Que prévoir pour une journée portes ouvertes ?

Pour une journée portes ouvertes, prévoyez surtout de quoi accueillir, orienter et informer les visiteurs dès leur arrivée. Cette liste couvre les badges, les plans, les brochures, le matériel d’inscription, la signalétique, les boissons et l’équipement des présentations. Comptez un badge par visiteur inscrit, puis ajoutez 10 % de réserve pour les inscriptions de dernière minute. Vérifiez aussi les câbles, multiprises et rallonges avant le jour J : ce sont les fournitures les plus souvent oubliées.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 120
Comptoir d'inscription
Tables hautesqté 8
Nappesqté 20
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Câbles HDMIqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Stations de rechargeqté 3
Panneaux directionnelsqté 14
Tabouretsqté 24

Bureau

Badges nominatifsqté 80
Supports de badges nominatifsqté 80
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 12
Blocs-notesqté 20
Brochures d’informationqté 250
Brochures du programmeqté 150
Plansqté 150
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 6
Marqueursqté 12

Décoration

Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Bannières enroulablesqté 6
Décoration de tableqté 20

Vaisselle

Assiettesqté 150
Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Tassesqté 100
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Bacs de rangementqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses
- Café - 5 paquets
- Thé - 6 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Citrons - 2 kilo
- Menthe fraîche - 6 bottes
- Biscuits - 10 paquets
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Mini-croissants - 150 pièces
- Mini-muffins - 150 pièces
- Mini-sandwiches - 180 pièces
- Wraps - 80 pièces
- Houmous - 8 pots
- Fromage à la crème - 6 pots
- Fromage jeune - 3 kilos
- Jambon - 2 kilos
- Poulet fumé - 2 kilo
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 12 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 250 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Produit de nettoyage - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Gel hydroalcoolique - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Imprimez les plans et les programmes au moins 3 jours avant l’événement. Prévoyez 1 exemplaire par foyer ou groupe attendu, plus 10 % de copies supplémentaires.
Préparez les badges nominatifs la veille et ajoutez une réserve de 10 %. Gardez des stylos et des presse-papiers au comptoir d’inscription pour les visiteurs non inscrits.
Pour chaque vidéoprojecteur, prenez au minimum 1 câble HDMI de secours, 1 rallonge et 1 multiprise. Testez chaque branchement avant l’installation des stands.
Installez les panneaux directionnels à chaque changement de direction et à l’entrée des espaces. Fixez-les avec du ruban adhésif et gardez des marqueurs ainsi que des ciseaux sur place.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’ouverture. Prévoyez une station de recharge près de l’accueil et vérifiez qu’elle ne surcharge pas une seule multiprise.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez un badge par visiteur inscrit, plus 10 % de réserve. Pour 100 visiteurs attendus, préparez donc environ 110 badges et supports.
Combien de brochures faut-il imprimer pour une journée portes ouvertes ?: Comptez une brochure d’information et un programme par foyer ou groupe, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour 80 groupes, imprimez environ 88 exemplaires de chaque document.
Quand préparer les badges et les plans pour une journée portes ouvertes ?: Préparez les badges la veille et imprimez les plans et programmes au moins 3 jours avant. Gardez une petite quantité vierge pour les changements de dernière minute.
Quel matériel prévoir pour les présentations lors des portes ouvertes ?: Pour chaque espace équipé, prévoyez un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran, un câble HDMI, une rallonge et une multiprise. Ajoutez au moins un câble HDMI de secours pour l’ensemble de l’événement.

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