Qué necesitas para organizar un día de talleres

Para un día de talleres necesitas preparar mucho más que mesas y sillas. La lista combina material individual para cada participante, equipo técnico por sala y todo lo necesario para el registro y las pausas. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un pequeño margen para reposiciones. También conviene revisar con antelación qué puede aportar la sede y qué tendrás que comprar o transportar.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 45
Mesa de registro
Taburetescant. 6

Equipo

Portátilescant. 5
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Pizarras de hojascant. 5

Material del taller

Bloc de rotafoliocant. 10
Rotuladorescant. 40
Bloc de notascant. 45
Bolígrafoscant. 50
Lápicescant. 30
Gomas de borrarcant. 20
Post-itscant. 20
Papel A4cant. 500
Papel de colorescant. 300
Tijerascant. 15
Barras de pegamentocant. 15
Rollos de cinta adhesivacant. 8
Tarjetas de nombrecant. 50
Portapapelescant. 15
Tableros de trabajocant. 50

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 50
Vasoscant. 50
Platoscant. 50
Cubiertoscant. 50
Bandejas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3

Decoración

Mantelescant. 12
Señales direccionalescant. 10

Iluminación

Luces decorativascant. 6

Limpieza

Cuboscant. 3
Esponjascant. 6
Cepillos para fregarcant. 3

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Spa Blauw - 8 botellas
- Agua mineral con gas - 4 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Zumo de naranja - 3 paquetes
- Plátanos - 45 unidades
- Manzanas - 45 unidades
- Uvas - 3 kilos
- Mini pepinos - 3 kilos
- Tomates cherry - 3 kilos
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Nachos - 4 bolsas
- Hummus - 6 envases
- Queso crema - 3 tarrinas
- Queso joven - 2 kilos
- Fiambre vegetal - 3 paquetes
- Pan integral - 8 panes
- Bollos blancos - 50 stuks
- Sándwiches sin gluten - 6 piezas
- Mantequilla - 3 paquetes
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 1 botella
- Ensalada mixta - 5 bolsas
- Ensalada de pasta - 4 kilos
- Wraps vegetarianos - 50 unidades
- Cobertura de pechuga de pollo - 1 kilo
- Falafel - 2 kilos
- Aliño de yogur - 2 botellas
- Galletas - 6 paquetes
- Brownies - 50 unidades
- Servilletas - 200 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Jabón de manos - 4 botellas

Consejos

Prepara el material individual con un margen del 10 %: por cada 20 participantes, lleva al menos 22 blocs, bolígrafos y acreditaciones. Así cubres inscripciones de última hora y material perdido.
Comprueba el equipo técnico en la sala al menos 24 horas antes. Cuenta un alargador y una regleta por puesto que necesite corriente, y prueba cada portátil, proyector, pantalla, altavoz y micrófono.
Para la mesa de registro, prepara las acreditaciones ordenadas alfabéticamente, una mesa despejada y bolígrafos de repuesto. Lleva al menos 2 rotuladores adicionales y una copia actualizada de la lista de participantes.
Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y enfríalas antes de abrir la recepción. Para el café y el té, prevé una taza reutilizable por participante más un 10 % extra.
Distribuye el material por taller antes de que llegue el público y etiqueta cada lote. Guarda papel, tijeras, pegamento, cinta y rotuladores en cajas separadas para evitar perder tiempo durante el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto material necesito por participante en un día de talleres?: Prepara un bloc de notas, un bolígrafo, una acreditación y el material específico de cada taller por persona. Añade un 10 % de margen; para 30 participantes, prepara 33 unidades de los consumibles individuales.
¿Cuándo debo probar los proyectores y los portátiles?: Haz una primera prueba al menos 24 horas antes y repítela cuando montes las salas. Comprueba también los cables, las regletas, los altavoces y el micrófono para detectar conexiones o adaptadores que falten.
¿Cuántas bebidas compro para un día de talleres?: Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para el resto de la jornada. Para 30 asistentes, eso supone entre 60 y 90 bebidas para la recepción, según la duración y el tipo de pausa.
¿Qué debo preparar para la mesa de registro?: Necesitas una mesa de registro, acreditaciones, la lista actualizada de participantes y bolígrafos. Deja todo listo 30 minutos antes de la apertura y separa las acreditaciones por orden alfabético para acelerar la llegada.

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