Qué necesitas para organizar un día de clases de prueba

Un día de clases de prueba necesita más que material para las actividades. Debes preparar la recepción, las listas de asistencia, las bebidas y la señalización para que cada participante sepa adónde ir desde que llega. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y deja un pequeño margen para sustituciones o asistentes de última hora. La lista incluye mobiliario, vajilla, equipo técnico, material deportivo y artículos de oficina.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 60
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Jarracant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono

Material deportivo

Colchonetas de prácticacant. 20
Pelotas de pilatescant. 12
Bandas de resistenciacant. 20
Palos de prácticacant. 12
Conoscant. 20
Toallascant. 30

Decoración

Credencialescant. 70
Folletos del programacant. 80
Señales de orientacióncant. 8
Mantelescant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6

Oficina

Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Rotuladorescant. 12
Cinta adhesivacant. 4
Papel para escribircant. 200
Sobrescant. 80

Catering

Termoscant. 4
Dispensadores de bebidascant. 3
Compras
- Café - 4 paquetes
- Té - 4 docenas
- Azúcar - 2 paquetes
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Agua mineral - 60 botellas
- Agua con gas - 24 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Zumo de naranja - 8 paquetes
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Limones - 12 unidades
- Galletas - 8 paquetes
- Crackers integrales - 6 paquetes
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Nachos - 4 bolsas
- Hummus - 6 envases
- Queso crema - 4 tarrinas
- Queso joven - 2 kilogramo
- Pechuga de pollo loncheada - 1 kilogramo
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 2 kilogramo
- Zanahorias - 2 kilogramo
- Pimientos - 12 unidades
- Uvas - 3 kilogramos
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Servilletas - 300 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Jabón de manos - 4 botellas
- Toallitas de papel - 6 paquetes

Limpieza

Escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2

Consejos

Calcula el material deportivo por grupo, no solo por el total de asistentes: prepara una colchoneta, pelota o banda para cada participante cuando la clase lo requiera y añade un 10 % de reserva.
Para la recepción, prepara una credencial y un folleto del programa por persona inscrita, más al menos 5 unidades adicionales. Ten también portapapeles y bolígrafos para las listas de asistencia.
Calcula dos bebidas por persona durante la primera hora y enfría las bebidas al menos 3 horas antes de abrir. Si sirves café y té, comprueba que haya suficientes tazas, vasos, platos y cubiertos.
Revisa los enchufes antes de montar las máquinas de café, las lámparas LED y los altavoces. Lleva cables alargadores y regletas suficientes y prueba el micrófono como mínimo 30 minutos antes del inicio.
Coloca las señales de orientación en la entrada, el mostrador de recepción y cada sala al menos 1 hora antes. Deja una papelera por zona de actividad y comprueba que haya percheros cerca del acceso.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto material deportivo necesito para una clase de prueba?: Calcula una unidad por participante para el material que se usa individualmente, como colchonetas, pelotas, bandas o toallas. Añade un 10 % de reserva; para 20 personas, prepara 22 unidades cuando sea posible.
¿Cuántas bebidas debo comprar para un día de clases de prueba?: Calcula dos bebidas por persona durante la primera hora y añade entre un 10 y un 15 % de margen. Para 30 participantes, serían unas 66 a 69 bebidas en total, repartidas entre agua y otras opciones.
¿Cuándo debo preparar el café y enfriar las bebidas?: Enfría las bebidas al menos 3 horas antes de la apertura. Deja listas las tazas, vasos, platos y máquinas de café 30 minutos antes, y prepara el café y el té justo antes de recibir al primer grupo.
¿Cuántos folletos y credenciales necesito?: Prepara una credencial y un folleto por cada inscripción confirmada, más 5 unidades adicionales. Si esperas 40 participantes, lleva 45 credenciales y 45 folletos para cubrir cambios de última hora.

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