Einen Tunnelrun organisieren: der Ablauf von der Route bis zum Zieleinlauf
Bei einem Tunnelrun entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf, sondern vor allem die Abstimmung mit Betreibern, Behörden und Helfern. Beginne deshalb mit der Tunnelreservierung und der Genehmigung, bevor du Einladungen verschickst oder Material bestellst. Danach folgen Sicherheitsplan, Route, Anmeldung und Helfereinteilung. In den letzten Tagen geht es um Startlisten, Starterpakete, Zeitmessung und einen klaren Notfallplan für den Veranstaltungstag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Tunnelreservierung bestätigen
- 2
Genehmigung beantragen
- 3
Versicherung prüfen
- 4
Route endgültig festlegen
3 Personen
- 5
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
- 6
Start- und Zielaufstellung erstellen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldeformular öffnen
- 9
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 13
Verkehrsmaßnahmen abstimmen
2 Personen
- 14
Lieferungen reservieren
- 15
Startnummern entwerfen
- 16
Wegweiser entwerfen
- 17
Zeiterfassung testen
2 Personen
- 18
Wettervorhersage prüfen
- 19
Teilnehmerinformationen versenden
- 20
Einkäufe abholen
2 Personen
- 21
Starterpakete zusammenstellen
4 Personen
- 22
Materialien sortieren
3 Personen
- 23
Batterien aufladen
- 24
Startlisten drucken
2 Personen
- 25
Notfallkontakte ausdrucken
Event
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Start- und Zielzone aufbauen
6 Personen
- 28
Route absperren
5 Personen
- 29
Wegweiser aufstellen
3 Personen
- 30
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 31
Zeiterfassung installieren
2 Personen
- 32
Wasserstellen einrichten
3 Personen
- 33
Catering bereitstellen
3 Personen
- 34
Startpakete auslegen
3 Personen
- 35
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 36
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 37
Startnummern ausgeben
3 Personen
- 38
Garderobe verwalten
2 Personen
- 39
Startbriefing geben
2 Personen
- 40
Teilnehmer starten lassen
4 Personen
- 41
Routeposten besetzen
6 Personen
- 42
Zielregistrierung durchführen
3 Personen
- 43
Medaille überreichen
3 Personen
- 44
Getränke servieren
3 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Mülleimer leeren
2 Personen
- 48
Teilnehmer bei Änderungen informieren
2 Personen
- 49
Die letzten Finisher empfangen
3 Personen
Nachbereitung
- 50
Zielbereich abbauen
5 Personen
- 51
Streckenabsperrung entfernen
5 Personen
- 52
Materialien zusammenstellen
4 Personen
- 53
Abfall trennen
3 Personen
- 54
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 55
Location reinigen
4 Personen
- 56
Zeiterfassung sichern
2 Personen
- 57
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 58
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 59
Ergebnisse veröffentlichen
- 60
Teilnehmermail versenden
- 61
Reste aufräumen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- AnmeldetischeAnz. 4
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 30
- GarderobenständerAnz. 3
Sportmaterial
- StartnummernAnz. 200
- SicherheitsnadelnAnz. 400
- FinishermedaillenAnz. 200
- Start- und Ziellinien-BänderAnz. 4
- WasserbecherAnz. 500
- TrinkwasserkannenAnz. 12
- StoppuhrenAnz. 6
- Zeitmesssystem
- KlemmbretterAnz. 8
- StifteAnz. 40
- MarkierungsbandAnz. 6
- KegelAnz. 40
- VerkehrskegelAnz. 40
Ausstattung
- FunkgeräteAnz. 8
- HandyladegeräteAnz. 4
- PowerbanksAnz. 6
- Megafon
- LaptopsAnz. 2
- Etikettendrucker
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
- RettungsdeckenAnz. 20
- SicherheitswestenAnz. 20
- TaschenlampenAnz. 10
- BatterienAnz. 40
Dekoration
- WegweiserAnz. 20
- WegweiserAnz. 12
- BannerAnz. 6
- SchildhalterAnz. 20
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- AusgussbecherAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- EimerAnz. 4
- BesenAnz. 4
- BodenabzieherAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige die Tunnelreservierung und beantrage die nötige Genehmigung zuerst. Plane dafür mehrere Wochen Vorlauf ein, weil eine geänderte Route oder fehlende Verkehrsmaßnahmen die gesamte Organisation verzögern kann.
- Lege Start und Ziel erst fest, wenn die Route endgültig geprüft ist. Zeichne anschließend beide Bereiche mit Bändern, Kegeln und Wegweisern aus und reserviere separate Tische für Anmeldung, Ausgabe und Zielorganisation.
- Teste die Zeitmessung mindestens einmal mit dem tatsächlichen Ablauf. Prüfe dabei Stoppuhren, Zeitmesssystem, Laptop, Drucker und Ersatzakkus; am Veranstaltungstag sollten zusätzlich ausgedruckte Startlisten bereitliegen.
- Teile die Freiwilligen nicht erst am Morgen ein. Weise jeder Position eine konkrete Person zu, zum Beispiel Anmeldung, Streckenposten, Verkehrssicherung, Wasserstation und Ziel, und gib allen Funkgeräte oder feste Notfallkontakte.
- Schicke die Teilnehmerinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Lauf. Nenne darin Startzeit, Treffpunkt, Route, Abholung der Startnummern, Verpflegungshinweise und das Verhalten bei einer kurzfristigen Wetteränderung.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Tunnelrun organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Tunnelreservierung, Genehmigung, Versicherung und Routenplanung. Die Anmeldung und Helfersuche können danach starten, sollten aber spätestens 4 Wochen vor dem Lauf laufen.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Tunnelrun?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Aufgabenbereich ein: Anmeldung, Start, Ziel, Zeitmessung, Wasser, Strecke und Notfallkoordination. Bei mehreren Streckenposten sollte zusätzlich pro kritischem Abschnitt mindestens eine Person eingeplant werden.
- Was muss man für die Zeitmessung beim Tunnelrun vorbereiten?
- Teste das Zeitmesssystem mindestens 7 Tage vorher unter realistischen Bedingungen. Drucke am Veranstaltungstag Startlisten und Notfallkontakte aus und halte Stoppuhren, geladene Batterien sowie Powerbanks als Ausweichlösung bereit.
- Wann verschickt man die Teilnehmerinformationen?
- Versende die vollständigen Informationen 3 bis 5 Tage vor dem Tunnelrun. So können Teilnehmende Route, Startzeit und Treffpunkt prüfen, während du Ernährungswünsche und kurzfristige Rückfragen noch rechtzeitig bearbeiten kannst.
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