Que faut-il prévoir pour une réunion de sécurité ?

Une réunion de sécurité demande surtout une organisation pratique : accueillir les participants, présenter les supports et faire circuler les boissons sans interrompre les échanges. Cette liste regroupe le matériel à acheter ou à emporter, de la table d’inscription aux rallonges électriques. Prévoyez la vaisselle avant le jour J et vérifiez les équipements de présentation au moins la veille. Les badges, les panneaux indicateurs et les câbles sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Tabouretsqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Serre-câblesqté 30

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Louchesqté 6
Saladiers de serviceqté 8
Petits bolsqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 80
Nappesqté 10
Panneaux indicateursqté 8
Affiches du programmeqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Sécurité

Gilets réfléchissantsqté 12
Lampes de pocheqté 8
Siffletsqté 12
Plansqté 20
Trousse de premiers secours
Piles AAqté 16

Nettoyage

Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Raclette de sol
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Spa Blauw - 6 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 4 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Jus d'orange - 4 briques
- Jus de pomme - 3 paquets
- Citrons - 8 pièces
- Tisane miel - 1 pot
- Petits pains complets mini - 80 pièces
- Mini petits pains blancs - 60 pièces
- Fromage jeune - 2 kilos
- Fromage affiné - 1 kilo
- Jambon arrière - 1 kilo
- Garniture de filet de poulet - 1 kilo
- Houmous - 4 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Margarine - 2 barquettes
- Concombre - 6 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Laitue - 4 pièces
- Tomates cerises - 2 kilo
- Carottes - 2 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Crackers pauvres en sel - 5 paquets
- Mélange de noix - 2 kilos
- Raisins secs - 1 kilo
- Biscuits - 6 paquets
- Salades repas végétariennes - 20 pièces
- Salades composées de repas - 40 pièces
- Salade de pâtes - 5 kilos
- Salade de pommes de terre - 4 kilo
- Baguettes - 8 pièces
- Beurre aux herbes - 6 barquettes
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sauce balsamique - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Serviettes - 200 pièces
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Papier sulfurisé - 1 rouleau
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 3 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 4 flacons
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles

Conseils

Prévoyez un badge nominatif par participant inscrit, plus 5 à 10 % de badges vierges pour les arrivées non prévues ou les corrections de dernière minute.
Pour le café et le thé, comptez environ 2 tasses par personne sur une réunion d’une demi-journée. Gardez au moins un thermos de réserve afin d’éviter une interruption pendant les questions-réponses.
Pour chaque zone équipée, prenez une rallonge et une multiprise adaptées, puis ajoutez une rallonge de secours. Fixez les câbles avec des serre-câbles avant l’arrivée du public pour limiter les risques de chute.
Installez les boissons et les collations sur une table de buffet distincte de la table d’inscription. Prévoyez environ 2 gobelets réutilisables par personne si les participants restent plusieurs heures.
Testez l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, le micro sans fil et les haut-parleurs au moins 24 heures avant la réunion. Vérifiez aussi que les présentations s’ouvrent correctement et que les prises sont accessibles.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une réunion de sécurité ?: Prévoyez les boissons, le café, le thé, les collations, les gobelets, les tasses, les assiettes et les couverts. Ajoutez les badges, les panneaux indicateurs et le matériel de présentation nécessaire : ordinateur, projecteur, écran, micro, haut-parleurs, rallonges et multiprises.
Combien de badges prévoir pour une réunion ?: Comptez un badge par participant confirmé, puis ajoutez 5 à 10 % de badges vierges. Pour 40 personnes inscrites, prévoyez donc 42 à 44 badges au total afin de couvrir les changements et les inscriptions sur place.
Combien de café prévoir par personne ?: Comptez environ 2 tasses de café ou de thé par personne pour une réunion d’une demi-journée. Pour 30 participants, préparez donc environ 60 tasses et gardez un thermos de réserve.
Quand vérifier le matériel de présentation ?: Faites un premier contrôle au moins 24 heures avant la réunion, puis un test rapide sur place 30 à 60 minutes avant l’arrivée des participants. Vérifiez les branchements, le son, la projection et l’ouverture des présentations.

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