Qué necesitas para organizar un festival del libro
Un festival del libro necesita más que mesas para autores y ejemplares. Hay que preparar zonas de charla, puestos de libros, acreditaciones, señalización y un sistema de sonido que funcione durante toda la jornada. Esta lista reúne el mobiliario, la vajilla, la decoración y el equipo técnico que conviene comprar, alquilar o llevar. Revísala al menos una semana antes y vuelve a comprobarla el día anterior, cuando todavía puedes resolver faltas sin prisas.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 18
- Sillascant. 180
- Mesas altascant. 8
- Mantelescant. 18
- Estanteríascant. 6
- Taburetescant. 12
- Percherocant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 180
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de serviciocant. 12
- Jarras para servircant. 8
- Termoscant. 8
Decoración
- Banderines de librocant. 12
- Plantascant. 10
- Decoración de mesacant. 18
- Libros decorativoscant. 30
- Guirnaldascant. 10
- Globoscant. 100
- Carteles de autorescant. 20
- Números de mesacant. 20
- Carteles direccionalescant. 20
- Paneles informativoscant. 12
- Pósteres del programacant. 20
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Terminales de pagocant. 2
- Cajas de caudalescant. 2
- Pulsadores de presentacióncant. 2
- Walkie-talkiescant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Pinzascant. 8
- Cucharonescant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Abrebotellascant. 4
- Bandejascant. 8
Iluminación
- Lámparas de piecant. 6
- Guirnalda de lucescant. 8
- Lámparas de escritoriocant. 10
Catering
- Servilletascant. 500
- Vasos de papelcant. 250
- Bolsas de papel para snackscant. 250
- Dispensadores de aguacant. 3
- Contenedores térmicoscant. 4
Registro
- Portanombrescant. 220
- Credencialescant. 220
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 6
- Formularios de inscripcióncant. 250
- Programascant. 250
- Pulserascant. 250
- Rollos de reciboscant. 10
- Cambio
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
- Paños de microfibracant. 20
- Escobillas de bañocant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Compras
- Compras
- Granos de café - 6 kilo
- Bolsitas de té - 400 unidades
- Té negro - 100 bolsitas
- Té verde - 80 sobres
- Té de hierbas - 80 bolsitas
- Chocolate con leche - 12 litros
- Leche semidesnatada - 24 litros
- Leche de avena - 12 litros
- Azúcar - 4 kilo
- Edulcorantes - 500 unidades
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Agua con gas - 24 botellas
- Agua sin gas - 36 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Jugo de naranja - 12 litros
- Limones - 30 unidades
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Croissants - 180 unidades
- Mini bocadillos - 240 unidades
- Mantequilla - 2 kilos
- Queso joven - 4 kilos
- Queso curado - 3 kilos
- Jamón cocido - 3 kilos
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilo
- Hummus - 3 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada de fresa - 3 tarros
- Pepinos - 20 piezas
- Tomates - 4 kilo
- Lechuga - 10 unidades
- Pimientos - 20 unidades
- Uvas - 8 kilos
- Manzanas - 120 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Mandarinas - 100 unidades
- Zanahorias baby - 5 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Totopos - 10 bolsas
- Crackers salados - 12 paquetes
- Crackers integrales - 10 paquetes
- Tortitas de arroz - 8 paquetes
- Mezcla de frutos secos - 5 kilos
- Pasas - 3 kilo
- Galletas - 15 paquetes
- Brownies - 180 unidades
- Mini muffins - 180 stuks
- Chocolate puro - 4 kilos
- Chocolate con leche - 4 kilo
- Ketchup - 3 botellas
- Mayonesa - 3 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Aceite de oliva - 2 litros
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Ajo en polvo - 150 gramos
- Pimentón - 150 gramos
- Mezcla de especias - 5 botes
- Galletas dietéticas - 8 paquetes
- Crackers sin gluten - 6 paquetes
- Bocadillos veganos - 60 unidades
- Queso vegano - 1 kilo
- Coberturas veganas - 1 kilo
- Pajitas de papel - 300 unidades
- Film transparente - 3 rollos
- Papel de aluminio - 3 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Bolsas biodegradables para residuos - 40 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Spray desinfectante - 3 botellas
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 8 botellas
- Desinfectante de manos - 8 botellas
- Pañuelos de papel - 30 paquetes
Consejos
- Calcula las sillas por sala y añade un margen del 10 %: para 80 asistentes, prepara al menos 88 sillas. Reserva también taburetes para las mesas de autores y mesas altas para las zonas de descanso.
- Comprueba el sonido con 24 horas de antelación. Lleva al menos un micrófono inalámbrico de reserva y verifica que los altavoces, la mesa de mezclas, los cables alargadores y las regletas sean compatibles.
- Prepara la zona de café antes de abrir: cuenta una taza, un vaso y un plato por persona prevista, más un 10 % adicional. Los termos y las jarras de servicio suelen olvidarse hasta que llega el primer descanso.
- Coloca la señalización y los carteles de autores antes de que llegue el público. Numera las mesas y prepara un plano visible para que los asistentes encuentren rápidamente las salas de charla y los puestos de libros.
- Haz un inventario final de libros y materiales el día anterior. Separa en cajas distintas la decoración, la vajilla y el equipo técnico, y etiqueta cada caja con la zona donde debe colocarse.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para un festival del libro?
- Calcula una silla por asistente sentado y añade un 10 % de margen. Para una charla con 80 personas, prepara al menos 88 sillas; distribuye el resto entre las mesas de autores y las zonas comunes.
- ¿Cuándo debo comprobar el equipo de sonido?
- Haz una primera comprobación 48 horas antes y una prueba completa el día anterior. Revisa especialmente los micrófonos inalámbricos, los altavoces, la mesa de mezclas, los cables y las regletas.
- ¿Cuánta vajilla hace falta para el festival?
- Calcula una taza, un vaso, un plato y un juego de cubiertos por persona prevista, y añade un 10 % de reserva. Para 100 asistentes, prepara 110 unidades de cada pieza que se vaya a utilizar.
- ¿Cuándo tengo que preparar la señalización y los carteles?
- Imprime y revisa los carteles al menos 3 días antes. Coloca la señalización, los números de mesa y los carteles de autores como mínimo 2 horas antes de la apertura, cuando las salas estén ya montadas.
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