Liste de courses pour un congrès scientifique

Un congrès scientifique demande plus qu’une salle et un vidéoprojecteur. Il faut prévoir l’accueil des participants, les présentations, la sonorisation, les pauses café et le service des repas sans laisser de détail au dernier moment. Cette liste rassemble le mobilier, le matériel technique et la vaisselle à acheter ou à apporter. Ajustez les quantités au nombre d’inscrits, aux salles utilisées et au format des pauses.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de congrèsqté 12
Chaisesqté 120
Table d'inscription
Table de prise de parole
Lutrin
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Enceintesqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Cliques de présentationqté 3
Routeurs Wi-Fiqté 2
Batteries externesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pains de glaceqté 16

Décoration

Fond de scène
Panneaux de directionqté 12
Nappesqté 12
Porte-nomsqté 120
Plantesqté 8
Drapeauxqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Bureau

Badges nominatifsqté 120
Brochures du programmeqté 120
Blocs-notesqté 120
Stylos à billeqté 120
Presse-papiersqté 6
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4
Marqueursqté 12

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Sachets de thé - 250 pièces
- Tisane - 60 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Crème pour café - 4 paquets
- Spa Blauw - 12 caisses
- Spa Rouge - 4 caisses
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Bitter lemon - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Bière sans alcool - 6 caisses
- Pils - 8 caisses
- Vin blanc - 24 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Prosecco - 12 bouteilles
- Verres à bière - 120 pièces
- Yaourt - 8 kilos
- Muesli - 3 kilo
- Granola - 2 kilos
- Bananes - 8 kilos
- Pommes - 8 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Oranges - 6 kilos
- Croissants - 130 pièces
- Mini-muffins - 130 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 8 pains
- Pain aux céréales - 8 pains
- Mini-pistolets - 180 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage frais - 2 kilos
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Jambon - 3 kilo
- Blancs de poulet - 3 kilos
- Saumon fumé - 2 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Salade aux œufs - 2 kilos
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 2 pots
- Concombre - 4 kilos
- Tomates - 5 kilos
- Salade - 12 laitues
- Poivrons - 3 kilos
- Roquette - 1 kilo
- Olives - 2 kilos
- Fromage frais aux herbes - 2 kilos
- Salade de pâtes - 12 kilos
- Salade verte - 10 kilos
- Salade de pommes de terre - 8 kilos
- Falafels - 4 kilos
- Légumes grillés - 6 kilo
- Morceaux de poulet - 8 kilo
- Wraps - 150 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce vinaigrette balsamique - 3 bouteilles
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 kilo
- Poivre - 500 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre d'ail - 250 grammes
- Chips au paprika - 4 kilo
- Chips nature - 4 kilos
- Noix salées - 3 kilo
- Biscuits au fromage - 3 kilos
- Baguettes - 20 pièces
- Beurre aux herbes - 2 kilos
- Brownies - 150 pièces
- Biscuits - 5 kilos
- Chocolat - 3 kilos
- Filtres à café - 300 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 24 pièces
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Désinfectant pour les mains - 8 flacons
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Prévoyez une table d’inscription distincte de la table de prise de parole, afin d’éviter les files d’attente à l’accueil et de garder l’espace scénique dégagé.
Comptez au moins un câble HDMI et un adaptateur compatible par ordinateur utilisé, puis ajoutez un exemplaire de secours. Ces petits accessoires manquent souvent alors que le vidéoprojecteur est déjà réservé.
Pour une pause café, prévoyez environ 1 tasse, 1 verre à eau et 1 serviette par personne et par service, avec 10 % de marge pour les remplacements et les passages successifs.
Testez les microphones, les enceintes, la table de mixage et les rallonges au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Gardez les batteries externes et les câbles de rechange dans un point facilement accessible.
Imprimez les badges, la liste des participants et le déroulé au plus tard la veille. Conservez aussi les présentations sur une clé USB et sur l’ordinateur portable pour éviter une dépendance au Wi-Fi.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un congrès scientifique ?: Prévoyez au minimum un verre à eau par participant et par service, soit 110 verres pour 100 personnes avec une marge de 10 %. Ajoutez les verres à vin uniquement si le programme comprend un déjeuner ou une réception où ils seront utilisés.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la technique ?: Réservez au moins 60 minutes avant l’accueil pour tester le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les enceintes et les présentations. Ajoutez 30 minutes si plusieurs intervenants utilisent des formats ou des ordinateurs différents.
Quand imprimer les badges et la liste des participants ?: Imprimez-les la veille, après la clôture des inscriptions ou après la dernière mise à jour des données. Préparez environ 10 % de badges vierges pour les inscriptions tardives, les corrections et les remplacements.
Combien de rallonges et de multiprises faut-il pour un congrès ?: Prévoyez au moins deux multiprises et deux rallonges par zone technique, puis ajoutez une rallonge de secours. Vérifiez avant l’installation que chaque câble atteint une prise sans traverser les passages des participants.

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