Cómo organizar una tunnel run sin perder el control
Una tunnel run se organiza en este orden: primero aseguras el túnel y los permisos, después cierras la ruta y el plan de seguridad, y solo entonces abres las inscripciones. La salida y la meta necesitan tanta atención como el recorrido, especialmente si habrá tráfico, poca luz o cobertura irregular. Durante las últimas semanas tendrás que coordinar voluntarios, dorsales, cronometraje, agua y comunicaciones. Este plan te ayuda a llegar al día de la carrera con cada función asignada y los materiales preparados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar la reserva del túnel
- 2
Solicitar permiso
- 3
Comprobar el seguro
- 4
Fijar definitivamente la ruta
3 personas
- 5
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
- 6
Preparar la distribución de salida y meta
2 personas
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Abrir el formulario de inscripción
- 9
Reclutar voluntarios
2 personas
- 10
Gestionar inscripciones
2 personas
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Asignar voluntarios
2 personas
- 13
Coordinar las medidas de tráfico
2 personas
- 14
Reservar suministros
- 15
Diseñar los dorsales
- 16
Diseñar carteles de ruta
- 17
Probar el registro horario
2 personas
- 18
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 19
Enviar información a los participantes
- 20
Recoger la compra
2 personas
- 21
Preparar kits de inicio
4 personas
- 22
Clasificar los materiales
3 personas
- 23
Cargar las baterías
- 24
Imprimir las listas de salida
2 personas
- 25
Imprimir los contactos de emergencia
Evento
- 26
Abrir la ubicación
2 personas
- 27
Montar la zona de salida y meta
6 personas
- 28
Delimitar la ruta
5 personas
- 29
Colocar señales de ruta
3 personas
- 30
Comprobar la iluminación
2 personas
- 31
Instalar control horario
2 personas
- 32
Montar puntos de agua
3 personas
- 33
Preparar la restauración
3 personas
- 34
Exponer los kits de inicio
3 personas
- 35
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 36
Registrar a los participantes
4 personas
- 37
Repartir dorsales
3 personas
- 38
Gestionar el guardarropa
2 personas
- 39
Dar la sesión informativa inicial
2 personas
- 40
Hacer comenzar a los participantes
4 personas
- 41
Atender el puesto de ruta
6 personas
- 42
Realizar el registro de llegada
3 personas
- 43
Entregar la medalla
3 personas
- 44
Servir las bebidas
3 personas
- 45
Rellenar las bebidas
2 personas
- 46
Servir aperitivos
3 personas
- 47
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 48
Informar a los participantes si hay cambios
2 personas
- 49
Recibir a los últimos en llegar
3 personas
Seguimiento
- 50
Desmontar la zona de meta
5 personas
- 51
Retirar el cierre de la ruta
5 personas
- 52
Reunir los materiales
4 personas
- 53
Clasificar residuos
3 personas
- 54
Lavar la vajilla
2 personas
- 55
Limpiar el lugar
4 personas
- 56
Asegurar el registro de tiempo
2 personas
- 57
Recoger objetos perdidos
2 personas
- 58
Devolver el material alquilado
2 personas
- 59
Publicar los resultados
- 60
Enviar el correo a los participantes
- 61
Recoger los restos
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas de inscripcióncant. 4
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 30
- Percheroscant. 3
Material deportivo
- Dorsalescant. 200
- Imperdiblescant. 400
- Medallas de finishercant. 200
- Cintas de salida y metacant. 4
- Vasos de aguacant. 500
- Jarras de agua potablecant. 12
- Cronómetroscant. 6
- Sistema de registro de tiempo
- Portapapelescant. 8
- Bolígrafoscant. 40
- Cinta de señalizacióncant. 6
- Conoscant. 40
- Conos de tráficocant. 40
Equipo
- Walkie-talkiescant. 8
- Cargadores de teléfono móvilcant. 4
- Baterías externascant. 6
- Megáfono
- Portátilescant. 2
- Impresora de etiquetas
Iluminación
- Focos LED de obracant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 3
- Mantas térmicascant. 20
- Chalecos reflectantescant. 20
- Linternascant. 10
- Bateríascant. 40
Decoración
- Señales de rutacant. 20
- Carteles direccionalescant. 12
- Banderascant. 6
- Porta-cartelescant. 20
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras de serviciocant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Cuboscant. 4
- Escobascant. 4
- Limpiacristalescant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la reserva del túnel, el permiso y el seguro antes de anunciar la fecha. Deja al menos 4 semanas para resolver cambios en la ruta o requisitos de seguridad.
- Fija la ruta antes de abrir el formulario de inscripción y calcula la capacidad real de la salida. Envía a los participantes la información definitiva al menos 7 días antes, con horarios, acceso, equipamiento y contactos de emergencia.
- Asigna un responsable a cada puesto y recluta voluntarios con tiempo: registro, salida, meta, cruces, avituallamiento y emergencias no deben depender de una sola persona. Prepara una lista impresa con nombres, teléfonos y turnos.
- Prueba el sistema de registro horario antes de la carrera y lleva una alternativa manual con cronómetros, portapapeles y bolígrafos. Haz la prueba con las mismas condiciones de iluminación y conexión previstas para el túnel.
- Revisa la iluminación, carga baterías y prueba walkie-talkies, megáfono y baterías externas el día anterior. Monta las señales, conos, cintas y kits de inicio por zonas para no buscar material durante la salida.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una tunnel run?
- Empieza al menos 8 semanas antes. Reserva el túnel y tramita permisos y seguro al principio; deja las últimas 2 semanas para cerrar voluntarios, materiales, listas y comunicaciones.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una tunnel run?
- Ábrelas cuando la ruta, la capacidad y las condiciones de seguridad estén confirmadas, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra el formulario varios días antes para preparar dorsales, preferencias dietéticas y listas de salida.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar una tunnel run?
- Como base, asigna una persona para el registro, una para la salida, una para la meta, una por cada punto de tráfico o cruce y un responsable de coordinación. Añade un margen de 20 % para cubrir descansos o ausencias.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a una tunnel run?
- Prepara los kits de inicio, clasifica dorsales y carteles, imprime las listas y los contactos de emergencia, carga las baterías y prueba el cronometraje. Hazlo como máximo 24 horas antes para detectar faltantes sin presión.
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