Que prévoir pour une réunion d’information sur l’isolation ?

Pour une réunion d’information sur l’isolation, les achats ne se limitent pas au café et aux brochures. Il faut aussi prévoir l’accueil des visiteurs, la présentation des intervenants et un espace lisible pour les questions et les documents. Comptez la vaisselle, les boissons et les en-cas selon le nombre d’inscrits, avec une marge de 10 %. Vérifiez également le matériel de projection et les câbles avant le jour J : ce sont les éléments les plus souvent oubliés.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 4
Nappesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 2
Cliqueur de présentation
Haut-parleursqté 2
Microphone
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4

Présentation

Paperboard
Papier pour chevalet
Marqueursqté 2
Brochures d’informationqté 100
Formulaires d'inscriptionqté 80
Badges nominatifsqté 80
Stylosqté 30
Panneaux de directionqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 70
Assiettesqté 70
Cuillères à caféqté 70
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavage
Seauxqté 2

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 1 boîte
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Lait entier - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Biscuits mini-eau - 6 paquets
- Biscuits au beurre - 5 paquets
- Chips au paprika - 3 sachets
- Chips nature - 3 sachets
- Mélange de snacks salés - 3 sachets
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Mini-concombres - 30 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Petits pains complets - 80 pièces
- Petits pains blancs - 40 pièces
- Fromage jeune affiné - 3 kilos
- Jambon arrière - 2 kilos
- Houmous - 1,5 kilo
- Fromage frais - 1 kilo
- Margarine - 500 grammes
- Confiture - 2 pots
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 150 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Brosses à vaisselle - 2 pièces
- Lingettes nettoyantes - 2 paquets
- Savon pour les mains - 3 bouteilles
- Papier toilette - 24 rouleaux

Conseils

Prévoyez au moins 2 gobelets ou verres par personne si la réunion dure plusieurs heures, puis ajoutez 10 % de réserve. Séparez les verres des tasses à café pour que le comptoir d’accueil reste facile à utiliser.
Pour le café et le thé, comptez 2 tasses par participant pour une réunion d’environ 2 heures. Ajoutez des cuillères, des plateaux de service et une bouilloire de secours si une seule machine à café ne suffit pas.
Préparez les documents d’accueil avec 1 formulaire d’inscription, 1 badge nominatif et 1 stylo par visiteur attendu, plus 10 % d’exemplaires supplémentaires. Gardez une pile séparée pour les inscriptions de dernière minute.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable et les câbles HDMI au moins 24 heures avant la réunion. Prévoyez une multiprise et une rallonge par zone technique, car les prises sont rarement placées près de l’écran.
Installez les brochures d’information et le paperboard sur des tables distinctes de l’accueil. Prévoyez au moins 2 panneaux de direction si les visiteurs doivent trouver à la fois la salle et le comptoir d’inscription.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une réunion d’information sur l’isolation ?: Pour le premier service, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez 10 % de marge pour les intervenants et les visiteurs qui s’inscrivent au dernier moment.
Combien de formulaires et de badges faut-il imprimer ?: Imprimez un formulaire d’inscription et un badge par visiteur attendu, avec 10 % d’exemplaires en plus. Pour 50 inscrits, prévoyez donc 55 formulaires, 55 badges et au moins 55 stylos.
Quand tester le matériel de présentation ?: Faites un premier test 24 heures avant l’événement, puis vérifiez les branchements 30 minutes avant l’arrivée du public. Contrôlez notamment le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les haut-parleurs et le microphone.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour le café et les en-cas ?: Prévoyez 2 tasses, 2 verres et 1 assiette par participant pour une réunion de 2 heures, avec 10 % de réserve. Ajoutez les cuillères à café et les plateaux de service avant d’installer le comptoir d’accueil.

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