Checklist para organizar un concurso de literatura
Organizar un concurso de literatura requiere más que preparar preguntas y reunir a los participantes. Primero tienes que cerrar el formato, las rondas y el sistema de puntuación; después, controlar inscripciones, equipos, técnica y material impreso. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden correcto, desde la reserva del lugar hasta la apertura de la sala. También incluye los detalles que suelen quedarse para el último momento, como las preferencias dietéticas, los cables y las hojas del jurado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Fijar la fecha del quiz
2 personas
Definir el formato del quiz
2 personas
Preparar las rondas del concurso
2 personas
Revisar las preguntas del quiz
2 personas
Revisar respuestas
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Asignar equipos
2 personas
Enviar la distribución del equipo
Confirmar el lugar y la técnica
Crear la presentación del quiz
2 personas
Imprimir los formularios de respuesta
Imprimir formularios de puntuación
Clasificar el material del quiz
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la restauración
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar la presentación del quiz
2 personas
Preparar la inscripción
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Servir café y té
2 personas
Explicar las reglas del quiz
Presentar las rondas del quiz
2 personas
Repartir formularios de respuesta
2 personas
Recoger respuestas
2 personas
Procesar los resultados
3 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar a los ganadores
Gestionar la entrega de premios
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desconectar la tecnología
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar la comida sobrante
Enviar los resultados y las fotos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesa de inscripción
- Mesa del jurado
- Taburetescant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 10
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófono inalámbrico
- Altavoz
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Neveras portátilescant. 3
- Temporizador de cocinacant. 2
Material de oficina
- Bolígrafoscant. 70
- Hojas de respuestacant. 70
- Hojas de puntuacióncant. 20
- Tarjetas de equipocant. 20
- Pegatinas con nombrecant. 70
- Portalápicescant. 8
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 2
Decoración
- Mantelescant. 8
- Decoración de libroscant. 12
- Troféos de premiocant. 3
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Cucharones de servircant. 6
Limpieza
- Palangana para lavarcant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Escoba y recogedor
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el formato antes de redactar las rondas. Define cuántas rondas habrá, cuánto durará cada una y cómo se desempata; así puedes revisar preguntas, respuestas y puntuaciones con el mismo criterio.
- Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con al menos 7 días de antelación. Confirma después quién participa y envía la distribución de equipos antes del día del concurso.
- Prepara el material impreso en paquetes separados: hojas de respuesta, hojas de puntuación, tarjetas de equipo y bolígrafos. Lleva al menos un bolígrafo de reserva por equipo y guarda copias adicionales de cada formulario.
- Haz una prueba técnica completa 24 horas antes. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono, el altavoz, los cables alargadores y las regletas en el mismo orden en que se utilizarán.
- Reserva tiempo para montar la sala antes de que llegue el público. Para un montaje con mesas, sillas, mesa de inscripción y mesa del jurado, calcula como mínimo 60 minutos; deja también listas las bebidas frías, los aperitivos y la restauración.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de literatura?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, fijar el formato y preparar las rondas. Deja la revisión final de preguntas, respuestas e inscripciones para la última semana.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones y formar los equipos?
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del concurso. Así puedes confirmar participantes, recoger preferencias dietéticas, asignar equipos y enviar la distribución con tiempo.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para preparar la sala?
- Calcula al menos 60 minutos para colocar mesas y sillas, preparar la inscripción y el jurado, conectar la técnica y ordenar el material. Si el proyector o el sonido no se han probado antes, añade otros 30 minutos.
- ¿Qué material conviene preparar para cada equipo?
- Prepara una tarjeta de equipo, hojas de respuesta, bolígrafos y un espacio claro para dejar las respuestas. Lleva un 10 % de hojas y bolígrafos adicionales para cubrir errores, pérdidas o participantes inesperados.
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