Checklist para organizar una competición de patinaje artístico

Una competición de patinaje artístico necesita mucho más que reservar una pista de hielo. Hay que cerrar el formato y el reglamento, coordinar al jurado, controlar las inscripciones y recibir los archivos de música con tiempo suficiente. El día del torneo, el orden de salida, las hojas de evaluación, los contactos de emergencia y la comunicación entre zonas deben estar preparados antes de que llegue el primer participante. Esta checklist reúne el trabajo de planificación, montaje y cierre en un solo plan.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar la pista de hielo
Definir el formato de la competición
2 personas
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Definir el jurado
2 personas
Fijar la dirección del torneo
Crear el formulario de participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Solicitar archivos de música
Comprobar los archivos de música
2 personas
Crear el orden de salida
2 personas
Preparar la distribución del jurado
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar participantes
2 personas
Encargar premios
Imprimir el programa
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Recopilar contactos de emergencia
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Pasar la música a USB
Empaquetar los premios
2 personas
Preparar carpetas de competición
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar las mesas del jurado
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Señalizar la entrada del público
2 personas
Colgar la información de la competición
2 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Preparar las hojas de jurado
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Probar la música del concurso
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Repartir dorsales
2 personas
Recibir al público
3 personas
Repartir programas
2 personas
Dar el discurso de apertura
Presentar al jurado
Guiar a los corredores al hielo
3 personas
Anunciar el orden de salida
Poner la música de la competición
2 personas
Recoger los formularios del jurado
2 personas
Introducir las puntuaciones
2 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Inspeccionar el área de público
2 personas
Anunciar el descanso
Reponer el bufé del descanso
2 personas
Anunciar a los finalistas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Despedir a los participantes
3 personas
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

Reunir el material de competición
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el rincón del café
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el espacio del público
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Recoger objetos perdidos
Publicar los resultados
Enviar por correo los resultados a los participantes
Inventariar el material
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Archivar los archivos digitales
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas del juradocant. 4
Sillas del juradocant. 12
Percheros para camerinoscant. 8
Perchascant. 80
Postes separadorescant. 20
Vallas para la colacant. 8

Equipo

Portátilcant. 3
Impresora
Teléfonos móvilescant. 4
Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Memorias USBcant. 4
Calculadorascant. 4
Walkie-talkiescant. 6
Baterías externascant. 4

Material deportivo

Dorsalescant. 60
Fundas para dorsalescant. 60
Chalecos de entrenamientocant. 20
Conoscant. 12
Colchonetas de prácticacant. 6
Toallascant. 30
Protectores de patinescant. 10
Soporte para patinescant. 2
Hojas de evaluación del juradocant. 300
Tarjetas de puntuacióncant. 100
Portapapelescant. 12
Cronómetroscant. 4
Cajas para medallascant. 20
Vasoscant. 12
Medallascant. 60
Certificadoscant. 60
Botiquín de primeros auxilioscant. 2
Pinchos de hielocant. 2
Chalecos reflectantescant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Platos de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzas para alimentoscant. 6

Decoración

Cartel de bienvenida
Banderolas de competicióncant. 4
Mantelescant. 10
Fondo del escenario
Arreglos floralescant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas LEDcant. 6
Bateríascant. 24

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el reglamento y el formato antes de abrir las inscripciones. Así evitarás corregir categorías, duración de los programas o criterios de evaluación cuando ya haya participantes apuntados.
Pide los archivos de música con una fecha límite concreta, por ejemplo, 7 días antes de la competición. Comprueba cada archivo y guarda una copia en al menos dos memorias USB.
Prepara el orden de salida y la distribución del jurado después de confirmar las inscripciones. Imprime una lista para la mesa de control, otra para el jurado y varias copias del programa.
Calcula los voluntarios por función, no solo por número total: recepción, camerinos, pista, música y atención al jurado. Entrega a cada persona un horario y un canal de comunicación, como un teléfono o walkie-talkie.
Haz una prueba técnica antes de abrir el acceso: portátil, mesa de mezclas, micrófono, altavoces, cables, regletas e impresora. Lleva baterías externas y una copia impresa de los contactos de emergencia por si falla la conexión o el equipo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de patinaje artístico?: Empieza la planificación entre 8 y 12 semanas antes. Reserva la pista, define el reglamento y el formato al principio; deja como mínimo 7 días para revisar la música y confirmar participantes.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una competición de patinaje?: Cierra las inscripciones entre 10 y 14 días antes del torneo para poder preparar el orden de salida, la lista de participantes y la distribución del jurado. Recoge también los contactos de emergencia y las preferencias dietéticas en ese momento.
¿Cuántas copias hay que imprimir para la competición?: Prepara al menos una copia del programa y de la lista de participantes para cada puesto de control, además de una por cada miembro del jurado. Imprime también las hojas de evaluación con un margen de 10 a 15 por ciento para sustituciones o errores.
¿Qué hay que comprobar el día antes de una competición de patinaje artístico?: Verifica la pista, el mobiliario, los camerinos, el equipo de sonido, la música, los premios y las carpetas de competición. Haz la prueba técnica y deja todo preparado al menos 2 horas antes de la llegada de los participantes.

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