Qué necesitas para organizar un congreso de conocimiento

Para un congreso de conocimiento no basta con reservar la sala y confirmar a los ponentes. Necesitas preparar la zona de registro, el escenario, la proyección, el sonido, la conexión y el servicio de café o comida. Esta lista reúne el material que suele olvidarse hasta el último momento, como adaptadores HDMI, regletas, tarjetas con nombres y jarras de agua. Calcula las cantidades según el número de inscritos y añade un pequeño margen para reposiciones.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas para congresocant. 12
Sillascant. 120
Mesa de registro
Mesa de oradores
Atril
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 4

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátilcant. 2
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Pulsadores de presentacióncant. 3
Routers wificant. 2
Baterías externascant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharones de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6
Jarras de aguacant. 12
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Acumuladores de fríocant. 16

Decoración

Fondo del escenario
Señales direccionalescant. 12
Mantelescant. 12
Portanombrescant. 120
Plantascant. 8
Banderascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Oficina

Tarjetas de nombrecant. 120
Programascant. 120
Bloc de notascant. 120
Bolígrafoscant. 120
Portapapelescant. 6
Cinta adhesivacant. 4
Tijerascant. 4
Rotuladores fosforescentescant. 12

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilos
- Bolsitas de té - 250 unidades
- Té de hierbas - 60 bolsitas
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Crema de café - 4 paquetes
- Spa Blauw - 12 cajas
- Spa Rood - 4 cajas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Tónica - 4 botellas
- Bitter lemon - 4 botellas
- Zumo de manzana - 8 litros
- Zumo de naranja - 8 litros
- Cerveza sin alcohol - 6 cajas
- Pils - 8 cajas
- Vino blanco - 24 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Prosecco - 12 botellas
- Vasos de cerveza - 120 unidades
- Yogur - 8 kilos
- Muesli - 3 kilo
- Granola - 2 kilo
- Plátanos - 8 kilos
- Manzanas - 8 kilos
- Uvas - 5 kilos
- Naranjas - 6 kilos
- Croissants - 130 unidades
- Mini muffins - 130 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Pan blanco - 8 panes
- Pan multicereales - 8 barras
- Mini pistolets - 180 unidades
- Mantequilla - 2 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Queso joven - 4 kilos
- Queso curado - 3 kilos
- Jamón - 3 kilo
- Pechuga de pollo - 3 kilo
- Salmón ahumado - 2 kilos
- Hummus - 3 kilos
- Ensalada de huevo - 2 kilos
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada - 2 tarros
- Pepino - 4 kilos
- Tomates - 5 kilos
- Lechuga - 12 unidades
- Pimiento - 3 kilos
- Rúcula - 1 kilo
- Aceitunas - 2 kilos
- Queso crema con hierbas - 2 kilos
- Ensalada de pasta - 12 kilos
- Ensalada verde - 10 kilo
- Ensalada de patata - 8 kilo
- Falafel - 4 kilos
- Verduras a la parrilla - 6 kilos
- Trozos de pollo - 8 kilos
- Wraps - 150 unidades
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Aliño balsámico - 3 botellas
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Sal - 1 kilo
- Pimienta - 500 gram
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Ajo en polvo - 250 gramos
- Patatas fritas de pimiento - 4 kilo
- Patatas chips naturales - 4 kilos
- Frutos secos salados - 3 kilo
- Galletas de queso - 3 kilos
- Baguettes - 20 unidades
- Mantequilla de hierbas - 2 kilos
- Brownies - 150 piezas
- Galletas - 5 kilos
- Chocolate - 3 kilos
- Filtros de café - 300 unidades
- Servilletas - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 24 unidades
- Jabón de manos - 8 botellas
- Desinfectante de manos - 8 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes

Consejos

Prepara el material técnico al menos 24 horas antes: un portátil, dos cables HDMI, adaptadores para las conexiones habituales y un pulsador de presentación evitan pausas entre ponencias.
Calcula una silla por participante y reserva entre un 5 % y un 10 % adicional. Para el registro, coloca una mesa independiente con las listas de participantes y las tarjetas con nombres.
Para una pausa de café, cuenta con una taza y un vaso por persona, además de una jarra de café y una de agua por cada 20 o 25 asistentes. Añade vajilla suficiente si también sirves comida.
Lleva una regleta y un cable alargador por cada zona con equipos. Comprueba la cobertura del wifi y ten al menos una batería externa por cada dos personas del equipo organizador.
Guarda las presentaciones en un USB y prueba proyector, pantalla, micrófonos y altavoces antes de abrir las salas. Haz la prueba completa como mínimo una hora antes de la llegada del público.

Preguntas frecuentes

¿Qué material técnico necesito para un congreso?: Como base, prepara un proyector, una pantalla, un portátil, dos cables HDMI, dos adaptadores, micrófonos inalámbricos, altavoces y una mesa de mezclas. Lleva también al menos dos regletas y dos cables alargadores para evitar depender de un único enchufe.
¿Cuánta vajilla necesito por asistente?: Calcula una taza de café, un vaso de agua, un plato y un juego de cubiertos por persona. Para 100 asistentes, prepara al menos 110 unidades de cada pieza para cubrir pérdidas, suciedad y reposiciones.
¿Cuándo debo preparar las tarjetas con nombres y las presentaciones?: Cierra las tarjetas con nombres y la lista de participantes entre 24 y 48 horas antes. Recoge las presentaciones como mínimo 48 horas antes y deja una copia final en un USB el día del congreso.
¿Cuántas mesas y sillas hacen falta para un congreso?: Necesitas una silla por participante y entre un 5 % y un 10 % extra. Reserva al menos una mesa para el registro y otra para los ponentes; añade mesas para catering según el espacio y el número de servicios.

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