Qué necesitas para un festival de música

Organizar un festival de música requiere comprar mucho más que bebidas y comida. Necesitarás prever el sonido completo, la iluminación, el mobiliario, la vajilla reutilizable y el material para distribuir la zona del público y de los artistas. Esta lista te ayuda a reunirlo todo sin dejar para el último día los cables, las regletas, las carpas o los vasos. Calcula las cantidades según el aforo confirmado y añade un margen para reposiciones y pérdidas.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 12
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 8
Bandejas de barcant. 3
Escenario
Mesa para artistascant. 2
Percheroscant. 2

Equipo

Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables de instrumentoscant. 12
Cables XLRcant. 16
Regletascant. 10
Cables alargadorescant. 12
Caja registradora
Máquina de selladocant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Megáfono

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de obracant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Tazas de cafécant. 80
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 10

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Acumuladores de fríocant. 30

Decoración

Guirnaldascant. 12
Carteles del festivalcant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Pulserascant. 250

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Pinzas para residuoscant. 4
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6
Portarrollos de papel higiénicocant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Chalecoscant. 12
Linternascant. 6

Catering

Compras
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 18 botellas
- Sinas - 12 botellas
- Té helado - 12 botellas
- Spa Blauw - 120 botellas
- Spa Rood - 48 botellas
- Zumo de manzana - 12 paquetes
- Zumo de naranja - 12 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza - 240 botellas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Rosado - 12 botellas
- Prosecco - 6 botellas
- Café - 4 paquetes
- Té - 2 cajas
- Café descafeinado - 1 paquete
- Azúcar - 2 kilogramos
- Dulces - 2 cajas
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 3 kilogramos
- Cubitos de hielo - 30 kilogramo
- Agua mineral para artistas - 24 botellas
- Bocadillos - 180 unidades
- Minihamburguesas - 180 unidades
- Hamburguesas vegetarianas - 40 unidades
- Hamburguesas veganas - 20 unidades
- Hotdogs - 120 unidades
- Hot dogs veganos - 30 unidades
- Salsas para hamburguesas - 4 botellas
- Ketchup - 6 botellas
- Mayonesa - 6 botellas
- Mostaza - 4 botellas
- Salsa satay - 4 tarros
- Cebolla frita - 3 paquetes
- Pepinillos - 4 tarros
- Lechuga - 8 unidades
- Tomates - 6 kilogram
- Pepinos - 5 kilogramos
- Cebollas - 4 kilogram
- Lonchas de queso - 4 kilogramo
- Queso para hamburguesa - 3 kilogram
- Queso vegano - 1 kilogram
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Totopos - 10 bolsas
- Frutos secos salados - 6 kilogram
- Aceitunas - 4 frascos
- Uvas - 6 kilogramo
- Manzanas - 6 kilogramos
- Plátanos - 5 kilogram
- Barritas de muesli - 100 unidades
- Galletas - 8 paquetes
- Brownies - 100 unidades
- Hummus - 8 cuencos
- Ensalada de pepino - 6 envases
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Bocadillos veganos - 30 unidades
- Servilletas - 1000 unidades
- Pajitas - 300 unidades
- Palillos para cóctel - 500 unidades
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Guantes de plástico - 4 cajas
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Bolsas de basura grandes - 40 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 caja
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Desinfectante - 4 botellas
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 8 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes

Consejos

Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora siguiente. Enfría al menos la mitad el día anterior y reserva espacio para mantener el resto en frío.
Prepara como mínimo un vaso reutilizable por asistente y añade un 10 % extra. Para un festival de 100 personas, compra o separa unos 110 vasos, además de platos, cubiertos y copas según el menú.
Haz un inventario de sonido con al menos 2 cables XLR y 1 cable de instrumento de repuesto por conexión prevista. Guarda también varias regletas y cables alargadores de reserva, no solo los que exige el montaje.
Planifica la iluminación para que haya luz tanto en el escenario como en los recorridos y zonas de servicio. Las lámparas de obra son útiles para el montaje y desmontaje, mientras que las alfombrillas evitan que los cables queden expuestos.
Separa el material por zonas: escenario, barra, catering y público. Etiquetar las bandejas, las mesas, los micrófonos y los soportes antes de cargar facilita encontrar cada cosa durante el montaje y ahorra tiempo el día del festival.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos vasos necesito para un festival de música?: Calcula 1 vaso reutilizable por persona y añade un 10 % de margen. Para 200 asistentes, prepara al menos 220 vasos; si no habrá un sistema claro de devolución y lavado, aumenta la cantidad.
¿Cuánta bebida comprar para un festival?: Como referencia, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora adicional. Para 100 personas durante 4 horas, el cálculo orientativo es de 500 a 700 bebidas, ajustando según la temperatura y la oferta de agua.
¿Cuándo debo comprar el material técnico?: Cierra la lista de sonido, escenario e iluminación al menos 3 o 4 semanas antes. Reserva los equipos y comprueba cables, micrófonos, monitores y regletas entre 7 y 10 días antes del festival.
¿Cuánta vajilla necesito para el catering?: Prepara una unidad por comensal y añade entre un 10 % y un 15 % extra. Para 150 personas, serían al menos 165 platos y cubiertos, además de las tazas o copas necesarias para cada servicio.

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