Qué necesitas para una reunión informativa sobre aislamiento
Una reunión sobre aislamiento necesita más que una sala y varias presentaciones. Esta lista te ayuda a preparar la recepción, las mesas informativas, la proyección y el servicio de café sin olvidar cables, señalización ni material para los visitantes. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y deja margen para quienes se presenten sin aviso. Compra los aperitivos y enfría las bebidas el mismo día, pero prueba todo el equipo técnico con antelación.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
- Mantelescant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cables HDMIcant. 2
- Clic de presentación
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
Presentación
- Pizarra de hojas
- Papel para rotafolio
- Rotuladores fosforescentescant. 2
- Folletos informativoscant. 100
- Formularios de inscripcióncant. 80
- Credencialescant. 80
- Bolígrafoscant. 30
- Señales de rutacant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 70
- Platoscant. 70
- Cucharillascant. 70
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 4
- Neveras portátilescant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 4
Limpieza
- Aspiradora
- Juego de fregona
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 1 caja
- Té verde - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Leche entera - 6 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Spa Blauw - 8 botellas
- Spa Rood - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Galletas de agua mini - 6 paquetes
- Galletas de mantequilla - 5 paquetes
- Patatas fritas de pimentón - 3 bolsas
- Patatas fritas naturales - 3 bolsas
- Mix de snacks salados - 3 bolsas
- Manzanas - 40 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Uvas - 4 kilo
- Minipepinos - 30 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Panecillos integrales - 80 unidades
- Bollos blancos - 40 unidades
- Queso semicurado joven - 3 kilo
- Jamón cocido - 2 kilo
- Hummus - 1,5 kilo
- Queso crema - 1 kilo
- Margarina - 500 gramos
- Mermelada - 2 tarros
- Mayonesa - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Servilletas de papel - 200 unidades
- Palitos para remover - 150 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Cepillos de fregar - 2 unidades
- Paños de limpieza - 2 paquetes
- Jabón de manos - 3 botellas
- Papel higiénico - 24 rollos
Consejos
- Prepara una acreditación y un bolígrafo por persona inscrita, más un 10 % adicional. Lleva también una lista impresa de visitantes para resolver rápidamente nombres no previstos.
- Para la presentación, comprueba el proyector, la pantalla, el portátil, el cable HDMI y el clic de presentación al menos 24 horas antes. Añade regletas y cables alargadores: suelen faltar cuando las mesas quedan lejos de los enchufes.
- Calcula dos bebidas por persona durante la primera hora y una adicional por cada hora siguiente. Enfríalas el mismo día y coloca vasos, bandejas y una papelera cerca del punto de servicio.
- Si ofreces café y té, prepara una taza por asistente y reserva un 10 % extra. Las cucharillas, teteras, máquinas de café y cucharones deben estar juntos antes de abrir la ubicación.
- Coloca las señales de ruta desde la entrada hasta la recepción, la sala y las mesas informativas. Ten los folletos, formularios de inscripción y material sobre aislamiento ordenados antes de que lleguen los visitantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas acreditaciones y bolígrafos necesito para la reunión?
- Prepara una acreditación y un bolígrafo por persona inscrita, más un 10 % de reserva. Para 40 asistentes, lleva al menos 44 acreditaciones y 44 bolígrafos.
- ¿Cuándo debo probar el proyector y el micrófono?
- Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela al abrir la sala. Comprueba también el portátil, el HDMI, los altavoces, el clic de presentación, las regletas y los alargadores.
- ¿Cuántas bebidas y aperitivos compro para una reunión informativa?
- Calcula dos bebidas por persona durante la primera hora y una más por cada hora posterior. Compra los aperitivos para todos los asistentes confirmados y añade aproximadamente un 10 % para imprevistos.
- ¿Cuándo preparo el café y el té?
- Deja preparadas las tazas, cucharillas, teteras y máquinas de café antes de abrir la recepción. Pon el café y el té en servicio justo antes de la llegada, para que no pierdan temperatura ni sabor.
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