Checklist para organizar una formación en ergonomía
Una formación en ergonomía necesita más que una sala y una presentación. Hay que coordinar las inscripciones, confirmar el programa, preparar los equipos y disponer los materiales para que cada participante pueda practicar. Esta checklist reúne las tareas en un orden práctico, desde la convocatoria hasta la recepción y el inicio de la sesión. También ayuda a detectar lo que suele quedarse para el último momento: probar el proyector, preparar los puestos y tener listas las preferencias dietéticas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elaborar la lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar el monitor y el programa
Reservar sala de formación
Reservar el catering
Comprobar la presentación
Imprimir hojas de trabajo
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Recordar a los participantes
Abrir el espacio
2 personas
Ventilar el espacio
Montar mesas
2 personas
Colocar las sillas
2 personas
Conectar el proyector
Probar la presentación
Preparar el material de práctica
2 personas
Montar la mesa de registro
Preparar café y té
2 personas
Preparar el buffet de almuerzo
2 personas
Evento
Registrar a los participantes
2 personas
Recepción de participantes
2 personas
Presentar el programa
Explicar la postura ergonómica de trabajo
Guiar los ejercicios prácticos
2 personas
Servir la pausa para el café
2 personas
Rellenar las bebidas
Realizar análisis del lugar de trabajo
2 personas
Servir el bufé de cena
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
Rellenar los planes de acción personales
Repartir folletos
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger comida y bebida
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger los materiales
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Apagar el equipo
Retirar los residuos
Devolver el material prestado
Enviar el material de los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 34
- Mesascant. 6
- Mesa de registro
- Mesa del bufécant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Clic de presentación
Material de formación
- Tableros de trabajocant. 34
- Bloc de notascant. 34
- Bolígrafoscant. 40
- Tarjetas de nombrecant. 34
- Pizarra de hojas
- Hojas de rotafoliocant. 20
- Rotuladores fosforescentescant. 6
- Ratones ergonómicoscant. 4
- Teclados ergonómicoscant. 4
- Reposapiéscant. 4
- Soportes para portátilcant. 4
- Cojines de asiento ergonómicoscant. 4
- Colchonetas de prácticacant. 10
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 2
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Paños de limpiezacant. 6
- Cepillos para fregarcant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de participantes y las inscripciones al menos 7 días antes; aprovecha ese plazo para recoger las preferencias dietéticas y calcular el catering.
- Confirma al monitor, el programa y la sala entre 5 y 7 días antes. Comprueba que el espacio permite colocar mesas, sillas y los puestos de práctica sin bloquear el paso.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los cables y el clic de presentación el día anterior. Lleva también regletas y alargadores: suelen faltar cuando la sala tiene pocos enchufes.
- Prepara un puesto de práctica por participante con bloc, bolígrafo y el material ergonómico correspondiente. Si se usarán ratones, teclados, soportes, reposapiés o cojines, distribúyelos antes de la llegada del grupo.
- Abre y ventila la sala al menos 30 minutos antes de la recepción. Monta la mesa de registro, coloca las tarjetas de nombre y deja preparados el café, el té y el buffet antes de registrar a los participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación en ergonomía?
- Empieza entre 2 y 3 semanas antes para reservar la sala, confirmar al monitor y enviar las invitaciones. Deja cerradas las inscripciones y el catering al menos 7 días antes.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior a una formación en ergonomía?
- Revisa la presentación, el portátil, el proyector, la pantalla, los cables, las regletas y el clic de presentación. También conviene contar los materiales de práctica y dejar listas las hojas de trabajo.
- ¿Cuándo hay que preparar la sala de formación?
- Abre la sala unos 30 minutos antes de recibir al grupo para ventilarla y montar mesas, sillas y equipos. Reserva los últimos 10 minutos para probar la proyección y revisar la mesa de registro.
- ¿Cómo calcular el material para los participantes?
- Prepara una unidad de cada material individual por participante y añade 2 o 3 unidades de reserva para bolígrafos, blocs y tarjetas de nombre. Para los equipos ergonómicos, confirma antes cuántas personas practicarán al mismo tiempo.
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