Boodschappenlijst voor een open dag

Een open dag vraagt om meer dan koffie en een paar tafels. Bezoekers moeten zich snel kunnen registreren, zelfstandig hun route vinden en onderweg informatie meenemen. Denk daarom naast meubilair ook aan naamkaartjes, plattegronden, programmaboekjes, techniek en stroomverdeling. Deze boodschappenlijst sluit aan op een open dag met rondleidingen, informatiestands en presentaties. Controleer uiterlijk een week vooraf wat al aanwezig is en koop verbruiksmaterialen zoals pennen, folders en badgehouders op basis van het verwachte bezoekersaantal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 120
Registratiebalie
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 20
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
HDMI-kabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Oplaadstationsaantal 3
Wegwijzerbordenaantal 14
Krukkenaantal 24

Kantoor

Naamkaartjesaantal 80
Naambadgehoudersaantal 80
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 12
Notitieblokkenaantal 20
Informatiefoldersaantal 250
Programmaboekjesaantal 150
Plattegrondenaantal 150
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 6
Markeerstiftenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 12
Rolbannersaantal 6
Tafeldecoratieaantal 20

Servies

Bordenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Mokkenaantal 100
Besteksetsaantal 150
Serveerplateausaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen
- Koffie - 5 pakken
- Thee - 6 dozen
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Spa Blauw - 12 flessen
- Spa Rood - 8 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Citroenen - 2 kilo
- Verse munt - 6 bosjes
- Koekjes - 10 pakken
- Roomboter - 4 pakken
- Mini-croissants - 150 stuks
- Mini-muffins - 150 stuks
- Mini-sandwiches - 180 stuks
- Wraps - 80 stuks
- Hummus - 8 kuipjes
- Roomkaas - 6 kuipjes
- Jonge kaas - 3 kilo
- Ham - 2 kilo
- Gerookte kip - 2 kilo
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 3 kilo
- Sla - 8 kroppen
- Paprika's - 12 stuks
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 80 stuks
- Bananen - 60 stuks
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoutjes - 6 zakken
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Olijfolie - 1 fles
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 pot
- Papieren servetten - 500 stuks
- Papieren bekers - 250 stuks
- Houten roerstaafjes - 250 stuks
- Cocktailprikkers - 300 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Schoonmaakmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 8 flessen
- Handgel - 6 flessen
- Papieren handdoeken - 12 pakken

Tips

Leg per 25 verwachte bezoekers minstens één pen bij de registratiebalie en houd 10% extra naamkaartjes en badgehouders achter de hand. Zo kom je niet direct tekort bij onverwachte aanloop.
Plan per informatiestand één tafel, twee stoelen en een stapel informatiefolders. Leg voor een programma van vier uur ongeveer 1,5 folder per aangemelde bezoeker klaar.
Gebruik per presentatie minstens één HDMI-kabel, één verlengkabel en één stekkerdoos; neem van kabels en adapters één reserve mee. Test laptop, beamer, scherm en microfoon uiterlijk de dag ervoor.
Zet bij elke belangrijke afslag een wegwijzerbord en plaats de eerste route-aanduiding al buiten de registratiebalie. Controleer de volledige route lopend voordat de eerste bezoeker arriveert.
Koel dranken uiterlijk twee uur voor de start en reserveer per bezoeker ongeveer 0,5 liter voor een open dag van een halve dag. Zet een apart oplaadstation bij de registratiebalie voor telefoons en bezoekersinformatie.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een open dag?: Voor een open dag heb je registratie- en informatiemateriaal, tafels en stoelen, naamkaartjes, pennen, folders, programmaboekjes, plattegronden, wegwijzers en presentatietechniek nodig. Reken per 25 bezoekers op minimaal één pen bij de balie en koop 10% extra verbruiksmateriaal.
Hoeveel naamkaartjes heb ik nodig voor een open dag?: Neem voor iedere aangemelde bezoeker één naamkaartje of badgehouder en bestel daarnaast 10% reserve. Bij 120 aanmeldingen heb je dus 132 kaartjes of houders nodig.
Hoeveel informatiefolders moet ik bestellen?: Leg ongeveer 1,5 informatiefolder per aangemelde bezoeker klaar wanneer bezoekers de stands en rondleidingen zelfstandig doorlopen. Bij 100 bezoekers betekent dat 150 folders; rond altijd naar boven af.
Wanneer moet ik de spullen voor een open dag regelen?: Bestel drukwerk, meubilair en techniek uiterlijk twee weken vooraf en controleer alles opnieuw één week voor de open dag. Koel dranken twee uur voor de start en test alle apparatuur uiterlijk de dag ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.