Qué necesitas para organizar una feria de proyectos
Una feria de proyectos necesita más que mesas para exponer. Debes preparar puestos, registro, presentaciones, orientación para visitantes y soporte técnico para que cada participante pueda mostrar su trabajo sin interrupciones. Esta lista reúne el mobiliario, los equipos, la iluminación y los materiales que conviene tener preparados. Calcula las cantidades según el número de stands, visitantes y presentaciones, y confirma el material técnico al menos una semana antes.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 35
- Sillas para visitantescant. 120
- Mesas de cervezacant. 12
- Mostrador de registro
- Mesas de presentacióncant. 3
- Papeleracant. 12
- Percheroscant. 2
- Paredes para standscant. 35
Equipo
- Portátilescant. 4
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 15
- Estaciones de cargacant. 3
- Canaletas para cablescant. 20
- Pulsadores de presentacióncant. 2
- Memorias USBcant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 10
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Bateríascant. 24
Decoración
- Guirnaldascant. 10
- Globoscant. 150
- Bomba de globoscant. 2
- Mantelescant. 40
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Números de standcant. 40
- Paneles informativoscant. 8
- Masilla adhesivacant. 10
- Decoración de mesacant. 35
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 350
- Tazas de cafécant. 150
- Platoscant. 250
- Platos de postrecant. 200
- Tenedorescant. 250
- Cuchilloscant. 200
- Cucharascant. 200
- Bandejas de servircant. 20
- Cucharones de servircant. 20
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Pinzascant. 8
- Sacacorchoscant. 2
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Escobas de manocant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Paños de microfibracant. 20
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Escobillas de bañocant. 4
Catering
- Compras
- Café - 8 paquetes
- Té - 6 cajas
- Azúcar - 3 kilos
- Dulces - 2 cajas
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Spa Blauw - 20 botellas
- Spa Rood - 10 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cubitos de hielo - 12 bolsas
- Agitadores - 500 unidades
- Leche para café - 4 paquetes
- Mantequilla - 2 kilos
- Barras de pan - 15 unidades
- Mini bollos - 250 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Croissants - 100 unidades
- Queso joven - 4 kilos
- Queso Gouda - 3 kilo
- Jamón - 3 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 3 kilos
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada de fresa - 2 tarros
- Pepinos - 10 unidades
- Tomates - 5 kilos
- Pimientos - 3 kilo
- Lechuga - 8 unidades
- Uvas - 6 kilos
- Manzanas - 8 kilos
- Plátanos - 6 kilos
- Mandarinas - 6 kilos
- Tomates cherry - 3 kilos
- Patatas fritas de pimiento - 10 bolsas
- Patatas fritas naturales - 10 bolsas
- Nachos de tortilla - 8 bolsas
- Snacks salados - 8 bolsas
- Palomitas - 5 bolsas
- Mini galletas - 8 paquetes
- Brownies - 120 unidades
- Magdalenas - 100 unidades
- Mini stroopwafels - 8 paquetes
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Ingredientes veganos para untar - 2 kilos
- Galletas veganas - 5 paquetes
- Snacks sin frutos secos - 6 paquetes
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 3 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Salsa de ajo - 2 botellas
- Aceite de oliva - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Pimentón - 1 bote
- Mezcla de especias - 2 bolsas
- Servilletas - 1000 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Bolsas de basura pequeñas - 50 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Spray desinfectante - 4 botellas
- Jabón de manos - 8 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Papel de aluminio - 3 rollos
- Film transparente - 3 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Bolsas de congelación - 2 cajas
- Etiquetas - 4 paquetes
- Marcadores permanentes - 2 cajas
- Palillos - 2 cajas
- Bolsas de papel - 200 unidades
- Filtros de café - 3 cajas
- Palillos para satay - 500 unidades
- Palillos para cóctel - 500 unidades
- Recipientes herméticos - 30 unidades
- Acumuladores de frío - 30 piezas
Papel y comunicación
- Programascant. 350
- Planoscant. 350
- Tarjetas de evaluacióncant. 300
- Formularios de inscripcióncant. 100
- Portapapelescant. 8
- Bolígrafoscant. 60
- Bloc de notascant. 20
- Cinta adhesivacant. 12
- Sets de tijerascant. 6
- Grapadorascant. 4
- Papel de reservacant. 5
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 4
- Chalecos reflectantescant. 12
- Cinta de balizamientocant. 4
- Alfombrillas antideslizantescant. 8
- Mantas ignífugascant. 2
Logística
- Carros de transportecant. 4
- Cajas de almacenajecant. 20
- Contenedores rodantescant. 4
- Correas de amarrecant. 8
- Mantas de mudanzacant. 12
- Cajonescant. 20
- Cinta americanacant. 8
- Bridascant. 200
- Pegatinas de etiquetascant. 10
Consejos
- Reserva una mesa de presentación por stand y añade una mesa para el registro. Para una feria con 20 stands, prepara al menos 21 mesas y un mostrador de registro claramente señalizado.
- Calcula una silla por visitante sentado y deja algunas de reserva: entre un 5 % y un 10 % extra suele cubrir cambios de última hora. Las mesas altas sirven para zonas de conversación y espera.
- Para las presentaciones, asigna un portátil, un proyector y una pantalla por sala activa. Comprueba cada combinación con 24 horas de antelación y lleva memorias USB con las presentaciones recopiladas.
- No dejes los cables para el montaje final. Prepara alargadores, regletas y canaletas suficientes para cada puesto con equipo, y reserva al menos una estación de carga para los dispositivos de los participantes.
- Imprime los números de stand, las tarjetas de nombre, los planos y los paneles informativos antes del día del evento. Lleva un 10 % de copias adicionales y coloca la señalización en el registro, las salas y las salidas.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas mesas necesito para una feria de proyectos?
- Calcula una mesa de presentación por stand y añade una mesa o mostrador para el registro. Para 20 stands, prepara como mínimo 21 superficies de trabajo, además de las mesas altas o de cerveza que quieras usar para las zonas comunes.
- ¿Qué equipo técnico hace falta para las presentaciones?
- Por cada sala activa necesitas un portátil, un proyector, una pantalla, altavoces y un micrófono inalámbrico si intervienen varias personas. Comprueba cables, regletas y pulsadores de presentación al menos 24 horas antes.
- ¿Cuándo debo imprimir la señalización y los planos?
- Imprime números de stand, planos, tarjetas de nombre y paneles informativos entre 3 y 7 días antes. Prepara un 10 % extra para errores, cambios de distribución o nuevas inscripciones.
- ¿Cuánta iluminación adicional necesito para los stands?
- Revisa cada stand durante el montaje y coloca lámparas LED donde el material no se lea con claridad. Ten baterías de repuesto y, si usas guirnaldas, comprueba su alimentación y fijación al menos un día antes.
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