Que faut-il prévoir pour un festival de musique ?

Un festival de musique demande plus qu’une scène et des instruments. Il faut aussi organiser les boissons, le service, l’éclairage, les câbles et les espaces pour les artistes et le public. Cette liste vous aide à préparer les achats et le matériel sans oublier les éléments souvent réservés trop tard, comme les multiprises, les passe-câbles ou les gobelets réutilisables. Adaptez les quantités au nombre de participants et à la durée de l’événement.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Sous-mains de barqté 3
Scène
Table des artistesqté 2
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles XLRqté 16
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 12
Caisse
Terminal de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Passe-câblesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pains de glaceqté 30

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Affiches du festivalqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Braceletsqté 250

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Pinces à déchetsqté 4
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6
Porte-papier toiletteqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Giletsqté 12
Lampes de pocheqté 6

Catering

Courses
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 18 bouteilles
- Sinas - 12 bouteilles
- Thé glacé - 12 bouteilles
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 48 bouteilles
- Jus de pomme - 12 briques
- Jus d’orange - 12 briques
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière - 240 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Rosé - 12 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Café - 4 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Café décaféiné - 1 paquet
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 3 kilogrammes
- Glaçons - 30 kilogrammes
- Eau minérale pour les artistes - 24 bouteilles
- Sandwiches - 180 pièces
- Mini-burgers - 180 pièces
- Burgers végétariens - 40 pièces
- Burgers vegan - 20 pièces
- Hot-dogs - 120 pièces
- Hot-dogs végétariens - 30 pièces
- Sauces pour hamburgers - 4 bouteilles
- Ketchup - 6 bouteilles
- Mayonnaise - 6 bouteilles
- Moutarde - 4 bouteilles
- Sauce satay - 4 pots
- Oignons frits - 3 paquets
- Cornichons - 4 bocaux
- Laitue - 8 pièces
- Tomates - 6 kilogrammes
- Concombres - 5 kilogrammes
- Oignons - 4 kilogrammes
- Tranches de fromage - 4 kilogrammes
- Fromage à hamburger - 3 kilogram
- Fromage vegan - 1 kilogramme
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Mélange apéritif - 6 kilogrammes
- Olives - 4 bocaux
- Raisins - 6 kilogrammes
- Pommes - 6 kilogram
- Bananes - 5 kilogrammes
- Barres de céréales - 100 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Houmous - 8 barquettes
- Salade de concombre - 6 barquettes
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Sandwiches végétaliens - 30 pièces
- Serviettes - 1000 pièces
- Pailles - 300 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Gants en plastique - 4 boîtes
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs-poubelle grands - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Désinfectant - 4 bouteilles
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Prévoyez au moins deux gobelets réutilisables par personne si aucun système de consigne ou de lavage n’est prévu. Ajoutez 10 % de réserve pour les pertes et les gobelets oubliés sur le site.
Pour la sonorisation, comptez au minimum un microphone par intervenant ou chanteur, un pied par microphone et plusieurs câbles XLR de rechange. Regroupez le matériel avant l’arrivée des musiciens afin d’éviter les achats de dernière minute.
Prévoyez une multiprise et une rallonge pour chaque zone technique, avec au moins 20 % de longueur supplémentaire par rapport à la distance mesurée. Les passe-câbles doivent être installés avant l’ouverture au public, pas pendant le premier concert.
Gardez une table réservée aux artistes et prévoyez des cintres ou des portants à vêtements si plusieurs groupes se succèdent. Cette zone est souvent oubliée alors qu’elle facilite les changements rapides et le rangement des affaires personnelles.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’arrivée du public et préparez les plateaux, assiettes, couverts et tasses à café par zone de service. Pour un festival en soirée, ajoutez des guirlandes lumineuses et des projecteurs de chantier en complément des projecteurs de scène.

Questions fréquentes

Combien de gobelets prévoir pour un festival de musique ?: Prévoyez au moins deux gobelets réutilisables par personne, puis ajoutez une réserve de 10 %. Pour 50 participants, cela représente 110 gobelets.
Quand réserver la scène et le matériel de sonorisation ?: Réservez la scène et la sonorisation dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 8 à 12 semaines avant le festival. Vérifiez ensuite les besoins techniques de chaque artiste au moins 2 semaines à l’avance.
Combien de temps avant faut-il refroidir les boissons ?: Mettez les boissons au frais au moins 6 heures avant l’ouverture, ou la veille pour les grandes quantités. Gardez une partie des boissons en réserve afin de réapprovisionner le service pendant les concerts.
Quel éclairage prévoir pour un festival de musique en extérieur ?: Prévoyez les projecteurs de scène pour les artistes, des guirlandes lumineuses pour les circulations et des projecteurs de chantier pour les zones techniques. Installez et testez tout l’éclairage au moins 2 heures avant l’arrivée du public.

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