Wat heb je nodig voor een workshopdag?

Voor een workshopdag heb je meer nodig dan alleen materiaal voor de oefeningen. Regel ook spullen voor registratie, presentatie, koffie en thee, bewegwijzering en de inrichting van de workshopruimtes. Stem de hoeveelheden af op het aantal deelnemers en tel bij verbruiksmaterialen 10 procent reserve mee. Zo kom je niet zonder pennen, werkbladen of bekers te zitten wanneer iemand iets laat vallen of extra materiaal nodig heeft.

De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.

Tips

Tel voor notitieblokken, balpennen, potloden, naamkaartjes en werkbladen één exemplaar per deelnemer en leg 10 procent extra klaar. Bij 30 deelnemers betekent dat 33 stuks per onderdeel.
Voor koffie, thee en water plan je per deelnemer minimaal 2 drankmomenten tijdens de dag. Zet herbruikbare koffiebekers en drinkglazen vooraf klaar, zodat de ontvangst niet stilvalt.
Neem per workshoptafel een complete materiaalmix mee: flip-overblok, stiften, post-its, A4-papier, gekleurd papier, scharen, lijmstiften en plakband. Verdeel alles vóór de deelnemers binnenkomen.
Test laptops, projectoren, projectieschermen, draagbare speakers en microfoon uiterlijk 60 minuten voor de opening. Leg per gebruikte laptop minstens één passende verlengsnoer- en stekkerdooscombinatie klaar.
Richt de registratietafel in met naamkaartjes, pennen en de deelnemerslijst voordat de ontvangst begint. Hang bewegwijzering minimaal 30 minuten vooraf op, vooral als meerdere workshopruimtes worden gebruikt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel workshopmateriaal heb ik nodig per deelnemer?: Reken voor individueel materiaal op 1 notitieblok, 1 pen, 1 naamkaartje en 1 werkblad per deelnemer. Voeg voor verbruiksmateriaal zoals papier, post-its en lijmstiften 10 procent reserve toe.
Hoeveel stoelen en tafels heb ik nodig voor een workshopdag?: Plan minimaal 1 stoel per deelnemer en 1 extra stoel per workshopruimte voor een begeleider. Het aantal tafels hangt af van de groepsindeling; zet de tafels uiterlijk 60 minuten voor de start klaar en controleer of elke tafel toegang heeft tot materiaal.
Wanneer moet ik de techniek voor een workshopdag testen?: Test laptops, projectoren, schermen, speakers en microfoon minimaal 60 minuten voor de opening. Open presentaties vooraf en controleer per ruimte of verlengsnoeren en stekkerdozen lang genoeg zijn.
Hoeveel koffie, thee en hapjes heb ik nodig voor een workshopdag?: Plan per deelnemer minimaal 2 drankmomenten en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor hapjes kun je 2 tot 3 stuks per persoon per pauzemoment aanhouden; controleer dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf.