Checklist para organizar una velada de canto de aniversario
Una velada de canto de aniversario necesita más coordinación que una reunión con música de fondo: hay coros, canciones, textos, micrófonos y un programa que debe respetarse. Empieza reservando el lugar y confirmando los grupos participantes; después organiza invitaciones, inscripciones y preferencias dietéticas. Durante los últimos días, revisa el equipo, imprime letras y programas y compra primero los productos no perecederos. El día del evento, reserva tiempo para montar el escenario, probar el sonido y preparar el bufé sin prisas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Definir programa y canciones
2 personas
Confirmar los coros participantes
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Probar el equipo técnico y los micrófonos
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Confirmar actuaciones y textos
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Comprar productos frescos
2 personas
Poner los productos refrigerados en frío
2 personas
Imprimir las letras de las canciones y los programas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala y la entrada
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Despejar el espacio del escenario
2 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Conectar las luces y los cables
2 personas
Probar micrófonos y música
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar el bufé y la mesa de café
3 personas
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Evento
Recibir a los artistas
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Coordinar el programa de canto
3 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger vajilla y vasos
2 personas
Coordinar el programa de la noche
3 personas
Organizar la despedida y el discurso de agradecimiento
Seguimiento
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Recoger el bufé y el catering
3 personas
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
Recoger y retirar la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Devolver los materiales prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 10
- Mesas de buffetcant. 3
- Piezas de escenariocant. 4
- Perchero
Vajilla
- Tazas de cafécant. 90
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cucharillascant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Mesa de mezclas
- Reproductor de música
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Teclado
- Atrilescant. 8
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Iluminación ambientalcant. 4
Decoración
- Banner de aniversario
- Globoscant. 60
- Mantelescant. 10
- Arreglos floralescant. 6
- Portavelascant. 10
- Velas LEDcant. 20
Organización
- Mesa de recepción
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Carteles del programacant. 4
- Portapapelescant. 4
- Bolígrafoscant. 12
- Carpetas de cancionescant. 12
Compras
- Compras
Consejos
- Confirma los coros y sus actuaciones con al menos 2 semanas de antelación. Pide también los textos definitivos para evitar cambios mientras se imprime el programa.
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes. En ese momento recoge las preferencias dietéticas y calcula las raciones del catering con el número real de asistentes.
- Haz una prueba completa de sonido el mismo día, al menos 90 minutos antes de recibir al público. Comprueba por separado los micrófonos inalámbricos, los altavoces, la mesa de mezclas, el teclado y la música.
- Imprime las letras de las canciones, los programas y el plan de trabajo con 1 o 2 días de margen. Prepara copias adicionales para los participantes y guarda una copia digital por si hay que corregir algo.
- Monta mesas, sillas, escenario, luces y decoración antes de preparar el bufé. Deja como mínimo 30 minutos finales para colocar productos refrigerados, tazas, vasos, platos y cubiertos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una velada de canto de aniversario?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, definir el programa y confirmar los coros. Deja la última semana para las inscripciones, las compras y las comprobaciones técnicas.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para una velada de canto?
- Envíalas aproximadamente 3 semanas antes y fija una fecha límite de respuesta entre 5 y 7 días antes del evento. Así puedes ajustar el catering y la distribución de las mesas.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar los micrófonos y el sonido?
- Haz una prueba completa al menos 90 minutos antes de la llegada de los invitados. Revisa también los cables alargadores, las regletas, los soportes y la música, no solo el volumen de los micrófonos.
- ¿Cuándo hay que preparar el catering y los productos refrigerados?
- Compra los productos no perecederos 2 o 3 días antes y los productos frescos el día anterior o el mismo día. Guarda lo refrigerado en frío al llegar y prepara el bufé después de montar la sala, aproximadamente 30 minutos antes de abrirla.
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