Cómo organizar una subasta de arte sin perder el control

Una subasta de arte empieza mucho antes de colocar las obras en la sala. Primero fija la fecha y las condiciones; después registra, fotografía y numera cada obra antes de preparar el catálogo y abrir las inscripciones. La distribución del espacio, los pagos y la coordinación con el subastador suelen causar los últimos problemas. Este plan te ayuda a ordenar el trabajo y a llegar al día del evento con las obras, los equipos y el personal comprobados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha de la subasta
2
Distribuir el espacio de la sala y el recinto
2 personas
3
Redactar las condiciones de la subasta
2 personas
4
Contactar con artistas
2 personas
5
Registrar obras de arte
2 personas
6
Fotografiar las obras de arte
2 personas
7
Asignar números de lote
2 personas
8
Redactar las descripciones de los lotes
2 personas
9
Determinar los premios de salida
2 personas
10
Preparar el catálogo
2 personas
11
Mandar imprimir el catálogo
12
Enviar invitaciones
2 personas
13
Publicar la subasta en línea
14
Abrir el formulario de inscripción
15
Gestionar inscripciones
2 personas
16
Recoger preferencias dietéticas
17
Pedir el catering
18
Gestionar el método de pago
2 personas
19
Hacer reservas
20
Confirmar al subastador
21
Confirmar fotógrafo
22
Asignar voluntarios
2 personas
23
Revisar las obras de arte
2 personas
24
Etiquetar las obras de arte
2 personas
25
Hacer la compra
2 personas
26
Transportar las obras de arte
3 personas
27
Proteger el suelo del salón
2 personas
28
Montar mesas
3 personas
29
Colocar las sillas
3 personas
30
Colocar las paredes de exposición
3 personas
31
Colgar obras de arte
3 personas
32
Exponer las obras de arte
3 personas
33
Colocar los carteles de los lotes
2 personas
34
Montar la mesa de registro
2 personas
35
Montar la mesa de subasta
2 personas
36
Montar el punto de pago
2 personas
37
Probar el equipo de sonido
2 personas
38
Ajustar la iluminación
2 personas
39
Enfriar las bebidas
2 personas
40
Preparar café y té
2 personas
41
Preparar los aperitivos
2 personas
42
Instruir al equipo de la subasta
6 personas

Evento

43
Abrir el registro
3 personas
44
Repartir los catálogos
2 personas
45
Recibir a los visitantes
3 personas
46
Dirigir la preestreno
3 personas
47
Entregar los números de puja
2 personas
48
Servir café y té
2 personas
49
Servir aperitivos
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Abrir la subasta
2 personas
52
Subastar lotes
4 personas
53
Registrar pujas
2 personas
54
Marcar los lotes vendidos
2 personas
55
Servir bebidas del descanso
2 personas
56
Procesar pagos
3 personas
57
Entregar los comprobantes de compra
2 personas
58
Llevarse las obras de arte
3 personas
59
Registrar las obras no vendidas
2 personas
60
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

61
Empaquetar las obras de arte
3 personas
62
Guardar las obras de arte de forma segura
3 personas
63
Recoger la basura
3 personas
64
Lavar la vajilla
2 personas
65
Recoger mesas y sillas
3 personas
66
Desmontar los paneles de exposición
3 personas
67
Limpiar la sala
3 personas
68
Guardar el equipo de forma segura
2 personas
69
Recoger objetos perdidos
70
Hacer seguimiento de los pagos pendientes
2 personas
71
Devolver las obras no vendidas
3 personas
72
Devolver el material prestado
2 personas
73
Enviar los resúmenes de ventas
2 personas
74
Pagar los ingresos
2 personas
75
Archivar fotos y documentos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 90
Mesa de registro
Mesa de subasta
Taburetescant. 4
Paredes de exposicióncant. 8
Pedestalescant. 6
Percheroscant. 2

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Máquina de selladocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Impresora de etiquetas

Iluminación

Focos LEDcant. 10
Luces decorativascant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4

Vajilla

Vasoscant. 100
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6

Decoración

Mantelescant. 12
Etiquetas para obras de artecant. 100
Carteles de flechascant. 8
Credencialescant. 30
Números de pujacant. 100
Carteles de lotecant. 100
Soportes para obras de artecant. 12
Marcos de fotoscant. 10

Envases

Plástico de burbujascant. 2
Mantas de mudanzacant. 12
Fundas de plásticocant. 40
Cajas de cartóncant. 30
Cinta de embalajecant. 8
Cuerdacant. 2

Oficina

Catálogoscant. 100
Formularios de inscripcióncant. 100
Comprobantes de compracant. 100
Bolígrafoscant. 40
Portapapelescant. 10
Bloc de notascant. 10
Sobrescant. 100
Caja registradora
Caja registradora
Calculadorascant. 3
Pegatinas con númeroscant. 200

Seguridad

Alfombrillas antideslizantescant. 10
Canaletas para cablescant. 20
Guantes de trabajocant. 12

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra las condiciones de la subasta antes de contactar con artistas y publicar el evento. Define por escrito las pujas, los premios de salida, los pagos, la recogida de obras y qué ocurre si una persona no paga.
Registra cada obra con un número de lote único, una fotografía y una descripción revisada. Hazlo con varias semanas de margen: corregir errores en el catálogo después de imprimirlo puede obligarte a rehacerlo.
Diseña la sala separando tres recorridos: registro, exposición y subasta. Reserva espacio para la mesa de registro, la mesa de subasta, sillas y pedestales, y prueba que los cables y las regletas no bloqueen el paso.
Confirma al subastador, al fotógrafo y a los voluntarios al menos 7 días antes. Asigna a una persona para revisar las obras y las etiquetas al llegar; una obra sin número puede detener toda la puja.
Calcula el catering según las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido. Comprueba también el método de pago, el portátil, el proyector, los micrófonos inalámbricos y el equipo de sonido el día anterior, no al comenzar la subasta.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una subasta de arte?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite contactar con artistas, registrar y fotografiar las obras, preparar el catálogo, abrir las inscripciones y confirmar al subastador y al catering.
¿Cuándo hay que numerar y etiquetar las obras de una subasta?: Asigna los números de lote después de registrar y revisar cada obra, como mínimo 2 semanas antes del evento. Vuelve a comprobar las etiquetas al colocar las obras y antes de abrir la sala.
¿Qué debe incluir el catálogo de una subasta de arte?: Incluye el número de lote, la descripción de la obra, el artista, las características relevantes y el precio de salida. Envía el contenido a impresión al menos 7 días antes para tener tiempo de corregir errores.
¿Cuándo se debe confirmar el catering y el sistema de pago?: Confirma el catering entre 5 y 7 días antes, cuando el número de inscripciones sea suficientemente estable. Verifica el método de pago, el material necesario y cualquier preferencia dietética como máximo 48 horas antes.

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