Qué necesitas para organizar un escenario abierto

Un escenario abierto necesita más que micrófonos y artistas. Esta lista reúne el material para montar la escena, atender al público y preparar café y bebidas sin improvisar el mismo día. Comprueba con antelación qué equipos ya están disponibles y qué debes comprar, pedir prestado o alquilar. Reserva margen para cables, regletas, vasos y elementos de seguridad: son los artículos que suelen faltar cuando empieza el montaje.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escalera del escenario
Sillascant. 110
Mesascant. 8
Taburetescant. 6
Percheroscant. 2

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 2
Reproductor de música
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6

Iluminación

Focos de escenariocant. 4
Iluminación ambientalcant. 4
Alfombrillas para cablescant. 6

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 8
Cucharones de servircant. 8

Decoración

Telones de escenariocant. 3
Guirnaldascant. 6
Mantelescant. 8
Arreglos floralescant. 4
Pancartas con nombrescant. 30
Atriles para programascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Extintorescant. 2

Catering

Compras
- Café - 2 paquetes
- Té - 3 cajas
- Azúcar - 2 paquetes
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limón - 6 unidades
- Agua mineral - 8 botellas
- Agua con gas - 6 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Té helado - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Cerveza - 48 botellines
- Vino blanco - 6 botellas
- Rosado - 4 botellas
- Vino tinto - 4 botellas
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Nachos - 4 bolsas
- Cacahuetes salados - 3 bolsas
- Frutos secos mixtos - 3 bolsas
- Aceitunas - 4 frascos
- Pepino - 6 unidades
- Tomates cherry - 2 kilogramo
- Zanahorias - 2 kilogramo
- Pimientos - 12 unidades
- Uvas - 3 kilogramos
- Manzanas - 30 unidades
- Plátanos - 20 unidades
- Hummus - 6 recipientes
- Queso crema - 4 tarrinas
- Barras de pan - 8 unidades
- Mini wraps - 6 paquetes
- Queso joven - 2 kilogramo
- Crema vegetariana para untar - 6 tarrinas
- Mantequilla - 2 paquetes
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Servilletas de papel - 400 unidades
- Filtros de café - 2 paquetes
- Cubitos de hielo - 10 kilogram
- Vasos desechables - 150 unidades
- Palitos de madera para remover - 200 unidades
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Esponjas - 6 unidades
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiador de inodoros - 2 botellas
- Jabón de manos - 4 botellas

Consejos

Calcula al menos un vaso por bebida prevista y añade un 10 % de reserva; para café y té, cuenta una taza por persona más 10 tazas adicionales.
Prepara el sonido con un micrófono por actuación que lo necesite, un soporte por micrófono y cables de audio de repuesto. Comprueba también que haya suficientes regletas y alargadores para separar sonido e iluminación.
Monta el escenario y despeja el espacio antes de instalar focos y altavoces. Reserva entre 60 y 90 minutos para el montaje técnico y coloca alfombrillas sobre todos los cables que crucen zonas de paso.
No dejes la refrigeración para la última hora: enfría las bebidas varias horas antes y coloca las neveras portátiles cerca del servicio, pero fuera del paso hacia el escenario.
Imprime el programa y el guion antes de abrir las puertas. Lleva varias copias para el presentador, las personas voluntarias y la mesa de información, además de una copia de reserva.

Preguntas frecuentes

¿Qué necesito comprar para un escenario abierto?: Como mínimo, revisa sonido, iluminación, mobiliario, vajilla y material para café y bebidas. Cuenta una silla por asistente sentado, un vaso por bebida y añade aproximadamente un 10 % de reserva.
¿Cuántos micrófonos hacen falta para un escenario abierto?: Necesitas uno por persona que hable o actúe simultáneamente; para una entrevista o actuación de dos personas, prepara 2 micrófonos. Añade al menos 1 micrófono de reserva si el programa dura varias horas.
¿Cuándo debo comprar y enfriar las bebidas?: Haz la compra entre 1 y 3 días antes, según los productos. Enfría las bebidas al menos 4 horas antes de abrir el espacio y comprueba las cantidades el mismo día.
¿Cuánto tiempo necesito para montar el escenario y el sonido?: Reserva entre 60 y 90 minutos para el montaje básico y otros 30 minutos para probar micrófonos, reproductor y niveles. Si también instalas iluminación y decoración, empieza al menos 2 horas antes del inicio.

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