Qué necesitas para una feria empresarial

Una feria empresarial necesita más que stands y mesas: el registro, las acreditaciones, la presentación y el catering dependen de que cada material llegue a tiempo. Usa esta lista para preparar el mobiliario, los equipos, la vajilla y la documentación del evento. Calcula las cantidades según el número de expositores y asistentes confirmados, y añade un margen para imprevistos. Los productos frescos y las entregas requieren una revisión final el mismo día.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 25
Mesas de cervezacant. 10
Sillascant. 120
Mostrador de registro
Mesas de buffetcant. 4
Taburetes de barcant. 12
Paredes para standscant. 25
Percheroscant. 4

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletacant. 2
Impresora
Cajón de la caja registradora
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófono inalámbricocant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Estaciones de cargacant. 3
Clic de presentación

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharillas de cafécant. 120
Bandejas de servircant. 15
Pinzas de servircant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Jarras para servircant. 6
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 3

Decoración

Mantelescant. 30
Decoración vegetalcant. 12
Guirnaldascant. 8
Portanombrescant. 30
Paneles informativoscant. 8
Photowall

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Escobas de manocant. 3
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 2 kilogramos
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 2 kilogramos
- Spa Blauw - 10 cajas
- Spa Rood - 5 cajas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Tónica - 3 botellas
- Ginger beer - 3 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Cerveza - 8 cajas
- Cerveza sin alcohol - 3 cajas
- Vino blanco seco - 12 botellas
- Vino rosado - 8 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Cava - 4 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Barras de pan - 20 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Miniwraps - 120 unidades
- Queso crema - 2 kilogramos
- Hummus - 2 kilogramos
- Queso crema con hierbas - 1 kilogramo
- Queso joven - 3 kilogramos
- Brie - 2 kilogramos
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilogram
- Salmón ahumado - 1 kilogramo
- Verduras a la parrilla - 2 kilogramos
- Rúcula - 1 kilogramo
- Pepinos - 3 kilogram
- Tomates cherry - 3 kilogram
- Pimientos - 2 kilogram
- Cebollas rojas - 1 kilogramo
- Aceitunas - 2 kilogram
- Tomates secos - 1 kilogramo
- Mantequilla de hierbas - 1 kilogram
- Mayonesa - 2 kilogramo
- Mostaza - 1 kilogram
- Salsa pesto - 1 kilogramo
- Vinagre balsámico - 2 botellas
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Sal - 500 gramos
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 2 botes
- Curry en polvo - 1 bote
- Frutos secos mixtos - 3 kilogramos
- Patatas fritas naturales - 3 kilogramo
- Patatas chips de pimentón - 3 kilogramo
- Mix de aperitivos salados - 2 kilogramo
- Tortitas de arroz - 6 paquetes
- Uvas - 4 kilogramos
- Manzanas - 5 kilogramos
- Peras - 4 kilogram
- Plátanos - 4 kilogramos
- Mini muffins - 150 unidades
- Brownies - 120 unidades
- Galletas - 6 paquetes
- Chocolate negro - 2 kilogramo
- Chocolate con leche - 2 kilogramos
- Yogur - 5 kilogram
- Granola - 2 kilogram
- Menta fresca - 6 manojos
- Bocadillos veganos - 30 unidades
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Fiambre vegano - 2 kilogramo
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Papel de aluminio - 3 rollos
- Film transparente - 3 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Servilletas - 500 unidades
- Filtros de café - 2 paquetes
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Abrillantador - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Spray desinfectante - 3 botellas
- Jabón líquido de manos - 6 botellas
- Gel desinfectante de manos - 6 botellas
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Guantes de nitrilo - 4 cajas
- Parches - 2 cajas

Registro

Portanombrescant. 150
Credencialescant. 150
Lanyardscant. 150
Bolígrafoscant. 40
Portapapelescant. 6
Formularios de visitantescant. 150
Carpetas para los expositorescant. 25
Pulserascant. 150

Presentación

Folletos del programacant. 150
Planoscant. 150
Expositores para folletoscant. 30
Soportes A4cant. 30
Pizarras de hojascant. 2
Rotuladorescant. 20
Cinta adhesivacant. 10
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 3
Grapascant. 10
Bridascant. 200
Bridascant. 100
Números de mesacant. 25
Carteles direccionalescant. 12
Banner de entrada
Banners enrollablescant. 4

Consejos

Prepara una acreditación por participante confirmado y lleva al menos un 10 % adicional para altas de última hora o credenciales dañadas.
Calcula una silla por persona sentada y deja taburetes para los stands que necesiten atención continua. Confirma la distribución del mobiliario cuando cierres el plano.
Para el café y el agua, cuenta una taza y un vaso por persona como mínimo; si el evento dura varias horas, añade un 20 % para evitar quedarte corto.
Revisa los equipos 24 horas antes: portátil, tableta, impresora, proyector, pantalla, micrófono, altavoces, cables alargadores, regletas y estaciones de carga.
Pide el catering después de cerrar las preferencias dietéticas y confirma la entrega al menos 48 horas antes. Incluye bandejas, pinzas y cubiertos, porque suelen faltar aunque la comida esté encargada.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas acreditaciones necesito para una feria empresarial?: Imprime una acreditación por cada participante confirmado y añade un 10 % de reserva. Si esperas 100 personas, prepara 110 credenciales para cubrir cambios y errores de impresión.
¿Cuándo hay que pedir el catering para una feria empresarial?: Confírmalo al menos 48 horas antes, cuando ya tengas las inscripciones y las preferencias dietéticas revisadas. Para grupos grandes o menús especiales, deja una semana de margen.
¿Cuántos vasos y tazas hacen falta por persona?: Calcula como mínimo un vaso de agua y una taza de café por persona. Añade un 20 % si la feria dura más de cuatro horas o si no habrá personal lavando y reponiendo la vajilla.
¿Cuándo debo comprobar los equipos y cables?: Haz una prueba completa 24 horas antes y vuelve a revisar las conexiones al recibir las entregas. Lleva regletas y cables alargadores suficientes para que ningún stand dependa de una única toma.

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