Qué necesitas para organizar un Festival del café

Un Festival del café necesita más que granos y máquinas de espresso. Hay que preparar la vajilla para las degustaciones, zonas de trabajo para los tostadores, bebidas frías, aperitivos y una instalación eléctrica segura. Esta lista reúne el material y las compras que suelen faltar cuando se espera a última hora. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un margen para roturas, derrames y asistentes sin registro previo.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas altascant. 10
Mesas bistrocant. 12
Sillascant. 90
Mesas de trabajocant. 8
Taburetescant. 20
Papeleracant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 220
Vasos de técant. 80
Vasos para aguacant. 180
Platos de postrecant. 180
Cucharillas de postrecant. 180
Cucharillas de cafécant. 220
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Máquinas de espressocant. 4
Cafeteras de filtrocant. 4
Molinillos de cafécant. 6
Teterascant. 4
Jarras térmicascant. 10
Neveras portátilescant. 4
Dispensadores de hielocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Terminales de cajacant. 4
Cables de cargacant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzascant. 8
Cucharonescant. 8
Termoscant. 6
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Sacos de granos de cafécant. 12
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 16
Carteles del menúcant. 12
Pizarrascant. 8
Arreglos floralescant. 8
Rotuladores de tizacant. 12
Números de mesacant. 20
Soportes para panelescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Faroles LEDcant. 12
Bateríascant. 24

Limpieza

Spray de manoscant. 6
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escoba y recogedorcant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 24

Catering

Compras
- Granos de café espresso - 8 kilogramo
- Granos de café filtro - 6 kilogramo
- Granos de café descafeinado - 1 kilogram
- Café molido - 2 kilogramos
- Surtido de bolsitas de té - 250 stuks
- Menta fresca - 10 manojos
- Chocolate con leche - 12 litros
- Leche entera - 18 litros
- Leche de avena - 12 litros
- Leche de soja - 6 litros
- Nata montada - 12 botes
- Azúcar cristal - 5 kilogramo
- Edulcorantes - 500 unidades
- Canela - 4 frascos
- Cacao en polvo - 2 kilogramo
- Sirope de vainilla - 4 botellas
- Sirope de caramelo - 4 botellas
- Sirope de avellana - 3 botellas
- Limones - 5 kilogramo
- Agua mineral sin gas - 120 botellas
- Agua mineral con gas - 80 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Té helado - 20 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Agua con gas para mocktails - 12 litros
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Croissants de mantequilla - 100 unidades
- Pastel de manzana - 6 tartas
- Cheesecake - 6 tartas
- Brownies de chocolate - 120 unidades
- Pastel de limón - 6 pasteles
- Muffins veganos - 60 unidades
- Muffins sin gluten - 30 unidades
- Hummus - 3 kilogramos
- Queso crema - 2 kilogramos
- Queso joven - 3 kilogramos
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilogram
- Aguacate - 25 unidades
- Tomates - 4 kilogramos
- Pepinos - 3 kilogram
- Rúcula - 1 kilogramo
- Pan integral - 12 panes
- Panecillos blancos - 100 unidades
- Mix de frutos secos - 4 kilogramo
- Barras de chocolate negro - 40 barras
- Galletas de canela - 8 kilogramo
- Servilletas de papel - 1000 unidades
- Filtros de café de papel - 500 unidades
- Removedores de café - 1000 unidades
- Vasos para llevar - 300 unidades
- Tapas para vasos para llevar - 300 unidades
- Papel de hornear - 4 rollos
- Papel de aluminio - 3 rollos
- Film transparente - 3 rollos
- Bolsas de pan - 200 unidades
- Limpiador - 6 botellas
- Lavavajillas - 4 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 80 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Toallitas desinfectantes - 12 paquetes
- Jabón de manos - 6 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Etiquetas - 300 unidades
- Rotuladores permanentes - 12 unidades
- Talonarios de recibos - 6 rollos

Registro

Pegatinas con nombrecant. 250
Pulserascant. 250
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Listas de visitantescant. 8
Fundas para caja registradoracant. 4

Material del taller

Tazas de pruebacant. 100
Calderos para servircant. 6
Básculas de cafécant. 4
Embudos para cafécant. 20
Jarras para espumar lechecant. 8
Termómetros para baristacant. 6
Tarjetas de notas de catacant. 150
Delantalescant. 12

Seguridad

Alfombrillas antideslizantescant. 10
Bridascant. 100
Guantes de trabajocant. 12
Linternascant. 4

Consejos

Calcula al menos 2 tazas de café por persona si habrá varias degustaciones; añade un 10 % extra para reposiciones y roturas. Para té y agua, prevé 1 vaso adicional por asistente.
Reserva una mesa de trabajo por cada puesto de café y una mesa alta por cada 6-8 personas en la zona de degustación. Las mesas bistro y las sillas no sustituyen el espacio necesario para moler y servir.
Comprueba la electricidad al menos 7 días antes: cuenta una toma para cada máquina de espresso y cafetera, y lleva cables alargadores, regletas y alfombrillas para cubrir los pasos.
Enfría las bebidas el mismo día, con al menos 1 bolsa de hielo por cada 10-12 asistentes si hace calor. Las neveras portátiles y los dispensadores de hielo deben estar accesibles, pero fuera del paso principal.
Compra los productos frescos y refrigerados 24-48 horas antes, y prepara los aperitivos el día del festival. Coloca papeleras junto a las mesas de servicio y deja una bandeja adicional por puesto para recoger tazas y platos usados.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas tazas necesito para un Festival del café?: Calcula 2 tazas por persona para las degustaciones y añade un 10 % de reserva. Para 100 asistentes, prepara unas 220 tazas; si las tazas se reutilizan, necesitarás además un punto claro de lavado o recogida.
¿Cuánto café y cuántos molinillos hacen falta?: Como referencia, calcula entre 30 y 40 gramos de café por asistente cuando habrá varias degustaciones. Reserva un molinillo por puesto de café y un molinillo adicional si participan más de 5 puestos.
¿Cuándo debo comprar los productos para el festival?: Compra los productos secos, la vajilla y el material técnico entre 7 y 14 días antes. Los productos refrigerados y frescos conviene comprarlos entre 24 y 48 horas antes, y el hielo el mismo día.
¿Cuántas tomas eléctricas necesito para las máquinas de café?: Cuenta una toma por cada máquina de espresso, cafetera de filtro, molinillo y equipo de sonido que funcione a corriente. Haz la revisión al menos 7 días antes y añade 2 tomas libres para sustituciones o recargas.

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