Einkaufsliste für dein Musikfestival

Für ein Musikfestival brauchst du mehr als Getränke und Snacks: Beschallung, Bühne, Kabel, Licht und ausreichend Sitz- und Stehplätze müssen vor dem Aufbau bereitliegen. Plane Getränke für die erwartete Gästezahl und rechne zusätzlich mit Künstlern und Helfern. Wiederverwendbare Becher, Teller und Besteck sparen Nachkauf während des Programms. Prüfe außerdem frühzeitig, was gemietet, geliehen oder eingekauft werden muss, damit Technik und Zelte nicht erst am Veranstaltungstag fehlen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
BiertischeAnz. 12
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
BarunterlagenAnz. 3
Bühne
KünstlertischAnz. 2
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 4
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
InstrumentenkabelAnz. 12
XLR-KabelAnz. 16
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
Kasse
KartenterminalAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
Megafon

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 8
BaustrahlerAnz. 4
KabelmattenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
WeingläserAnz. 80
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 10

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
KühlelementeAnz. 30

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
FestivalplakateAnz. 20
WegweiserAnz. 12
ArmbänderAnz. 250

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
AbfallgreiferAnz. 4
HanddesinfektionsspenderAnz. 6
ToilettenpapierhalterAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
WarnwestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 18 Flaschen
- Fanta - 12 Flaschen
- Eistee - 12 Flaschen
- Spa Blauw - 120 Flaschen
- Spa Rood - 48 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Packungen
- Orangensaft - 12 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Bier - 240 Flaschen
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Rosé - 12 Flaschen
- Prosecco - 6 Flaschen
- Kaffee - 4 Packungen
- Tee - 2 Kartons
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 3 Kilogramm
- Eiswürfel - 30 kilogram
- Mineralwasser für Künstler - 24 Flaschen
- Brötchen - 180 Stück
- Minihamburger - 180 Stück
- Vegetarische Burger - 40 Stück
- Vegane Burger - 20 stuks
- Hotdogs - 120 Stück
- Veggie-Hotdogs - 30 Stück
- Hamburgersaucen - 4 Flaschen
- Ketchup - 6 Flaschen
- Mayonnaise - 6 Flaschen
- Senf - 4 Flaschen
- Satésauce - 4 Gläser
- Röstzwiebeln - 3 Packungen
- Gewürzgurken - 4 Gläser
- Kopfsalat - 8 Köpfe
- Tomaten - 6 Kilogramm
- Gurken - 5 Kilogramm
- Zwiebeln - 4 Kilogramm
- Käsescheiben - 4 Kilogramm
- Hamburgerkäse - 3 Kilogramm
- Veganer Käse - 1 Kilogramm
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Tortillachips - 10 Tüten
- Knabbermischung - 6 Kilogramm
- Oliven - 4 Gläser
- Trauben - 6 kilogram
- Äpfel - 6 Kilogramm
- Bananen - 5 kilogram
- Müsliriegel - 100 Stück
- Kekse - 8 Packungen
- Brownies - 100 Stück
- Hummus - 8 Becher
- Gurkensalat - 6 Schalen
- Glutenfreie Brötchen - 20 Stück
- Vegane Brötchen - 30 Stück
- Servietten - 1000 Stück
- Strohhalme - 300 Stück
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Backpapier - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Plastikhandschuhe - 4 Kartons
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Große Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Geschirrspültabs - 1 Karton
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Desinfektionsmittel - 4 Flaschen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 8 Flaschen
- Papierhandtücher - 12 Packungen

Tipps

Plane pro Gast für die erste Stunde zwei bis drei Getränke und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Kaufe Wasser zusätzlich zu alkoholischen Getränken ein und kühle mindestens einen Teil bereits am Vortag.
Rechne beim Geschirr nicht nur mit den Gästen: Für Künstler, Helfer und Catering solltest du je Person mindestens einen zusätzlichen Becher sowie ausreichend Teller und Besteck einplanen. Bei wiederverwendbaren Bechern brauchst du außerdem eine Rückgabemöglichkeit.
Bestelle Tontechnik, Bühne und Mikrofone mehrere Wochen vor dem Festival. Kläre dabei, wie viele Lautsprecher, Subwoofer, Monitore, DI-Boxen und Kabel für die geplanten Musiker tatsächlich benötigt werden.
Plane für jeden Kabelweg passende Verlängerungskabel und Kabelmatten ein. Provisorisch quer über Laufwege verlegte Kabel werden schnell zur Stolperfalle, besonders nach Einbruch der Dunkelheit.
Kümmere dich spätestens am Vortag um Partyzelte, Biertische, Klapptische und Stühle. Prüfe das Gelände vor dem Aufbau und stelle Baustrahler und Lichterketten so auf, dass Eingänge, Kasse und Wege sichtbar bleiben.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für ein Musikfestival?: Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und anschließend mit etwa einem Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser für alle Gäste sowie einen Vorrat für Künstler und Helfer ein.
Wie viel Geschirr brauche ich für ein Musikfestival?: Plane pro Gast mindestens einen Becher, einen Teller und ein Besteckset pro Essensausgabe ein. Bei einer Veranstaltung von mehr als drei Stunden solltest du bei wiederverwendbarem Geschirr mindestens 20 Prozent Reserve einplanen.
Wann sollte ich Bühne und Tontechnik reservieren?: Reserviere Bühne, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Kabel mehrere Wochen vor dem Festival. Spätestens zwei Wochen vorher sollten Künstlerplanung und technischer Bedarf bestätigt sein.
Was muss am Tag vor dem Musikfestival bereitstehen?: Am Vortag sollten Getränke gekühlt, Armbänder sortiert sowie Zelte, Möbel und Beleuchtung kontrolliert werden. Prüfe außerdem Wettervorhersage, Kabelwege und die Vollständigkeit der Technik, bevor der Aufbau beginnt.

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