonges, les multiprises et les piles des microphones.
Quelle quantité de boissons acheter pour une visite d’entreprise ?: Comptez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une par heure supplémentaire. Ajoutez environ 10 % de réserve pour les accompagnateurs, les changements de programme et les visiteurs non prévus.

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