Qué necesitas para una feria empresarial

Una feria empresarial necesita más que mesas para los expositores. Debes prever puestos, sillas, señalización, acreditaciones, equipos para presentaciones y un servicio de café que funcione durante toda la jornada. También conviene separar con antelación lo que se compra de lo que se alquila y comprobar cada cable, cargador y pantalla antes de abrir las puertas. Usa esta lista como guía para preparar el espacio, recibir a empresas y atender a estudiantes y visitantes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostradores de informacióncant. 3
Mesas de puestocant. 40
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 120
Mesas altascant. 12
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 12
Mantelescant. 48

Equipo

Portátilescant. 3
Pantallascant. 3
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 15
Cargadorescant. 6
Baterías externascant. 4
Canaletas para cablescant. 10
Pulsadores de presentacióncant. 2
Impresoras de etiquetascant. 2
Escáneres portátilescant. 3
Walkie-talkiescant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cubetas para lavarcant. 3

Decoración

Carteles con el nombre de la empresacant. 40
Carteles con número de standcant. 40
Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Cinta para globoscant. 4
Photowall
Tiras adhesivascant. 100
Cinta adhesivacant. 8
Tijerascant. 6
Bridascant. 200

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas de mesa LEDcant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Catering

Compras
- Café - 8 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 3 cajas
- Palitos de azúcar - 500 unidades
- Edulcorantes - 250 unidades
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 3 kilogramos
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Spa Blauw - 15 botellas
- Spa Rood - 8 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Mini helados de agua - 150 unidades
- Mini croissants - 180 unidades
- Mini bollos de chocolate - 120 unidades
- Mini muffins - 180 unidades
- Bollos con pasas - 100 unidades
- Panecillos integrales - 100 unidades
- Panecillos blancos - 100 unidades
- Queso joven - 4 kilogram
- Hummus - 12 envases
- Queso crema con hierbas - 12 tarrinas
- Pechuga de pollo - 3 kilogramo
- Pepinos - 10 unidades
- Tomates - 5 kilogramos
- Lechuga - 8 unidades
- Mantequilla - 2 kilogramo
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 botellas
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Totopos - 10 bolsas
- Palitos salados - 8 bolsas
- Frutos secos mixtos - 6 bolsas
- Uvas - 8 kilogramos
- Manzanas - 8 kilogram
- Plátanos - 6 kilogramos
- Wraps vegetarianos - 80 unidades
- Acompañamiento vegano - 12 paquetes
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Leche sin lactosa - 4 litros
- Servilletas de papel - 600 unidades
- Agitadores - 500 unidades
- Cucharillas de té - 250 unidades
- Vasos de cartón - 300 unidades
- Platos de cartón - 300 unidades
- Tenedores de madera - 300 unidades
- Film - 2 rollos
- Recipientes herméticos - 20 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Desinfectante de manos - 8 botellas
- Bolsas de basura - 120 unidades
- Papel higiénico - 48 rollos
- Limpiador multiusos - 6 botellas
- Limpiacristales - 3 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 60 unidades
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 24 unidades

Limpieza

Recogedor y escobacant. 4
Limpiacristalescant. 3
Cuboscant. 6
Escobacant. 4
Fregonacant. 4
Papeleracant. 12
Pinzas para residuoscant. 3

Oficina

Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 40
Rotuladores fosforescentescant. 12
Listas de asistenciacant. 20
Credencialescant. 180
Pulserascant. 400
Papel de impresión A4cant. 3
Folletos informativoscant. 400
Bloc de notascant. 100

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Marcaje de suelocant. 6
Marcado de cablescant. 2

Consejos

Calcula el mobiliario por puesto, no solo por empresa: cada expositor debe tener su mesa, sillas, mantel y número de stand listos antes del montaje.
Prepara al menos un portátil, una pantalla y los cables necesarios para cada demostración; añade regletas, alargadores y canaletas para evitar cables sueltos en las zonas de paso.
Para una jornada con pausas de café, calcula aproximadamente 2 tazas por persona y turno de servicio. Comprueba que haya cafeteras, termos, hervidores y neveras portátiles disponibles desde antes de la llegada de los visitantes.
Imprime las acreditaciones, listas de asistencia, números de stand y señales de ruta con varios días de margen. Lleva copias adicionales: calcula un 10 % más de acreditaciones y hojas que el número previsto.
Confirma las preferencias dietéticas antes de cerrar el catering y guarda una copia junto con la lista de asistentes. El día del evento, reserva una mesa de información con el plano, el programa y las indicaciones de aparcamiento.

Preguntas frecuentes

¿Qué mobiliario necesito para una feria empresarial?: Como base, calcula una mesa de puesto y dos o tres sillas por empresa participante. Añade mesas altas para las pausas, mostradores de información, percheros, mesas plegables y postes separadores según el plano y el número de visitantes.
¿Cuánto material de señalización debo preparar?: Prepara un número de stand para cada puesto y al menos una señal de ruta en cada cambio de dirección. Imprime un 10 % adicional de cada tipo para sustituir hojas dañadas o cubrir cambios de última hora.
¿Cuándo debo comprar o reservar los equipos técnicos?: Reserva portátiles, pantallas, proyector, pantalla de proyección, micrófonos y altavoces al menos 2 o 3 semanas antes. Haz una prueba completa de sonido, imagen, cargadores y conexiones entre 2 y 5 días antes del evento.
¿Cuánto café y vajilla necesito para la feria?: Calcula dos tazas de café por persona y turno, además de una taza o vaso de agua por persona y pausa. Prepara aproximadamente un 10 % extra de tazas, vasos, platos y cubiertos, especialmente si no habrá lavado continuo.

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