Einen Jubiläums-Lobgesangabend Schritt für Schritt organisieren
Ein Jubiläums-Lobgesangabend braucht zwei getrennte Abläufe: das musikalische Programm und die Bewirtung. Beginne mit Raum, Liedauswahl und den auftretenden Chören, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen und Ernährungswünsche, planst Technik und Drucksachen und bereitest am Veranstaltungstag Saal, Bühne und Buffet in dieser Reihenfolge vor. Plane außerdem Zeit für einen vollständigen Mikrofon- und Musiktest ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Programm und Lieder festlegen
2 Personen
- 3
Auftritts-Chöre bestätigen
- 4
Einladungen erstellen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Technik und Mikrofone testen
2 Personen
- 9
Drehbuch ausdrucken
- 10
Aufführungen und Texte bestätigen
2 Personen
- 11
Einkaufsliste prüfen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Frische Produkte einkaufen
2 Personen
- 14
Kühlprodukte kalt stellen
2 Personen
- 15
Liedtexte und Programmhefte drucken
2 Personen
- 16
Catering vorbereiten
3 Personen
- 17
Location öffnen
2 Personen
- 18
Saal und Eingang kontrollieren
2 Personen
- 19
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 20
Bühnenbereich freiräumen
2 Personen
- 21
Tonanlage aufbauen
3 Personen
- 22
Licht und Kabel anschließen
2 Personen
- 23
Mikrofone und Musik testen
3 Personen
- 24
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 25
Buffet und Kaffeetafel einrichten
3 Personen
- 26
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
Event
- 27
Künstler empfangen
2 Personen
- 28
Besucher empfangen
3 Personen
- 29
Programm vorstellen
- 30
Gesangsprogramm begleiten
3 Personen
- 31
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 32
Snacks servieren
3 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 34
Geschirr und Gläser sammeln
2 Personen
- 35
Abendprogramm betreuen
3 Personen
- 36
Abschied und Dankesrede halten
Nachbereitung
- 37
Tonanlage abbauen
3 Personen
- 38
Buffet und Catering aufräumen
3 Personen
- 39
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
- 40
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
- 41
Saal reinigen
3 Personen
- 42
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 43
Dekoration entfernen
2 Personen
- 44
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 45
Geliehene Materialien zurückbringen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 10
- BuffetischeAnz. 3
- BühnenelementeAnz. 4
- Kleiderständer
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 90
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 100
- TortenplattenAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- TeelöffelAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- Audiomischpult
- Musikplayer
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Keyboard
- NotenständerAnz. 8
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Dekoration
- Jubiläumsbanner
- BallonsAnz. 60
- TischdeckenAnz. 10
- BlumenarrangementsAnz. 6
- KerzenhalterAnz. 10
- LED-KerzenAnz. 20
Organisation
- Empfangstisch
- NamensschilderAnz. 100
- ProgrammschilderAnz. 4
- KlemmbretterAnz. 4
- StifteAnz. 12
- LiedmappenAnz. 12
Einkäufe
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Lieder fest, bevor du Einladungen erstellst. Bestätige jeden auftretenden Chor und alle Aufführungen spätestens vor dem Druck der Programmhefte, damit Namen, Reihenfolge und Texte stimmen.
- Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und notiere Ernährungswünsche in einer eigenen Liste. Prüfe diese Liste vor dem Einkauf und gib sie beim Vorbereiten des Caterings an die zuständige Person weiter.
- Teste die Tonanlage nicht erst kurz vor Beginn. Schließe aktive Lautsprecher, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Audiomischpult und Musikplayer an und prüfe jedes Mikrofon mit dem tatsächlichen Ablauf.
- Richte zuerst den Raum und die Bühne ein, danach Technik, Dekoration und Buffet. So bleiben Kabel und Bühnenbereich zugänglich, während Tische, Stühle, Buffetische und die Kaffeetafel an ihren endgültigen Platz kommen.
- Drucke Drehbuch, Liedtexte und Programmhefte mit Reserveexemplaren. Lege sie vor dem Einlass bereit und stelle frische sowie gekühlte Produkte erst nach der Kontrolle von Einkaufsliste und Kühlmöglichkeiten auf das Buffet.
Häufige Fragen
- Wann sollte man einen Jubiläums-Lobgesangabend organisieren?
- Reserviere den Veranstaltungsort, sobald Termin und ungefähre Teilnehmerzahl feststehen. Bestätige Chöre und Programm vor dem Versand der Einladungen; die Technik solltest du spätestens am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass testen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Lobgesangabend?
- Plane mehrere Stunden für Raumkontrolle, Bestuhlung, Bühnenbereich, Tonanlage, Licht, Dekoration und Buffet ein. Der Mikrofon- und Musiktest braucht zusätzlich ausreichend Zeit, damit jedes Stück und jede Ansage geprüft werden können.
- Wann druckt man Liedtexte und Programmhefte?
- Drucke sie erst, wenn Programm, Aufführungen, Texte und Reihenfolge bestätigt sind. Lege die fertigen Hefte vor dem Einlass aus und halte einige zusätzliche Exemplare für Nachmeldungen oder beschädigte Hefte bereit.
- Wie organisiert man das Buffet für einen Jubiläums-Lobgesangabend?
- Erfasse Ernährungswünsche während der Anmeldung und prüfe sie vor dem Einkauf. Kaufe frische Produkte möglichst kurz vor der Veranstaltung, stelle Kühlprodukte sofort kalt und richte Buffet sowie Kaffeetafel erst nach dem Aufbau der Technik ein.
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