Qué necesitas para organizar un día de talleres
Para un día de talleres necesitas preparar tanto las salas como la zona de recepción, el café y el catering. La cantidad de material depende del número de participantes y de los talleres, así que sepáralo por sala antes de montar. Reserva también unidades de repuesto: suelen faltar cables, vasos, bolígrafos y copias de las hojas de trabajo. Esta lista reúne el mobiliario, la vajilla, la cocina y el equipo técnico que tendrás que comprar o llevar.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de registro
- Taburetescant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 60
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Tenedorescant. 60
- Cuchilloscant. 60
- Cucharascant. 60
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Bandejas para servircant. 6
- Bandejas para mantener calientecant. 3
- Cestas de pancant. 4
Equipo
- Proyectorcant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Portátilescant. 3
- Cables HDMIcant. 3
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 6
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono
- Pizarras de hojascant. 4
- Atriles de rotafoliocant. 4
Material del taller
- Cuadernoscant. 60
- Bolígrafoscant. 70
- Lápicescant. 40
- Rotuladorescant. 40
- Lápices de colorescant. 40
- Papel para escribircant. 500
- Hojas de rotafoliocant. 100
- Post-itscant. 20
- Cinta adhesivacant. 8
- Tijerascant. 20
- Barras de pegamentocant. 20
- Reglascant. 20
- Pegatinas con nombrecant. 70
- Carpetas de trabajocant. 60
- Etiquetas de mesacant. 12
Decoración
- Señales de orientacióncant. 8
- Mantelescant. 12
- Pizarrascant. 4
- Jarroncitoscant. 8
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Fregaderoscant. 3
- Esponjascant. 6
- Cepillos para fregarcant. 3
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 2
Catering
- Compras
- Café - 2 paquetes
- Té - 100 bolsitas
- Café descafeinado - 1 paquete
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Limones - 8 unidades
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Té helado - 6 botellas
- Spa Blauw - 48 botellas
- Spa Rood - 24 botellines
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Manzanas - 50 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Uvas - 4 kilo
- Mandarinas - 40 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Nachos de tortilla - 5 bolsas
- Frutos secos para aperitivo - 3 kilos
- Crispetas de arroz - 4 paquetes
- Crackers - 6 paquetes
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema - 1 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Hummus con hierbas - 1 kilo
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 3 kilos
- Zanahorias - 3 kilos
- Pimientos - 12 unidades
- Bocadillos - 70 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Pan de molde blanco - 6 panes
- Mantequilla de hierbas - 1 kilo
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Pesto - 4 frascos
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta negra - 1 bote
- Pimentón en polvo - 1 bote
- Hierbas italianas - 1 bote
- Ajo - 4 cabezas
- Cebollas - 2 kilos
- Pasta - 5 kilos
- Salsa para pasta - 8 frascos
- Tomate troceado - 8 latas
- Garbanzos - 8 latas
- Maíz - 6 latas
- Alubias rojas - 6 latas
- Ensalada mixta - 5 kilos
- Rúcula - 1 kilo
- Pepino - 8 unidades
- Feta - 1 kilo
- Queso rallado - 2 kilos
- Tortillas wrap - 80 unidades
- Albóndigas vegetarianas - 4 kilo
- Trozos de pollo - 4 kilos
- Mezcla de verduras - 5 kilo
- Arroz - 5 kilos
- Salsa de yogur - 3 litros
- Salsa chili - 2 botellas
- Mayonesa sin huevo - 1 botella
- Queso vegano - 500 gramos
- Panecillos sin gluten - 10 unidades
- Wraps veganos - 10 unidades
- Galletas - 6 paquetes
- Brownies - 60 unidades
- Nata montada - 4 botes
- Cubitos de hielo - 10 kilos
- Servilletas - 200 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Spray desinfectante - 2 botellas
- Jabón de manos - 4 botellas
- Papel toalla - 8 paquetes
- Paños esponja - 3 paquetes
Consejos
- Calcula una silla por participante y añade entre un 5 % y un 10 % de margen; para 30 personas, prepara 32 o 33 sillas. Si el taller utiliza mesas, comprueba antes que cada mesa deje espacio suficiente para escribir y moverse.
- Prepara una acreditación y una hoja de trabajo por persona, más un 10 % adicional. Para 40 inscritos, imprime 44 copias y deja el material de cada taller en una caja o bandeja identificada.
- Para el punto de café, calcula aproximadamente 2 tazas por persona durante la jornada y lleva vasos adicionales si el café se sirve fuera de la sala. Ten al menos un termo de reserva para no dejar la mesa sin café mientras se rellena el principal.
- Prueba el proyector, la pantalla, el portátil y el cable HDMI como conjunto al menos 24 horas antes. Lleva una regleta y un cable alargador por cada zona que necesite corriente, además de un altavoz portátil si las salas son grandes.
- Separa el catering de las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones y etiqueta cada bandeja. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y comprueba que haya platos, cubiertos, vasos y bandejas suficientes antes de abrir las salas.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas y mesas necesito para un día de talleres?
- Calcula una silla por participante y añade un margen del 5 % al 10 %. Para 30 asistentes, prepara 32 o 33 sillas; el número de mesas depende de la distribución y del espacio disponible en cada sala.
- ¿Cuánto material debo comprar para los talleres?
- Prepara una unidad de cada material por participante y añade un 10 % de repuesto. Para 40 personas, calcula 44 unidades de hojas de trabajo y materiales consumibles, distribuidas por taller.
- ¿Cuándo debo preparar el equipo técnico?
- Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y vuelve a revisar conexiones al abrir las salas. Comprueba proyector, pantalla, portátil, cable HDMI, regletas, alargadores y altavoces antes de que lleguen los participantes.
- ¿Cuánto café y vajilla necesito para la jornada?
- Calcula unas 2 tazas por persona para toda la jornada y añade entre un 10 % y un 15 % de tazas, vasos y platos de reserva. Para 30 personas, prepara capacidad para unas 66 tazas y comprueba también cubiertos, termos y bandejas.
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