Que faut-il prévoir pour une journée d’atelier ?

Une journée d’atelier demande plus que quelques feuilles et des stylos. Il faut prévoir le matériel de chaque activité, l’accueil des participants, la projection et les pauses, sans oublier les besoins particuliers signalés à l’inscription. Cette liste vous aide à acheter et rassembler les éléments nécessaires avant le jour J : tables, sièges, supports imprimés, fournitures créatives, boissons et équipement technique. Adaptez les quantités au nombre de participants et au nombre d’ateliers prévus.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 45
Table d'inscription
Tabouretsqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 5
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Chevaletsqté 5

Matériel d'atelier

Blocs pour chevaletqté 10
Marqueursqté 40
Blocs-notesqté 45
Stylos à billeqté 50
Crayonsqté 30
Gommesqté 20
Post-itqté 20
Papier A4qté 500
Papier de couleurqté 300
Ciseauxqté 15
Bâtons de colleqté 15
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Badges nominatifsqté 50
Presse-papiersqté 15
Feuilles de travailqté 50

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 50
Verres à boireqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3

Décoration

Nappesqté 12
Panneaux d’orientationqté 10

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Nettoyage

Seauxqté 3
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 3

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 4 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Bananes - 45 pièces
- Pommes - 45 pièces
- Raisins - 3 kilos
- Mini-concombres - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Chips tortilla - 4 sacs
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage à la crème - 3 barquettes
- Fromage jeune - 2 kilos
- Garniture végétarienne - 3 paquets
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains blancs - 50 pièces
- Petits pains sans gluten - 6 pièces
- Beurre - 3 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 1 bouteille
- Salade composée - 5 sacs
- Salade de pâtes - 4 kilos
- Wraps végétariens - 50 pièces
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Falafel - 2 kilo
- Sauce yaourt - 2 bouteilles
- Biscuits - 6 paquets
- Brownies - 50 pièces
- Serviettes - 200 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez un badge nominatif et un stylo pour chaque participant, plus 10 % de badges et de stylos supplémentaires pour les oublis ou les inscriptions de dernière minute.
Imprimez les feuilles de travail avant le jour J et préparez un exemplaire par participant et par atelier. Ajoutez au moins 5 exemplaires de secours pour éviter une réimpression pendant la journée.
Pour une pause d’une heure, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, en répartissant café, thé et eau. Sortez les gobelets réutilisables et les verres avant l’arrivée des participants.
Réservez un ordinateur, un projecteur et un écran pour chaque espace qui utilise une présentation. Ajoutez une rallonge et une multiprise par poste technique, puis testez tout au moins 60 minutes avant l’ouverture.
Organisez les fournitures par atelier dans des bacs ou sur des tables séparées. Comptez les feuilles, post-its, ciseaux, bâtons de colle et marqueurs avant l’installation afin de repérer les manques à temps.

Questions fréquentes

Combien de feuilles de travail prévoir par participant ?: Prévoyez un exemplaire de chaque feuille utilisée pendant l’atelier pour chaque participant. Ajoutez 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires, ou au minimum 5 feuilles de secours pour un petit groupe.
Combien de boissons acheter pour une journée d’atelier ?: Pour une pause d’une heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée totale de la journée. Prévoyez davantage d’eau si les ateliers durent plusieurs heures ou impliquent une activité physique.
Quand préparer le matériel d’une journée d’atelier ?: Rassemblez les fournitures et imprimez les supports au moins 2 jours avant. Installez les tables, la table d’inscription et le matériel technique le jour même, avec un test complet au moins 60 minutes avant l’accueil.
Combien de matériel de secours faut-il prévoir ?: Prévoyez 10 % de fournitures supplémentaires pour les stylos, feuilles, badges et petits consommables. Pour les équipements coûteux comme les ordinateurs ou projecteurs, vérifiez au moins un appareil de remplacement ou une solution alternative la veille.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.