Checklist para organizar una asamblea general de socios
Una asamblea general de socios necesita más que una sala y un orden del día. Hay que cerrar la fecha, preparar con tiempo los informes y documentos de votación, controlar las inscripciones y dejar lista la parte técnica. Esta checklist reúne 53 tareas y 49 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde la reserva de la sala hasta el montaje de la mesa de registro y la reunión.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Reservar la sala de reuniones
Reservar el catering
Preparar el orden del día y los documentos
2 personas
Comprobar el acta de la reunión anterior
2 personas
Preparar el informe anual
2 personas
Preparar los documentos financieros
2 personas
Preparar las votaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de asistencia
Enviar recordatorio a los miembros
Recopilar las presentaciones
Comprobar la técnica y las conexiones
2 personas
Imprimir folletos
2 personas
Preparar acreditaciones
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala y la entrada
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar la mesa de reuniones
2 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar el sonido
2 personas
Preparar los documentos y las papeletas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Recibir y registrar a los miembros
3 personas
Repartir las papeletas
2 personas
Abrir la reunión
Tratar las actas y el informe anual
2 personas
Explicar los documentos financieros
2 personas
Realizar votaciones
3 personas
Servir bebidas del descanso
2 personas
Tratar las preguntas y mociones
2 personas
Cerrar la reunión
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Servir el bufé
3 personas
Reponer café y té
2 personas
Acompañar la salida de los miembros
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Redactar las actas
2 personas
Enviar las actas y los acuerdos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 10
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetescant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Copas de vinocant. 60
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 10
- Pinzas de servircant. 6
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Clic de presentación
Refrigeración
- Neveras portátilescant. 3
- Cubiterascant. 3
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
- Cucharonescant. 6
- Abrebotellascant. 3
- Sacacorchoscant. 3
Presentación
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Boletascant. 80
- Urna de votación
- Bloc de notascant. 60
- Bolígrafoscant. 70
- Papel de impresióncant. 500
- Carpetascant. 60
- Pizarra de hojas
- Rotuladores fosforescentescant. 6
- Números de mesacant. 10
Decoración
- Mantelescant. 10
- Arreglos floralescant. 4
- Cartel de bienvenida
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la sala y el catering antes de enviar las invitaciones. Si esperas a tener todos los documentos terminados, reducirás demasiado el margen para confirmar asistencia y preferencias dietéticas.
- Prepara el orden del día, el acta anterior, el informe anual y la documentación financiera con varios días de margen. Reserva también tiempo para revisar que las papeletas o sistemas de votación funcionen antes de la llegada de los socios.
- Envía un recordatorio a los miembros cuando falten entre 3 y 5 días e incluye la hora, la ubicación y cualquier documento que deban llevar o leer. Actualiza la lista de asistencia hasta el mismo día.
- Haz una prueba técnica completa al menos 60 minutos antes de empezar: portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoces, cables, regletas y clic de presentación. No des por hecho que las conexiones de la sala estarán disponibles o serán compatibles.
- Separa el montaje en tres zonas: registro, reunión y catering. Coloca acreditaciones y listas en la entrada, comprueba que haya una silla por asistente confirmado y enfría las bebidas antes de abrir la sala; el café y los aperitivos suelen retrasarse si se dejan para el último momento.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que preparar una asamblea general de socios?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, catering e invitaciones. Deja cerrados el orden del día, los informes y los documentos de votación al menos 5 días antes.
- ¿Cuándo enviar el recordatorio de una asamblea general?
- Envíalo entre 3 y 5 días antes de la reunión. Incluye la hora, la dirección, el programa y una indicación para comunicar cambios de asistencia o necesidades dietéticas.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que llegar para preparar la sala?
- Abre la ubicación al menos 60 minutos antes del inicio. Ese margen permite revisar la entrada, montar mesas y sillas, preparar el registro y probar toda la tecnología sin interrumpir la recepción.
- ¿Qué documentos hay que llevar a una asamblea general de socios?
- Prepara el orden del día, el acta de la reunión anterior, el informe anual, los documentos financieros y el material de votación. Ten copias impresas y una versión digital en el portátil como respaldo.
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