Zo organiseer je een jubileumzangavond

Begin met de locatie, het programma en de koren: die bepalen hoeveel ruimte, techniek en tijd je nodig hebt. Leg daarna de optredens en liederen vast voordat je uitnodigingen verstuurt, zodat gasten weten wat ze kunnen verwachten. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen, werk een draaiboek uit en plan een aparte technische test. Op de dag zelf bouw je eerst de zaal en podiumruimte op; pas daarna richt je buffet, koffietafel en entree in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Programma en liederen bepalen
2 personen
3
Optredende koren bevestigen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Techniek en microfoons testen
2 personen
9
Draaiboek afdrukken
10
Optredens en teksten bevestigen
2 personen
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Verse producten inkopen
2 personen
14
Koelproducten koud zetten
2 personen
15
Liedteksten en programmabladen printen
2 personen
16
Catering voorbereiden
3 personen
17
Locatie openen
2 personen
18
Zaal en entree controleren
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
21
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
22
Licht en kabels aansluiten
2 personen
23
Microfoons en muziek testen
3 personen
24
Versiering ophangen
3 personen
25
Buffet en koffietafel inrichten
3 personen
26
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

27
Artiesten ontvangen
2 personen
28
Bezoekers ontvangen
3 personen
29
Programma toelichten
30
Zangprogramma begeleiden
3 personen
31
Koffie en thee serveren
3 personen
32
Hapjes serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Servies en glazen verzamelen
2 personen
35
Avondprogramma begeleiden
3 personen
36
Afscheid en bedankwoord verzorgen

Nazorg

37
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
38
Buffet en catering opruimen
3 personen
39
Servies en glazen afwassen
3 personen
40
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
41
Zaal schoonmaken
3 personen
42
Meubilair terugplaatsen
4 personen
43
Decoratie verwijderen
2 personen
44
Apparatuur retourneren
2 personen
45
Geleende materialen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Podiumdelenaantal 4
Kledingrek

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Gebaksbordjesaantal 100
Vorkenaantal 100
Theelepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Audiomixer
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Keyboard
Muziekstandaardsaantal 8

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Jubileumbanner
Ballonnenaantal 60
Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Kaarsenhoudersaantal 10
LED-kaarsenaantal 20

Organisatie

Ontvangsttafel
Naamkaartjesaantal 100
Programmabordenaantal 4
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 12
Liedmappenaantal 12

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Plan voor elk koor een vast optreden en neem daarnaast minimaal 15 minuten wisseltijd op in het programma. Zo loopt de zangavond niet direct uit wanneer een microfoon of muziekstandaard moet worden verplaatst.
Test geluidsapparatuur, microfoons, muziekspeler en keyboard vóór de gasten binnenkomen. Reserveer hiervoor minstens 45 minuten en controleer ook verlengkabels en stekkerdozen.
Print liedteksten, programmabladen en het draaiboek uiterlijk de dag vóór de zangavond. Leg extra exemplaren klaar: reken op ongeveer 10 procent meer bladen dan het aantal aangemelde gasten.
Richt de podiumruimte eerst vrij in en zet stoelen zo neer dat de zichtlijn naar de koren niet wordt geblokkeerd. Controleer daarna pas verlichting, jubileumbanner en overige versiering.
Verwerk dieetwensen direct na de aanmeldingen en controleer ze opnieuw bij het inkopen. Zet koelproducten pas kort vóór de ontvangst koud, zodat ze tijdens de catering goed gekoeld blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumzangavond organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het programma en de optredende koren. Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vóór de avond, zodat je tijd hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de zaal op te bouwen?: Plan minstens 2 tot 3 uur voor stoelen, tafels, podiumdelen, geluidsapparatuur, verlichting en versiering. Houd daarna nog 45 minuten vrij voor een volledige microfoon- en muziekproef.
Wanneer moet ik de liedteksten en programmabladen printen?: Print ze uiterlijk één dag vóór de jubileumzangavond, nadat de optredens en teksten definitief zijn bevestigd. Maak ongeveer 10 procent extra exemplaren voor onverwachte gasten of beschadigde bladen.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een jubileumzangavond?: Dat hangt af van het aantal koren en de opstelling, maar test voor elke geplande microfoon een apart kanaal op de audiomixer. Plan de test uiterlijk 45 minuten vóór binnenkomst en leg minstens één werkende reserveoptie klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.