Qué necesitas para organizar una subasta de arte

Una subasta de arte necesita más que obras y un subastador. Debes preparar la recepción, la exposición, los formularios de puja, el sonido y el cobro sin interrumpir el ritmo de las adjudicaciones. Esta lista reúne el material para mostrar las piezas, atender a los asistentes y registrar cada pago. Calcula las cantidades según el número de invitados y añade copias de los documentos para evitar quedarte sin ellos durante la subasta.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 110
Mostrador de recepción
Mesa de subasta
Pedestalescant. 8
Percheroscant. 2
Mesas altascant. 6
Postes separadorescant. 8

Vajilla

Copas de vinocant. 120
Vasos para aguacant. 120
Tazas de cafécant. 100
Bandejascant. 100
Platos de postrecant. 120
Tenedores de postrecant. 120
Bandejas de serviciocant. 12
Cucharillas de cafécant. 100
Jarras de aguacant. 12
Copas de champáncant. 120

Equipo

Micrófono inalámbricocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Terminal de pagocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cajón de la caja registradora

Iluminación

Lámparas de piecant. 6
Focoscant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Decoración

Cartel de entrada
Señales direccionalescant. 8
Mantelescant. 10
Arreglos floralescant. 8
Portanombrescant. 100
Photowall
Arcos de globoscant. 2
Carteles para artistascant. 40
Jarroncitoscant. 12

Material de subasta

Martillo de subasta
Pizarras de pujacant. 120
Formularios de pujacant. 150
Boletos de sorteocant. 60
Catálogoscant. 130
Formularios de pagocant. 120
Talonarios de reciboscant. 4
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 60
Lápicescant. 30
Cintas métricascant. 3
Guantescant. 12
Plástico de burbujascant. 4
Mantas de mudanzacant. 12
Bandejas de plásticocant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Té negro - 200 bolsas
- Té de hierbas - 100 bolsitas
- Chocolate caliente - 5 liter
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Crema de café - 200 cups
- Azúcar blanca - 2 kilogramo
- Azúcar moreno - 1 kilogram
- Edulcorantes - 250 unidades
- Spa Blauw - 12 botellas
- Spa Rood - 8 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Té helado - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Tónica - 4 botellas
- Ginger ale - 4 botellas
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Pilsener - 72 botellas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Rosado - 8 botellas
- Prosecco - 12 botellas
- Limones - 3 kilogramos
- Limones verdes - 2 kilogramos
- Menta fresca - 6 manojos
- Cubitos de hielo - 15 kilogramo
- Barras de pan - 20 unidades
- Mini croissants - 120 unidades
- Mini bollos de chocolate - 120 unidades
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Mermelada de fresa - 3 tarros
- Lonchas de queso - 3 kilogramo
- Hummus - 2 kilogramos
- Queso crema - 2 kilogramos
- Aceitunas - 3 kilogramos
- Uvas - 5 kilogramos
- Fresas - 4 kilogramo
- Manzanas - 8 kilogram
- Peras - 5 kilogramos
- Pepinos - 4 kilogramos
- Tomates cherry - 4 kilogramos
- Zanahorias baby - 3 kilogramo
- Tiras de pimiento - 3 kilogramos
- Ensalada mixta - 3 kilogramos
- Dip de pesto - 2 kilogramos
- Dip de yogur - 2 kilogramos
- Baguettes - 12 unidades
- Mini quiches - 120 unidades
- Rollitos de primavera vegetarianos - 120 unidades
- Bastones de queso - 100 piezas
- Albóndigas de falafel - 120 unidades
- Mini albóndigas - 120 unidades
- Wraps - 100 unidades
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilogramo
- Salmón ahumado - 2 kilogramos
- Aguacates - 30 unidades
- Queso crema con hierbas - 2 kilogram
- Tomates secos al sol - 2 kilogram
- Mayonesa - 2 botellas
- Mostaza - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Salsa chili - 2 botellas
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Anacardos salados - 3 kilogramos
- Frutos secos salados - 3 kilogram
- Chocolate negro - 2 kilogramo
- Chocolate con leche - 2 kilogramos
- Mini brownies - 120 unidades
- Mini magdalenas - 120 unidades
- Macarons - 100 unidades
- Pan de plátano - 6 unidades
- Servilletas - 500 unidades
- Palillos para cóctel - 500 unidades
- Pajitas - 200 stuks
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 4 botellas
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Spray desinfectante - 2 botellas
- Guantes de limpieza - 6 pares

Consejos

Prepara un formulario de puja por participante y lleva al menos un 10 % adicional. Imprime también las tarjetas con nombres y los formularios de pago antes del día del evento.
Reserva una mesa de recepción y otra exclusiva para la subasta. En la primera coloca los números de lote, el catálogo y las inscripciones; en la segunda, el material que usará el subastador.
Comprueba el sonido al menos 60 minutos antes de la llegada del público. Prueba el micrófono inalámbrico, los altavoces, la mesa de mezclas y todos los cables alargadores.
Calcula la vajilla según el servicio previsto y añade entre un 10 % y un 15 % de unidades de reserva. Las copas de vino, los vasos de agua y las tazas de café suelen necesitar reposición durante la recepción.
Deja preparado el terminal de pago y un cajón de caja separado del resto del material. Haz una prueba de cobro y lleva un resumen de pagos para comprobar cada adjudicación al cierre.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos formularios de puja necesito para una subasta de arte?: Prepara uno por asistente que pueda pujar y añade un 10 % de copias extra. Para 80 participantes, imprime al menos 88 formularios.
¿Cuándo debo probar el micrófono y los altavoces?: Haz una primera prueba el día anterior y una comprobación final 60 minutos antes de abrir las puertas. Así puedes sustituir cables, regletas o equipos sin retrasar la subasta.
¿Cuánta vajilla necesito para una subasta de arte?: Calcula una unidad por persona y servicio, más un 10 % o 15 % de reserva. Si esperas 100 invitados, prepara al menos 110 vasos, copas o platos de cada tipo que vayas a utilizar.
¿Qué material necesito para cobrar las obras adjudicadas?: Ten preparado un terminal de pago, formularios de pago, un cajón de caja y un resumen de pagos. Organiza el cobro por número de lote y reserva entre 15 y 20 minutos finales para comprobar que cada adjudicación está registrada.

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