Qué necesitas para organizar una subasta de arte
Una subasta de arte necesita más que obras y un martillo de subastador. Prepara la sala para exponer los lotes, una mesa de registro para recibir a los asistentes y equipos que permitan anunciar cada puja con claridad. También tendrás que resolver el café, las bebidas y el servicio sin bloquear la circulación. Esta lista reúne el material que conviene comprar, alquilar o confirmar con tiempo, especialmente lo que suele faltar el día del evento.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 90
- Mesa de registro
- Mesa de subasta
- Taburetescant. 4
- Paredes de exposicióncant. 8
- Pedestalescant. 6
- Percheroscant. 2
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Equipo de sonido
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Máquina de selladocant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Impresora de etiquetas
Iluminación
- Focos LEDcant. 10
- Luces decorativascant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de serviciocant. 6
Decoración
- Mantelescant. 12
- Etiquetas para obras de artecant. 100
- Carteles de flechascant. 8
- Credencialescant. 30
- Números de pujacant. 100
- Carteles de lotecant. 100
- Soportes para obras de artecant. 12
- Marcos de fotoscant. 10
Envases
- Plástico de burbujascant. 2
- Mantas de mudanzacant. 12
- Fundas de plásticocant. 40
- Cajas de cartóncant. 30
- Cinta de embalajecant. 8
- Cuerdacant. 2
Oficina
- Catálogoscant. 100
- Formularios de inscripcióncant. 100
- Comprobantes de compracant. 100
- Bolígrafoscant. 40
- Portapapelescant. 10
- Bloc de notascant. 10
- Sobrescant. 100
- Caja registradora
- Caja registradora
- Calculadorascant. 3
- Pegatinas con númeroscant. 200
Seguridad
- Alfombrillas antideslizantescant. 10
- Canaletas para cablescant. 20
- Guantes de trabajocant. 12
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
Catering
- Compras
- Café - 2 kilo
- Bolsitas de té - 200 unidades
- Café descafeinado - 250 gram
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Agua mineral sin gas - 48 botellas
- Agua mineral con gas - 36 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Tónica - 6 botellas
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Cerveza - 48 botellines
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Limones - 12 unidades
- Cubitos de hielo - 10 kilos
- Baguettes - 12 unidades
- Mini croissants - 100 unidades
- Mini panecillos de queso - 100 unidades
- Mini quiches - 80 unidades
- Wraps vegetarianos - 60 piezas
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema - 1 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Jamón cocido - 1 kilo
- Pollo ahumado - 1 kilo
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 50 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Aceitunas - 2 kilos
- Frutos secos mixtos - 2 kilo
- Palitos de queso - 4 paquetes
- Galletas - 8 paquetes
- Brownies - 80 unidades
- Mayonesa - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Mostaza - 1 tarro
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Papel de cocina - 8 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas de limpieza - 4 paquetes
- Guantes de cocina - 2 cajas
Consejos
- Calcula una silla por asistente inscrito y añade entre un 10 % y un 15 % de reserva; necesitarás espacio adicional para la mesa de registro y la mesa de subasta.
- Prepara una zona de exposición con paredes de exposición y pedestales antes de fotografiar y etiquetar las obras. Reserva al menos 30 minutos para comprobar que cada lote tiene su número visible.
- Comprueba el equipo de sonido con los micrófonos inalámbricos entre 60 y 90 minutos antes de abrir el registro. Lleva cables alargadores y regletas suficientes, pero evita conectar toda la iluminación a una sola regleta.
- Calcula dos vasos por persona si habrá recepción y servicio durante varias horas; añade tazas de café, platos y cubiertos según el número confirmado en las inscripciones y las preferencias dietéticas.
- No dejes para el último día la impresión de etiquetas, el catálogo y el material de registro. Prueba la impresora de etiquetas y el portátil al menos 24 horas antes, y guarda una copia digital del catálogo.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para una subasta de arte?
- Calcula una silla por persona inscrita y añade un 10 % o 15 % de reserva. Si esperas 80 asistentes, prepara entre 88 y 92 sillas, además de taburetes si habrá una zona de recepción o apoyo.
- ¿Qué equipo necesito para anunciar las pujas?
- Como mínimo, prepara un equipo de sonido, micrófonos inalámbricos, un portátil y cables alargadores con regletas. Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de la llegada del público.
- ¿Cuánta vajilla debo comprar para una subasta de arte?
- Calcula dos vasos por persona para una recepción de varias horas. Para café, prepara una taza por persona más un 10 % de reserva, y ajusta platos y cubiertos al número final de asistentes y al catering confirmado.
- ¿Cuándo debo preparar las etiquetas y el catálogo de la subasta?
- Cierra los números de lote y las descripciones antes de imprimir. Ten las etiquetas y el catálogo listos como mínimo 24 horas antes, y revisa cada obra durante el montaje para evitar cambios de última hora.
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