Qué necesitas para una jornada de puertas abiertas

Una jornada de puertas abiertas necesita más que mesas y sillas: los visitantes deben poder registrarse, orientarse y seguir el programa sin ayuda constante. Esta lista reúne el material para montar la recepción, organizar visitas guiadas, presentar información y atender a los asistentes. Calcula las cantidades según el aforo previsto y deja preparados los elementos impresos antes del día del evento. También conviene comprobar cables, sonido y material de oficina con antelación, porque son los artículos que más fácilmente faltan a última hora.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 120
Mostrador de registro
Mesas altascant. 8
Mantelescant. 20
Percheroscant. 2

Equipo

Portátilescant. 6
Proyectorcant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Cables HDMIcant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonoscant. 2
Estaciones de cargacant. 3
Señales de orientacióncant. 14
Taburetescant. 24

Oficina

Tarjetas de nombrecant. 80
Portanombrescant. 80
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 12
Bloc de notascant. 20
Folletos informativoscant. 250
Programascant. 150
Planoscant. 150
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 6
Rotuladores fosforescentescant. 12

Decoración

Globoscant. 150
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Banners enrollablescant. 6
Decoración de mesacant. 20

Vajilla

Platoscant. 150
Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Tazascant. 100
Cubiertoscant. 150
Bandejas para servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras de servircant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras
- Café - 5 paquetes
- Té - 6 cajas
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Spa Blauw - 12 botellas
- Spa Rood - 8 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Limones - 2 kilos
- Menta fresca - 6 manojos
- Galletas - 10 paquetes
- Mantequilla - 4 paquetes
- Mini croissants - 150 unidades
- Mini muffins - 150 unidades
- Mini sándwiches - 180 unidades
- Wraps - 80 unidades
- Hummus - 8 tarrinas
- Queso crema - 6 tarrinas
- Queso joven - 3 kilos
- Jamón - 2 kilos
- Pollo ahumado - 2 kilo
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates - 3 kilos
- Lechuga - 8 unidades
- Pimientos - 12 unidades
- Tomates cherry - 3 kilos
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 80 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Snacks salados - 6 bolsas
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Aceite de oliva - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Vasos de papel - 250 unidades
- Palitos de madera para remover - 250 unidades
- Palillos para cócteles - 300 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Producto de limpieza - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 8 botellas
- Gel desinfectante - 6 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes

Consejos

Prepara una mesa de registro suficientemente amplia para trabajar con la lista de visitantes, tarjetas de nombre, bolígrafos y portapapeles sin mezclar documentos. Ten al menos un bolígrafo por persona que atienda la recepción y varios de repuesto.
Calcula una silla por visitante que deba sentarse y añade algunas unidades para guías, voluntarios y puntos de información. Si habrá presentaciones de pie, combina las sillas con mesas altas y taburetes en lugar de intentar sentar a todo el público.
Revisa cada portátil, proyector y pantalla al menos 24 horas antes. Lleva un cable HDMI adicional, alargadores y regletas suficientes para que cada equipo quede conectado sin cables atravesando las zonas de paso.
Imprime los programas, planos, folletos y señales de orientación antes de montar la sala. Prepara más copias que el número confirmado de visitantes: una reserva del 10 al 15 % evita quedarse sin material si llegan personas sin inscripción.
Identifica las necesidades dietéticas en el formulario de inscripción y pásalas al proveedor del catering como mínimo 3 días antes. Enfría las bebidas con tiempo y coloca las estaciones de carga en un punto visible, pero alejado del registro y de las entradas.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para una jornada de puertas abiertas?: Calcula una silla por persona que vaya a sentarse y añade entre un 10 y un 15 % de reserva. Separa además las sillas destinadas a guías, voluntarios y los puntos de información.
¿Cuántos folletos y programas debo imprimir?: Imprime una copia por visitante confirmado y añade un 10-15 % adicional. Para los planos y las señales de ruta, prepara copias suficientes para cada grupo de visita y coloca algunas en el mostrador de registro.
¿Cuándo debo preparar el material de registro?: Deja listas las tarjetas de nombre, portanombres, bolígrafos, portapapeles y la lista actualizada de visitantes como mínimo el día anterior. Monta el mostrador y comprueba el orden de los documentos entre 60 y 90 minutos antes de abrir.
¿Qué equipos audiovisuales hacen falta para las presentaciones?: Prepara un portátil, proyector, pantalla de proyección, cable HDMI, alargadores, regletas y altavoces portátiles por cada sala que tenga presentación. Comprueba todo 24 horas antes y lleva al menos un cable HDMI de repuesto.

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