Checklist para organizar un taller de escritura
Un taller de escritura necesita más preparación que imprimir unas consignas y colocar cuadernos sobre la mesa. Esta checklist reúne el trabajo en orden: reservar el espacio, cerrar el programa, gestionar inscripciones y preparar cada puesto. También incluye lo que suele quedarse para el último momento, como probar el proyector, organizar el acceso, ventilar la sala y calcular el café para las pausas. Úsala para coordinar las 42 tareas y comprobar los 37 artículos del plan.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Definir el programa y los horarios
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los participantes
Crear la lista de asistencia
Preparar las consignas de escritura
Imprimir hojas de trabajo
Preparar acreditaciones
Hacer la compra
2 personas
Preparar los materiales
2 personas
Cargar el equipo
Gestionar llave y acceso
Evento
Ventilar el espacio
Colocar mesas y sillas
3 personas
Colocar el material de trabajo por participante
2 personas
Conectar el proyector y el portátil
Preparar café y té
2 personas
Recepción y registro
2 personas
Dar la bienvenida a los participantes
Dar la introducción del taller
Guiar el primer ejercicio de escritura
Reponer café y té
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Acompañar el segundo ejercicio de escritura
Hacer que lean textos breves
Preparar el bufé de cena
2 personas
Servir la cena
2 personas
Rellenar las bebidas
Acompañar el tercer ejercicio de escritura
Dirigir la ronda de feedback
Compartir los textos de cierre
Repartir formularios de feedback
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Empacar el equipo
2 personas
Devolver los objetos prestados
Enviar correo de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 5
- Sillascant. 24
- Mesa de registro
- Perchero
- Atril de papelógrafo
Material de oficina
- Cuadernos de notas para escribircant. 24
- Bolígrafoscant. 30
- Lápicescant. 24
- Gomas de borrarcant. 24
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Notas adhesivascant. 6
- Tarjetas de índicecant. 100
- Credencialescant. 24
- Carpetas para documentoscant. 24
- Tableros de trabajocant. 50
- Sobrescant. 24
- Clipscant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 3
- Temporizador digital
Vajilla
- Tazas de cafécant. 24
- Vasoscant. 24
- Platoscant. 24
- Cubiertoscant. 24
- Bandejas de serviciocant. 4
- Termoscant. 3
- Jarras de aguacant. 3
- Bandejas de servircant. 4
Decoración
- Mantelescant. 5
- Carteles de flechascant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y los horarios antes de enviar las invitaciones. Así puedes indicar la hora de recepción, el inicio del primer ejercicio y el momento de la pausa sin hacer cambios después.
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y envía la información a los participantes con antelación. Incluye cómo acceder al lugar y qué deben saber antes de sentarse a escribir.
- Prepara un puesto de trabajo por participante: cuaderno, bolígrafo o lápiz, goma, tarjetas y el resto de materiales previstos. Hazlo antes de abrir la recepción para no repartir artículos mientras explicas el taller.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, las regletas y los cables antes de la llegada del grupo. Reserva al menos 30 minutos para gestionar la llave, ventilar el espacio y colocar mesas y sillas.
- Calcula el servicio de la pausa antes de hacer la compra: café, té, agua, aperitivos, tazas, vasos, platos y cubiertos. Deja los termos y las bandejas preparados para poder reponer las bebidas sin interrumpir el ejercicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un taller de escritura?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del taller, cuando ya tengas reservado el lugar y definido el programa. Así tendrás tiempo para gestionar las inscripciones y recoger las preferencias dietéticas.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala del taller?
- Llega al menos 60 minutos antes de la recepción. Dedica los primeros 30 minutos al acceso, la ventilación y la colocación de mesas y sillas; usa el resto para preparar los puestos y probar el equipo.
- ¿Qué materiales necesita cada participante en un taller de escritura?
- Prepara como mínimo un cuaderno, un bolígrafo o lápiz y los materiales indicados en las consignas. Añade las hojas de trabajo, carpetas, tarjetas o notas adhesivas necesarias y deja una unidad por participante antes de empezar.
- ¿Cuánto café y té preparar para un taller de escritura?
- Para una pausa de 15 a 20 minutos, calcula entre 2 y 3 bebidas calientes por persona durante la primera hora, además de agua. Ajusta la compra al número de inscritos y deja una reserva para la reposición.
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