Qué necesitas para organizar un escenario abierto

Un escenario abierto combina actuaciones, público, sonido y una zona de recepción, así que la compra no termina en las bebidas. Necesitarás prever el montaje del escenario, la circulación del público y las necesidades técnicas de cada artista. Esta lista reúne el material que conviene tener preparado antes de abrir el lugar, desde micrófonos y cables hasta sillas, vasos y señalización. Calcula las cantidades según el número de actuaciones, asistentes y horas de apertura.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escalera del escenario
Falda de escenario
Sillascant. 90
Mesascant. 10
Taburetes de barcant. 4
Percheros para camerinoscant. 2
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 2
Altavoz de monitor
Portátil
Cables de audiocant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Canaletas para cablescant. 12
Cinta gaffercant. 6

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Luces decorativascant. 8
Cables de luzcant. 8

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Platos de postrecant. 100
Tenedorescant. 100
Porta-servilletascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Abrebotellascant. 3

Decoración

Telón de fondo del escenario
Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Mantelescant. 10
Tarjetas de nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 20
Masilla adhesivacant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobacant. 2
Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Toallascant. 12

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Extintorcant. 2
Flechas de ruta de evacuacióncant. 10
Alfombrillas antideslizantescant. 6

Catering

Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limón para té - 6 unidades
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Agua con gas - 12 botellas
- Agua sin gas - 18 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cerveza sin alcohol - 24 latas
- Cerveza - 48 latas
- Vino blanco - 6 botellas
- Vino tinto - 4 botellas
- Espumoso - 2 botellas
- Cubitos de hielo - 10 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Frutos secos salados - 4 bolsas
- Palomitas de maíz - 4 bolsas
- Palitos salados - 4 paquetes
- Crispetas de arroz - 4 paquetes
- Crackers - 6 paquetes
- Hummus - 6 envases
- Queso crema - 4 tarrinas
- Queso joven - 2 kilos
- Brie - 4 piezas
- Queso plakkaas vegano - 4 paquetes
- Pepino - 8 unidades
- Tomates cherry - 3 kilos
- Zanahorias baby - 3 kilos
- Pimientos - 12 unidades
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 50 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Mandarinas - 40 unidades
- Limones - 8 unidades
- Mini sándwiches - 120 unidades
- Sándwiches veganos - 40 unidades
- Crackers sin gluten - 3 paquetes
- Pan sin gluten - 2 panes
- Galletas - 8 paquetes
- Galletas veganas - 4 paquetes
- Brownies - 80 unidades
- Brownies veganos - 20 unidades
- Chocolate - 3 kilos
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Salsa de ajo - 2 botellas
- Aceitunas - 4 frascos
- Pepinillos - 3 tarros
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Aceite de oliva - 1 botella
- Tabletas efervescentes - 1 caja
- Palitos para remover - 300 unidades
- Palillos de madera - 300 unidades
- Pajitas de papel - 200 unidades
- Filtros de café - 1 paquete
- Papel de horno - 1 rollo
- Papel de aluminio - 1 rollo
- Film transparente - 1 rollo
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 4 rollos
- Bolsas para papeleras de pedal - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 caja
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón de manos - 4 botellas
- Toallitas de papel - 4 paquetes
- Pañuelos de papel - 6 cajas
- Parches - 2 cajas

Consejos

Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade 1 bebida por persona por cada hora siguiente. Enfríalas con varias horas de antelación, no justo antes de abrir.
Prepara al menos un micrófono inalámbrico para la presentación y uno por actuación que lo necesite. Reserva también soportes, cajas DI y un altavoz de monitor según las necesidades técnicas confirmadas.
Lleva cables de audio y de luz más largos de lo calculado: deja entre 2 y 3 metros de margen por conexión. Sujeta los cruces con cinta gaffer y protege los recorridos principales con canaletas.
Para el montaje, cuenta con una regleta por cada zona técnica y un alargador adicional por cada 10 metros de distancia hasta la toma eléctrica. Comprueba la carga antes de conectar altavoces, mesa de mezclas e iluminación.
Calcula una silla por espectador sentado y deja algunas libres para artistas y organización. Añade mesas para la recepción y la bebida, taburetes para camerinos y percheros separados de la zona de público.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos vasos necesito para un escenario abierto?: Calcula entre 2 y 3 vasos reutilizables por persona si habrá lavado o recogida durante el evento. Si no puedes reponerlos, prepara 4 por persona para cubrir cambios, pérdidas y bebidas simultáneas.
¿Cuántos micrófonos hacen falta para un escenario abierto?: Reserva un micrófono para la presentación y añade uno por cada actuación que lo requiera. Confirma las necesidades técnicas al menos 7 días antes para saber si necesitas micrófonos inalámbricos, soportes o cajas DI.
¿Cuándo debo comprar y enfriar las bebidas?: Haz la compra entre 1 y 2 días antes del evento y enfría las bebidas como mínimo 4 horas antes de la apertura. Así tendrás tiempo para revisar cantidades y sustituir productos que falten.
¿Cuántas sillas necesito para el público?: Calcula una silla por cada asistente que vaya a sentarse y añade un margen del 10 % para artistas, organización y cambios de última hora. Comprueba la distribución antes de montar el escenario para mantener libre la ruta del público.

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