Qué necesitas para organizar el Día de la innovación

Para el Día de la innovación no basta con reservar salas y confirmar ponentes: también necesitas preparar el material de los talleres, la técnica y el servicio de catering. Esta lista reúne lo que conviene comprar, pedir o llevar para que el registro, las presentaciones y las pausas funcionen sin improvisaciones. Calcula las cantidades según el número de inscritos y confirma con antelación qué elementos ya incluye el recinto.

Organiza este evento gratis con Lizzt

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 90
Mesas altascant. 8
Mesa de registro
Percheroscant. 3

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 2
Pulsadores de presentacióncant. 3
Altavocescant. 2
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Estaciones de cargacant. 3
Router wifi
Neveras portátilescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 90
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 10
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Jarras térmicascant. 6
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de servircant. 12
Acumuladores de fríocant. 16

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 100
Portabadgescant. 100
Mantelescant. 12
Carteles de rutacant. 12
Pósteres del programacant. 8
Arreglos floralescant. 8
Guirnaldascant. 6

Material del taller

Bloc de rotafoliocant. 8
Rotuladorescant. 48
Post-itscant. 24
Cuadernoscant. 90
Bolígrafoscant. 100
Pegatinas para votarcant. 500
Lienzoscant. 100
Cuerdacant. 4
Sets de tijerascant. 12
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Masilla adhesivacant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 10
Cubos de limpiezacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Aspiradorascant. 2

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Bolsitas de té - 200 unidades
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Café descafeinado - 1 kilogramo
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Azúcar - 2 kilogramos
- Edulcorantes - 2 cajas
- Limones - 2 kilogramos
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 12 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Tónica - 4 botellas
- Ginger beer - 4 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Pilsener - 96 botellines
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Burbujas - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Miniquiches - 120 unidades
- Rollitos de primavera de verduras - 120 unidades
- Aceitunas - 3 kilogramos
- Frutos secos mixtos - 3 kilogramos
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Nachos de tortilla - 8 bolsas
- Salsa - 6 frascos
- Hummus - 3 kilogramos
- Pepino - 3 kilogramo
- Zanahorias - 3 kilogramo
- Tomates cherry - 3 kilogram
- Uvas - 4 kilogramos
- Manzanas - 90 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Zumo de uva - 6 litros
- Pan para picar - 12 unidades
- Mantequilla - 1 kilogramo
- Barras de pan - 20 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Pan blanco - 6 panes
- Mantequilla de hierbas - 12 tarrinas
- Queso joven - 3 kilogramos
- Brie - 2 kilogramos
- Queso de cabra - 1 kilogramo
- Untable de hummus - 2 kilogramo
- Queso crema - 2 kilogramos
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilogramo
- Rúcula - 1 kilogramo
- Tomates - 2 kilogramos
- Rodajas de pepino - 2 kilogramos
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Sopa de verduras - 12 litros
- Sopa de tomate - 12 litros
- Ensalada mixta - 12 kilogram
- Ensalada de pasta - 12 kilogramo
- Ensalada de cuscús - 8 kilogram
- Plato de arroz - 12 kilogramo
- Curry de verduras - 10 kilogram
- Plato de pollo - 12 kilogramos
- Falafel - 8 kilogramos
- Bocadillos - 100 unidades
- Pasteles de postre - 100 piezas
- Pasteles veganos - 20 piezas
- Pasteles sin gluten - 10 piezas
- Postre de frutas - 8 kilogram
- Cucharillas de café - 100 unidades
- Palitos de madera para remover - 200 unidades
- Servilletas - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de limpieza - 24 unidades
- Guantes de nitrilo - 3 cajas
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes

Consejos

Prepara el material de cada taller en paquetes separados y distribúyelo antes de la llegada de los participantes. Así los monitores no tienen que repartirlo mientras empieza la sesión.
Comprueba la técnica al menos 24 horas antes: proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces, portátiles, cables y regletas. Lleva también un pulsador de presentación y un adaptador de reserva si las presentaciones usan equipos distintos.
Calcula la vajilla para el total de asistentes y añade un margen del 10 %: tazas de café, vasos de agua, platos, cubiertos y copas de vino. Las bandejas, cucharones y jarras suelen olvidarse porque no aparecen en el pedido principal del catering.
Enfría las bebidas la tarde anterior y reserva neveras portátiles para el traslado o las pausas. Coloca estaciones de carga y un router wifi antes de abrir el registro, especialmente si las inscripciones o las presentaciones dependen de internet.
Prepara las tarjetas de nombre, carpetas de participantes y carteles de ruta como un único paquete de recepción. Tenlos listos al menos 2 horas antes de la apertura para poder corregir nombres y señalizar las salas a tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos vasos y tazas necesito para el Día de la innovación?: Calcula una unidad por participante y servicio, más un 10 % de margen. Para una jornada con café de bienvenida, pausas y agua, prepara al menos 2 vasos y 2 tazas por persona si no habrá lavado durante el evento.
¿Cuándo debo probar el proyector y los micrófonos?: Haz una prueba completa 24 horas antes y repítela entre 60 y 90 minutos antes de la apertura. Comprueba también los portátiles, la pantalla, los altavoces, las regletas, los alargadores y el pulsador de presentación.
¿Cuánto material de taller debo comprar?: Prepara un paquete completo por participante inscrito y añade entre 5 y 10 paquetes de reserva, según el tamaño del grupo. Separa el material por taller como mínimo el día anterior para que cada monitor reciba lo necesario.
¿Cuándo debo preparar el catering y las bebidas?: Haz la compra y confirma la entrega del catering al menos 48 horas antes. Enfría las bebidas la tarde anterior y deja listas las máquinas de café, teteras, termos y jarras térmicas antes de que lleguen los primeros asistentes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.