Qué necesitas para una reunión de seguridad
Una reunión de seguridad necesita más que una presentación y algunas sillas. Además del proyector y el sonido, debes tener preparada la mesa de registro, las acreditaciones, los materiales informativos y todo lo necesario para el café, el té y el buffet. Esta lista te ayuda a calcular cantidades y a detectar lo que suele faltar cuando los asistentes ya están llegando. Comprueba también que cada elemento sea accesible y funcione antes de abrir el registro.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 70
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de registro
- Taburetescant. 6
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Bridascant. 30
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Tazas de cafécant. 70
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Cucharonescant. 6
- Cuencos de serviciocant. 8
- Cuencoscant. 10
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Bandejas de serviciocant. 4
Decoración
- Credencialescant. 80
- Mantelescant. 10
- Carteles direccionalescant. 8
- Pósteres del programacant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
Seguridad
- Chalecos reflectantescant. 12
- Linternascant. 8
- Silbatoscant. 12
- Planoscant. 20
- Botiquín de primeros auxilios
- Pilas AAcant. 16
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Limpiacristales
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
- Café - 2 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Spa Blauw - 6 botellas
- Agua mineral con gas - 4 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Limones - 8 unidades
- Té de hierbas con miel - 1 tarro
- Mini panecillos integrales - 80 piezas
- Panecillos blancos mini - 60 unidades
- Queso joven - 2 kilos
- Queso curado - 1 kilo
- Jamón cocido - 1 kilo
- Filete de pollo para sándwich - 1 kilo
- Hummus - 4 tarrinas
- Queso crema - 4 tarrinas
- Margarina - 2 tarrinas
- Pepino - 6 unidades
- Tomates - 2 kilo
- Lechuga - 4 piezas
- Tomates cherry - 2 kilos
- Zanahorias - 2 kilos
- Pimientos - 12 unidades
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Crackers bajos en sal - 5 paquetes
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Pasas - 1 kilo
- Galletas - 6 paquetes
- Ensaladas vegetarianas de comida - 20 unidades
- Ensaladas mixtas para comida - 40 unidades
- Ensalada de pasta - 5 kilo
- Ensalada de patata - 4 kilo
- Baguettes - 8 unidades
- Mantequilla de hierbas - 6 envases
- Aceite de oliva - 1 botella
- Aderezo balsámico - 2 botellas
- Mayonesa - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Mostaza - 1 tarro
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Servilletas - 200 unidades
- Papel de aluminio - 1 rollo
- Film transparente - 1 rollo
- Papel de horno - 1 rollo
- Bolsas de basura - 30 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Jabón de manos - 3 dispensadores
- Desinfectante de manos - 4 botellas
- Papel higiénico - 24 rollos
- Limpiador de inodoros - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
Consejos
- Prepara una acreditación por participante inscrito y añade un 10 % extra para altas de última hora o errores de impresión. Guarda las acreditaciones ordenadas alfabéticamente en la mesa de registro.
- Calcula una silla por asistente confirmado y reserva entre un 5 % y un 10 % adicional si el espacio lo permite. Para la presentación, deja pasillos despejados y coloca las mesas de buffet fuera de la zona de entrada.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono y los altavoces al menos 60 minutos antes del inicio. Lleva cables alargadores, regletas y bridas suficientes para evitar cables sueltos en las zonas de paso.
- Para el café y el té, calcula una taza por persona y prepara un 20 % adicional si la reunión dura varias horas. Los termos y las máquinas deben estar listos antes de que comience el registro.
- Enfría las bebidas con antelación y coloca vasos reutilizables, platos, cubiertos y utensilios de servicio en el buffet. Ten también carteles direccionales visibles desde la entrada para que nadie tenga que preguntar dónde registrarse o sentarse.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas acreditaciones necesito para una reunión de seguridad?
- Prepara una por cada persona inscrita y añade un 10 % extra. Para 50 participantes, por ejemplo, lleva 55 acreditaciones listas.
- ¿Cuánto equipo de presentación necesito?
- Necesitas como mínimo un portátil, un proyector, una pantalla, un micrófono inalámbrico y altavoces. Comprueba todo 60 minutos antes y lleva cables alargadores, regletas y bridas de repuesto.
- ¿Cuántas tazas y vasos debo comprar o llevar?
- Calcula una taza de café o té por asistente y un vaso reutilizable por persona, con un 20 % adicional para reposición. Para 50 asistentes, prepara al menos 60 unidades de cada tipo.
- ¿Cuándo debo preparar las bebidas y el buffet?
- Enfría las bebidas y coloca la vajilla entre 30 y 45 minutos antes del inicio. El café, el té y los aperitivos deben estar listos antes de abrir el registro, para que la entrada no se bloquee.
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