Kaffeefestival: Einkaufsliste und Mengenplanung

Für ein Kaffeefestival brauchst du mehr als Kaffeebohnen und Espressomaschinen. Plane Geschirr, Wasser, Kühlung, Strom, Snacks und Material für mehrere Stände getrennt voneinander ein. Rechne die Mengen nach erwarteten Gästen, Öffnungszeit und Angebot der einzelnen Röster. Diese Einkaufsliste hilft dir, Verbrauchsmaterial rechtzeitig zu besorgen und Engpässe bei Tassen, Eis oder Verlängerungskabeln zu vermeiden.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
StehtischeAnz. 10
BistrotischeAnz. 12
StühleAnz. 90
ArbeitstischeAnz. 8
HockerAnz. 20
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 220
TeegläserAnz. 80
WassergläserAnz. 180
TortenplattenAnz. 180
DessertlöffelAnz. 180
KaffeelöffelAnz. 220
ServierschalenAnz. 20
ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

EspressomaschinenAnz. 4
KaffeefiltergeräteAnz. 4
KaffeemühlenAnz. 6
WasserkocherAnz. 4
ThermokannenAnz. 10
KühlboxenAnz. 4
EisspenderAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
KassenterminalsAnz. 4
LadekabelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ZangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
KühlelementeAnz. 20

Dekoration

KaffeebohnensäckeAnz. 12
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 16
MenükartenAnz. 12
KreidetafelnAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
KreidestifteAnz. 12
TischnummernAnz. 20
StandbordhalterAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 12
BatterienAnz. 24

Reinigung

HandsprayAnz. 6
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 24

Catering

Einkäufe
- Espressobohnen - 8 Kilogramm
- Filterkaffeebohnen - 6 kilogram
- Koffeinfreie Kaffeebohnen - 1 Kilogramm
- Gemahlener Kaffee - 2 Kilogramm
- Tee-Beutelmischung - 250 Stück
- Frische Minze - 10 Bündel
- Schokomilch - 12 Liter
- Vollmilch - 18 Liter
- Hafermilch - 12 Liter
- Sojamilch - 6 Liter
- Sahne - 12 Sprühdosen
- Kristallzucker - 5 Kilogramm
- Süßstofftabletten - 500 Stück
- Zimt - 4 Dosen
- Kakaopulver - 2 kilogram
- Vanillesirup - 4 Flaschen
- Karamellsirup - 4 Flaschen
- Haselnusssirup - 3 Flaschen
- Zitronen - 5 Kilogramm
- Stilles Mineralwasser - 120 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 80 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Eistee - 20 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Liter
- Orangensaft - 12 Liter
- Sprudelwasser für Mocktails - 12 Liter
- Eiswürfel - 20 kilogram
- Buttercroissants - 100 Stück
- Apfelkuchen - 6 Torten
- Cheesecake - 6 Kuchen
- Schoko-Brownies - 120 Stück
- Zitronenkuchen - 6 cakes
- Vegane Muffins - 60 Stück
- Glutenfreie Muffins - 30 Stück
- Hummus - 3 Kilogramm
- Frischkäse - 2 Kilogramm
- Junger Käse - 3 Kilogramm
- Geräuchertes Hähnchenbrustfilet - 2 Kilogramm
- Avocado - 25 Stück
- Tomaten - 4 Kilogramm
- Gurken - 3 Kilogramm
- Rucola - 1 Kilogramm
- Vollkornbrot - 12 Brote
- Weiße Brötchen - 100 Stück
- Nussmix - 4 Kilogramm
- Reine Schokoladentafeln - 40 Stück
- Zimtgebäck - 8 Kilogramm
- Papierservietten - 1000 Stück
- Papier-Kaffeefilter - 500 Stück
- Kaffeerührstäbchen - 1000 Stück
- To-go-Becher - 300 Stück
- Deckel für Mitnahmebecher - 300 Stück
- Backpapier - 4 Rollen
- Aluminiumfolie - 3 Rollen
- Frischhaltefolie - 3 Rollen
- Brottüten - 200 Stück
- Reinigungsmittel - 6 Flaschen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Geschirrspültabs - 80 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Desinfektionstücher - 12 Packungen
- Handseife - 6 Flaschen
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Etiketten - 300 Stück
- Permanentmarker - 12 Stück
- Kassenbons - 6 Rollen

Registrierung

NamensaufkleberAnz. 250
ArmbänderAnz. 250
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 30
BesucherlistenAnz. 8
KassenetuisAnz. 4

Workshopmaterial

ProbierbecherAnz. 100
AusgießkesselAnz. 6
Kaffee-WaagenAnz. 4
KaffeetrichterAnz. 20
MilchaufschäumkännchenAnz. 8
Barista-ThermometerAnz. 6
VerkostungsnotizkartenAnz. 150
SchürzenAnz. 12

Sicherheit

Rutschfeste MattenAnz. 10
KabelbinderAnz. 100
ArbeitshandschuheAnz. 12
TaschenlampenAnz. 4

Tipps

Plane pro Gast mindestens eine Kaffeetasse, ein Wasserglas und einen Kaffeelöffel ein; bei Verkostungen brauchst du zusätzlich Reserve für laufenden Wechsel.
Kaufe Kaffeebohnen nach Stand und Zubereitungsart getrennt ein. Lege die Bohnen spätestens am Vortag portioniert bereit, damit beim Aufbau niemand suchen oder nachwiegen muss.
Stelle Kühlboxen und Eis mindestens 2 bis 4 Stunden vor Beginn bereit. Kühlprodukte, Milchalternativen und Getränke sollten beim Öffnen bereits kalt sein.
Rechne bei einem vierstündigen Festival mit mindestens 2 bis 3 Getränken pro Person und Stunde, wenn Kaffee, Wasser und Tee angeboten werden. Ergänze Snacks und frische Produkte entsprechend der Anmeldung.
Prüfe Strombedarf und Kabellängen vor dem Aufbau: Espressomaschinen, Kaffeemühlen, Wasserkocher und Lautsprecher brauchen getrennte Anschlüsse. Sichere Kabel mit Kabelmatten, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie viele Kaffeetassen brauche ich für ein Kaffeefestival?: Plane mindestens 1,5 Tassen pro erwarteter Person ein, wenn gespült werden kann, und 2 Tassen bei engem Zeitplan oder vielen Verkostungen. Für 100 Gäste sind damit 150 bis 200 Tassen sinnvoll.
Wie viel Kaffee brauche ich pro Gast?: Rechne für eine Verkostung mit etwa 30 bis 40 Gramm Kaffeebohnen pro Person. Bei mehreren Ausschankstationen oder Workshops solltest du zusätzlich 15 bis 20 Prozent Reserve einplanen.
Wann muss ich Getränke und Kühlprodukte einkaufen?: Kaufe frische Kühlprodukte möglichst am Veranstaltungstag oder höchstens einen Tag vorher. Stelle Getränke und Milchprodukte 2 bis 4 Stunden vor dem Einlass kalt, damit sie beim Festivalstart servierbereit sind.
Wie viele Verlängerungskabel brauche ich für ein Kaffeefestival?: Plane mindestens ein Verlängerungskabel pro Technikbereich und jeweils ein Reservekabel pro drei Stationen ein. Bei fünf Kaffeeständen brauchst du also mindestens sechs Kabel sowie Kabelmatten für alle Laufwege.

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