Bücherfestival: Einkaufsliste und Mengenplanung

Für ein Bücherfestival brauchst du mehr als Bücher und einen Tisch für die Signierstunde. Plane Geschirr für das Catering, Technik für Lesungen und Präsentationen sowie Beschilderung für Räume, Büchertische und Autoren. Die richtige Menge hängt von der erwarteten Besucherzahl und der Zahl der Veranstaltungsräume ab. Diese Einkaufsliste hilft dir, fehlende Kleinteile rechtzeitig zu erkennen und Abholungen sowie Einkäufe sinnvoll zu bündeln.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 180
StehtischeAnz. 8
TischdeckenAnz. 18
BücherregaleAnz. 6
HockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
GläserAnz. 180
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServiertablettsAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8

Dekoration

BücherfähnchenAnz. 12
PflanzenAnz. 10
TischdekorationAnz. 18
Dekorative BücherAnz. 30
GirlandenAnz. 10
BallonsAnz. 100
Autoren-SchilderAnz. 20
TischnummernAnz. 20
WegweiserAnz. 20
InfotafelnAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 20

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KartenterminalsAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6
MessbecherAnz. 3
VorratsboxenAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 4
TablettsAnz. 8

Beleuchtung

StehlampenAnz. 6
LichterkettenAnz. 8
SchreibtischlampenAnz. 10

Catering

ServiettenAnz. 500
PapierbecherAnz. 250
PapiersnackschalenAnz. 250
WasserspenderAnz. 3
ThermobehälterAnz. 4

Registrierung

NamensschildhalterAnz. 220
NamensschilderAnz. 220
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6
AnmeldeformulareAnz. 250
ProgrammhefteAnz. 250
ArmbänderAnz. 250
KassenbonrollenAnz. 10
Wechselgeld

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Einkäufe

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 6 Kilo
- Teebeutel - 400 Stück
- Schwarzer Tee - 100 Beutel
- Grüner Tee - 80 Beutel
- Kräutertee - 80 Beutel
- Schokomilch - 12 Liter
- Halbfette Milch - 24 Liter
- Hafermilch - 12 Liter
- Zucker - 4 Kilo
- Süßstofftabletten - 500 Stück
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Orangenlimonade - 18 Flaschen
- Sprudelwasser - 24 Flaschen
- Stilles Wasser - 36 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Liter
- Orangensaft - 12 Liter
- Zitronen - 30 Stück
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Croissants - 180 Stück
- Mini-Brötchen - 240 Stück
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Junger Käse - 4 kilo
- Gereifter Käse - 3 Kilo
- Gekochter Schinken - 3 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 2 kilo
- Hummus - 3 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Erdbeermarmelade - 3 Gläser
- Gurken - 20 Stück
- Tomaten - 4 Kilo
- Salat - 10 Köpfe
- Paprika - 20 Stück
- Trauben - 8 kilo
- Äpfel - 120 stuks
- Bananen - 80 Stück
- Mandarinen - 100 Stück
- Möhren - 5 Kilo
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Tortillachips - 10 Tüten
- Salzcracker - 12 Packungen
- Vollkorncracker - 10 pakken
- Reiswaffeln - 8 Packungen
- Nussmix - 5 Kilo
- Rosinen - 3 Kilo
- Kekse - 15 Packungen
- Brownies - 180 Stück
- Mini-Muffins - 180 Stück
- Zartbitterschokolade - 4 kilo
- Vollmilchschokolade - 4 kilo
- Ketchup - 3 Flaschen
- Mayonnaise - 3 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Olivenöl - 2 Liter
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Knoblauchpulver - 150 Gramm
- Paprikapulver - 150 gram
- Kräutermischung - 5 Gläser
- Diätkekse - 8 Packungen
- Glutenfreie Cracker - 6 Packungen
- Vegane Brötchen - 60 Stück
- Vegankäse - 1 Kilo
- Vegane Aufstriche - 1 Kilo
- Papiertrinkhalme - 300 Stück
- Frischhaltefolie - 3 Rollen
- Aluminiumfolie - 3 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Biologische Müllbeutel - 40 Stück
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionsspray - 3 Flaschen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 8 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 8 Flaschen
- Taschentücher - 30 Packungen

Tipps

Plane pro erwarteter Person mindestens ein Glas und einen Teller ein; für ein Catering mit Kaffee kommen zusätzlich etwa 1,5 Tassen pro Person hinzu. So musst du während des Festivals nicht ständig spülen.
Lege für jeden Leseraum ein eigenes Technikset zurück: Funkmikrofon, Lautsprecher, Laptop und – falls Präsentationen geplant sind – Beamer und Projektionsleinwand. Teste jedes Set spätestens am Vortag.
Bestelle oder drucke Programmhefte, Namensschilder, Autoren-Schilder und Tischnummern mindestens 5 bis 7 Tage vor dem Festival. Änderungen am Programm lassen sich dann noch sauber einarbeiten.
Rechne bei Büchertischen mit zusätzlichem Platz für Bücherregale, Hocker und dekorative Bücher. Hole bestellte Bücher und Materialien spätestens am Tag vor dem Festival ab, damit fehlende Kartons oder falsche Titel auffallen.
Plane pro Technikstandort mindestens ein Verlängerungskabel und ein Ersatzkabel ein. Klebeband, Kabelkennzeichnungen und eine beschriftete Kiste für Adapter werden oft vergessen, obwohl sie am Veranstaltungstag viel Zeit sparen.

Häufige Fragen

Was brauche ich für ein Bücherfestival?: Du brauchst Mobiliar für Sitzplätze und Büchertische, Geschirr für das Catering, Technik für Lesungen, Beschilderung sowie Materialien für Programmhefte und Namensschilder. Prüfe die Mengen nach Besucherzahl, Raumanzahl und Zahl der Büchertische.
Wie viel Geschirr brauche ich für ein Bücherfestival?: Plane mindestens je ein Glas und einen Teller pro erwarteter Person ein. Für Kaffee sind etwa 1,5 Tassen pro Person sinnvoll; bei einem mehrstündigen Festival solltest du zusätzlich Reserve für etwa 10 bis 15 Prozent der Gäste einplanen.
Welche Technik brauche ich für Lesungen?: Pro Leseraum brauchst du in der Regel ein Funkmikrofon und Lautsprecher; bei Präsentationen kommen Laptop, Beamer und Projektionsleinwand dazu. Teste die Technik spätestens am Vortag und halte pro Raum mindestens ein Verlängerungskabel bereit.
Wann sollte ich Bücher und Materialien abholen?: Hole Bücher, Drucksachen und sonstige Materialien idealerweise am Tag vor dem Festival ab. Kontrolliere dabei Autoren-Schilder, Programmhefte und die für jeden Büchertisch vorgesehenen Titel, damit du am Veranstaltungstag noch nachbestellen oder umverteilen kannst.

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