Qué necesitas para organizar un Congreso de Psicología

Un Congreso de Psicología necesita más que un programa y una sala reservada. Esta lista reúne el material que suele faltar cuando se acerca el día: acreditaciones, mobiliario, vajilla, café y equipos para las ponencias. Calcula las cantidades según el número de inscritos y prepara una pequeña reserva para cables, adaptadores y consumibles. También conviene comprobar con antelación las presentaciones, la técnica y las preferencias dietéticas de los participantes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 120
Mesas de inscripcióncant. 2
Mesas de buffetcant. 6
Mesas plegablescant. 12
Mesas para ponentescant. 2
Percheroscant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 130
Vasos para aguacant. 130
Copas de vinocant. 130
Platos de cenacant. 130
Platos de postrecant. 130
Cuchilloscant. 130
Tenedorescant. 130
Cucharascant. 130

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Portátilescant. 2
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Pulsadores de presentacióncant. 2
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Memorias USBcant. 4
Baterías externascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 12
Cucharonescant. 12
Pinzas para buffetcant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 12

Decoración

Mantelescant. 12
Portatarjetas de nombrecant. 120
Arreglos floralescant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Atriles para programascant. 4
Rótulos con nombres de ponentescant. 8
Pizarras de registrocant. 2

Oficina

Credencialescant. 130
Cordones para acreditacionescant. 130
Folletos del programacant. 130
Bloc de notascant. 130
Bolígrafoscant. 150
Papel A4cant. 2
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 4
Rotuladores fosforescentescant. 12
Bloc de rotafoliocant. 4
Rotuladores para pizarra blancacant. 12
Portalápicescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Recogedor y escobacant. 3
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Paños de microfibracant. 12
Cubetas para lavarcant. 4

Catering

Compras
- Granos de café - 6 paquetes
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 3 cajas
- Polvo para cappuccino - 2 paquetes
- Azúcar - 3 paquetes
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Tónica - 6 botellas
- Spa Blauw - 10 cajas
- Spa Rood - 4 cajas
- Zumo de manzana - 8 paquetes
- Zumo de naranja - 8 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 6 cajas
- Cerveza blanca - 4 cajas
- Vino tinto - 12 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino sin alcohol - 8 botellas
- Abridores de cerveza - 4 unidades
- Cubitos de hielo - 20 bolsas
- Mini croissants - 150 unidades
- Mini muffins - 150 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Pan blanco - 8 panes
- Pan multicereales - 8 barras
- Queso crema - 10 tarrinas
- Queso joven - 5 kilogramos
- Jamón cocido - 4 kilogram
- Pechuga de pollo ahumada - 3 kilogramo
- Hummus - 12 envases
- Mantequilla de cacahuete - 4 botes
- Mermelada de fresa - 4 frascos
- Miel - 3 tarros
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Pepinos - 20 piezas
- Tomates - 5 kilogramos
- Lechuga - 12 unidades
- Pimientos - 30 unidades
- Zanahorias - 5 kilogramos
- Manzanas - 15 kilogramos
- Plátanos - 10 kilogramos
- Uvas - 8 kilogramos
- Mandarinas - 10 kilogram
- Nueces - 2 kilogramo
- Almendras - 2 kilogram
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Palitos salados - 10 bolsas
- Aceitunas - 8 tarros
- Frutos secos mixtos - 6 kilogram
- Tomates cherry - 5 kilogram
- Wraps - 150 unidades
- Falafel - 6 kilogramos
- Pechuga de pollo - 8 kilogramos
- Arroz - 8 kilogramo
- Pasta - 8 kilogramos
- Salsa de tomate - 12 tarros
- Pesto - 8 tarros
- Caldo de verduras - 4 paquetes
- Verduras variadas - 12 kilogramos
- Garbanzos - 12 latas
- Feta - 3 kilogram
- Queso parmesano - 2 kilogramos
- Yogur - 8 kilogramo
- Granola - 5 kilogramos
- Limones - 5 kilogramo
- Aceite de oliva - 4 botellas
- Vinagre balsámico - 2 botellas
- Mayonesa - 4 botes
- Ketchup - 4 botellas
- Mostaza - 3 tarros
- Sal - 2 paquetes
- Pimienta negra - 2 botes
- Pimentón - 2 botes
- Hierbas italianas - 2 botes
- Ajo - 1 kilogram
- Servilletas - 600 unidades
- Filtros de papel para café - 2 paquetes
- Palitos de madera para remover - 500 unidades
- Vasos de café - 300 unidades
- Platos de papel - 300 unidades
- Bandejas de aluminio - 100 unidades
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de hornear - 4 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Toallitas desinfectantes - 8 paquetes
- Jabón de manos - 8 botellas
- Gel desinfectante - 8 botellas

Consejos

Prepara una acreditación y un programa impreso por participante, más un 5-10 % adicional para inscripciones de última hora, cambios de nombre o copias dañadas.
Para una pausa de café, calcula 2 tazas por persona y añade un 10 % de margen. Deja preparadas máquinas de café, teteras y termos al menos 30 minutos antes del descanso.
Comprueba cada portátil, proyector, pantalla, micrófono y pulsador de presentación el día anterior. Lleva como mínimo un adaptador HDMI y un cable alargador de repuesto por sala.
Reserva un vaso para agua por asistente y una copa de vino por persona si hay recepción o comida con servicio. La vajilla debe estar disponible antes de que llegue el catering.
Agrupa los cables HDMI, adaptadores, regletas, baterías externas y memorias USB en una caja identificada por sala. Guarda las presentaciones definitivas en al menos dos memorias USB antes de iniciar el congreso.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas acreditaciones necesito para un Congreso de Psicología?: Imprime una por cada persona inscrita y añade un 5-10 % de reserva. Para 200 asistentes, prepara entre 210 y 220 acreditaciones, además de algunas en blanco para cambios de última hora.
¿Cuánto café debo comprar para un congreso?: Calcula 2 tazas por persona durante cada pausa de café. Para 150 participantes y una pausa, prepara unas 330 tazas para cubrir el consumo previsto y un margen aproximado del 10 %.
¿Cuándo debo comprobar el equipo técnico?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, y repite una comprobación de 30 minutos antes de abrir las puertas. Revisa especialmente HDMI, adaptadores, micrófonos, regletas y el pulsador de presentación.
¿Cuánta vajilla necesito para el catering del congreso?: Calcula una unidad por persona para platos, cubiertos y vasos, y añade un 10 % adicional. Si habrá vino, prepara una copa por asistente; para 200 personas serían 220 unidades de cada elemento principal.

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