Qué necesitas para un día de formación

Organizar un día de formación requiere algo más que reservar una sala y preparar las presentaciones. Esta lista reúne el material de trabajo, el equipo audiovisual y los artículos necesarios para el registro, las pausas y el almuerzo. Calcula las cantidades según el número confirmado de asistentes y añade un pequeño margen para imprevistos. Revisa especialmente cables, cargadores, rotuladores y materiales de práctica: son fáciles de olvidar y suelen hacer falta desde el primer ejercicio.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 36
Mesa de registro
Perchero

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoz portátilcant. 2
Micrófono inalámbrico
Clic de presentación
Cable HDMIcant. 2
Regletacant. 4
Cable alargadorcant. 4
Cargadorescant. 3

Material de formación

Pizarra de hojascant. 2
Bloc de rotafoliocant. 4
Pizarra blanca
Rotuladores para pizarra blancacant. 12
Bloc de notascant. 36
Bolígrafoscant. 40
Folletoscant. 36
Tarjetas de nombrecant. 36
Materiales de prácticacant. 36
Notas adhesivascant. 6
Rotuladores fosforescentescant. 12
Cinta de papelcant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 40
Vasos para aguacant. 40
Platoscant. 40
Tenedorescant. 40
Cuchilloscant. 40
Cucharascant. 40

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Bandejas de serviciocant. 6
Cucharonescant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Neveras portátilescant. 3

Limpieza

Papeleracant. 4
Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Escobas de manocant. 2

Catering

Compras
- Granos de café - 2 kilogramo
- Bolsitas de té - 100 unidades
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Azúcar - 1 kilogramo
- Edulcorantes - 1 caja
- Agua sin gas - 24 litros
- Agua con gas - 12 litros
- Zumo de manzana - 6 litros
- Cola - 6 litros
- Cola Zero - 6 litros
- Cruasanes de mantequilla - 40 unidades
- Mini muffins - 40 unidades
- Wraps integrales - 50 unidades
- Tiras de pechuga de pollo - 4 kilogram
- Falafel - 2 kilogram
- Hummus - 2 kilogramos
- Queso rallado - 1,5 kilogramo
- Ensalada mixta - 2 kilogram
- Pepinos - 10 unidades
- Tomates - 3 kilogram
- Pimientos rojos - 2 kilogram
- Cebollas rojas - 1 kilogramo
- Maíz - 6 latas
- Salsa - 2 liter
- Salsa de ajo - 2 litros
- Aceite de oliva - 1 litro
- Sal - 1 paquete
- Pimienta negra - 1 paquete
- Pimentón - 1 paquete
- Brownies - 40 unidades
- Manzanas - 30 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Servilletas de papel - 200 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 30 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para el lavavajillas - 40 unidades
- Esponjas - 6 unidades
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 2 paquetes

Consejos

Prepara un juego completo de bloc de notas, bolígrafo, folletos y materiales de práctica por participante confirmado, más un 10 % adicional para sustituciones o asistentes de última hora.
Comprueba el equipo audiovisual el día anterior: portátil, proyector, pantalla, altavoz, micrófono, clic, cable HDMI, regleta y alargador deben estar juntos y probados.
Calcula al menos 1 tarjeta de nombre y 1 plaza por persona, y prepara entre 5 y 10 tarjetas en blanco para corregir nombres o cubrir cambios de asistencia.
Para una jornada de formación, lleva como mínimo 2 rotuladores de pizarra blanca por cada pizarra y 1 bloc de rotafolio por sesión que requiera trabajo visible en grupo.
Compra café, té, vasos de agua y vajilla para el número final de asistentes más un 10 %; separa además las opciones dietéticas confirmadas antes de preparar el almuerzo.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto material necesito por persona para un día de formación?: Prepara 1 bloc de notas, 1 bolígrafo, 1 juego de folletos y 1 juego de materiales de práctica por asistente. Añade un 10 % extra, es decir, 2 juegos adicionales por cada 20 participantes.
¿Cuándo debo comprobar el equipo de presentación?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela al abrir la sala. Comprueba también que los cargadores, el cable HDMI, la regleta y el alargador estén disponibles.
¿Cuántas tarjetas de nombre y sillas debo preparar?: Prepara 1 silla y 1 tarjeta por persona confirmada, más entre 5 y 10 tarjetas en blanco. Si esperas cambios de última hora, reserva un 10 % de sillas adicionales cuando el espacio lo permita.
¿Cuánta vajilla necesito para el café y el almuerzo?: Calcula 1 taza de café, 1 vaso de agua, 1 plato y 1 tenedor por asistente, y añade un 10 % de margen. Confirma las preferencias dietéticas como mínimo 3 días antes para poder separar las opciones del almuerzo.

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