Cómo organizar una velada de canto de aniversario
Una velada de canto de aniversario necesita más coordinación que una cena: hay que reservar el lugar, cerrar el programa y confirmar los coros antes de enviar las invitaciones. Después se organizan las inscripciones, las preferencias dietéticas y los textos de las actuaciones. El montaje se hace por zonas: escenario, sonido, entrada, bufé y mesa de café. Este orden evita que los micrófonos, las letras o los productos refrigerados se conviertan en problemas el mismo día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Definir programa y canciones
2 personas
- 3
Confirmar los coros participantes
- 4
Redactar invitaciones
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Probar el equipo técnico y los micrófonos
2 personas
- 9
Imprimir el plan de trabajo
- 10
Confirmar actuaciones y textos
2 personas
- 11
Comprobar la lista de la compra
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Comprar productos frescos
2 personas
- 14
Poner los productos refrigerados en frío
2 personas
- 15
Imprimir las letras de las canciones y los programas
2 personas
- 16
Preparar el catering
3 personas
- 17
Abrir la ubicación
2 personas
- 18
Comprobar la sala y la entrada
2 personas
- 19
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 20
Despejar el espacio del escenario
2 personas
- 21
Montar el equipo de sonido
3 personas
- 22
Conectar las luces y los cables
2 personas
- 23
Probar micrófonos y música
3 personas
- 24
Colgar la decoración
3 personas
- 25
Preparar el bufé y la mesa de café
3 personas
- 26
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Evento
- 27
Recibir a los artistas
2 personas
- 28
Recibir a los visitantes
3 personas
- 29
Presentar el programa
- 30
Coordinar el programa de canto
3 personas
- 31
Servir café y té
3 personas
- 32
Servir aperitivos
3 personas
- 33
Rellenar las bebidas
2 personas
- 34
Recoger vajilla y vasos
2 personas
- 35
Coordinar el programa de la noche
3 personas
- 36
Organizar la despedida y el discurso de agradecimiento
Seguimiento
- 37
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
- 38
Recoger el bufé y el catering
3 personas
- 39
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
- 40
Recoger y retirar la basura
2 personas
- 41
Limpiar la sala
3 personas
- 42
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 43
Retirar la decoración
2 personas
- 44
Devolver el equipo
2 personas
- 45
Devolver los materiales prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 10
- Mesas de buffetcant. 3
- Piezas de escenariocant. 4
- Perchero
Vajilla
- Tazas de cafécant. 90
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cucharillascant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Mesa de mezclas
- Reproductor de música
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Teclado
- Atrilescant. 8
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Iluminación ambientalcant. 4
Decoración
- Banner de aniversario
- Globoscant. 60
- Mantelescant. 10
- Arreglos floralescant. 6
- Portavelascant. 10
- Velas LEDcant. 20
Organización
- Mesa de recepción
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Carteles del programacant. 4
- Portapapelescant. 4
- Bolígrafoscant. 12
- Carpetas de cancionescant. 12
Compras
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y las canciones antes de redactar las invitaciones. Pide a cada coro que confirme su actuación y el texto que utilizará para que puedas imprimir el programa y las letras sin cambios de última hora.
- Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite para las inscripciones. Recoge en el mismo formulario las preferencias dietéticas para calcular el catering sin tener que perseguir respuestas por separado.
- Reserva un bloque de 90 minutos para el montaje técnico. Coloca altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, teclado, cables y regletas, y prueba cada micrófono con música antes de que lleguen los invitados.
- Prepara las letras y los programas impresos como mínimo el día anterior. Imprime algunas copias adicionales: calcula aproximadamente 1 copia por participante si se cantará desde el papel y 5 copias extra para dirección, presentadores y sustituciones.
- Compra los productos no perecederos con varios días de margen y deja los productos frescos para el día anterior. Al abrir el lugar, revisa primero la entrada, la sala y el espacio del escenario; después coloca mesas, sillas, decoración, bufé y mesa de café.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una velada de canto de aniversario?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva el lugar al principio, confirma los coros durante la primera semana y envía las invitaciones cuando el programa tenga una versión estable, idealmente 3 semanas antes.
- ¿Cuándo se debe probar el sonido y los micrófonos?
- Haz una primera prueba el día anterior si es posible y otra al abrir el lugar. Reserva al menos 60 minutos antes de la llegada del público para comprobar micrófonos, música, altavoces, luces, cables y regletas.
- ¿Cuántas copias de las letras y del programa debo imprimir?
- Imprime una copia por persona que vaya a cantar y añade 5 copias de reserva. Si esperas 40 participantes, prepara al menos 45 juegos, además de las copias necesarias para presentadores y dirección.
- ¿Cuándo hay que comprar y refrigerar la comida?
- Compra los productos no perecederos entre 3 y 5 días antes y los productos frescos el día anterior. Guarda los productos refrigerados en frío al llegar y prepara el bufé el mismo día, poco antes de abrirlo.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!