Organiser une course en tunnel, étape par étape
Une course en tunnel se prépare d’abord comme un événement de circulation et de sécurité, puis comme une épreuve sportive. Commence par confirmer la réservation du tunnel, obtenir les autorisations et valider l’itinéraire avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, organise les départs, les arrivées, les bénévoles et le chronométrage. Les dernières 48 heures servent surtout à vérifier la météo, charger les batteries, préparer les kits et transmettre les consignes aux participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la réservation du tunnel
- 2
Demander une autorisation
- 3
Vérifier l’assurance
- 4
Arrêter définitivement l’itinéraire
3 personnes
- 5
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
- 6
Créer l’organisation du départ et de l’arrivée
2 personnes
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 9
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 10
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 11
Recueillir les besoins alimentaires
- 12
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 13
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
- 14
Réserver les livraisons
- 15
Concevoir les dossards
- 16
Concevoir les panneaux d’orientation
- 17
Tester le chronométrage
2 personnes
- 18
Vérifier les prévisions météo
- 19
Envoyer les informations aux participants
- 20
Récupérer les courses
2 personnes
- 21
Composer les kits de démarrage
4 personnes
- 22
Trier les matériaux
3 personnes
- 23
Recharger les batteries
- 24
Imprimer les listes de départ
2 personnes
- 25
Imprimer les contacts d’urgence
Événement
- 26
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 27
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
- 28
Barrer la route
5 personnes
- 29
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
- 30
Vérifier l'éclairage
2 personnes
- 31
Installer le système de chronométrage
2 personnes
- 32
Installer des points d'eau
3 personnes
- 33
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
- 34
Disposer les kits de démarrage
3 personnes
- 35
Briefer les bénévoles
2 personnes
- 36
Enregistrer les participants
4 personnes
- 37
Distribuer les dossards
3 personnes
- 38
Gérer le vestiaire
2 personnes
- 39
Faire le briefing de départ
2 personnes
- 40
Faire démarrer les participants
4 personnes
- 41
Tenir le poste de route
6 personnes
- 42
Effectuer l’enregistrement à l’arrivée
3 personnes
- 43
Remettre la médaille
3 personnes
- 44
Servir les boissons
3 personnes
- 45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 47
Vider les poubelles
2 personnes
- 48
Informer les participants en cas de changements
2 personnes
- 49
Accueillir les derniers arrivants
3 personnes
Suivi
- 50
Démonter la zone d'arrivée
5 personnes
- 51
Retirer le balisage du parcours
5 personnes
- 52
Rassembler le matériel
4 personnes
- 53
Trier les déchets
3 personnes
- 54
Faire la vaisselle
2 personnes
- 55
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 56
Sécuriser le chronométrage
2 personnes
- 57
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
- 58
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 59
Publier les résultats
- 60
Envoyer l’e-mail aux participants
- 61
Ranger les restes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables d’inscriptionqté 4
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 30
- Portantsqté 3
Matériel de sport
- Numéros de départqté 200
- Épingles de sûretéqté 400
- Médailles de finisherqté 200
- Rubans de départ et d’arrivéeqté 4
- Gobelets d'eauqté 500
- Pichets d’eauqté 12
- Chronomètresqté 6
- Système de pointage
- Presse-papiersqté 8
- Stylosqté 40
- Ruban de balisageqté 6
- Cônesqté 40
- Cônes de signalisationqté 40
Équipement
- Talkies-walkiesqté 8
- Chargeurs de téléphone portableqté 4
- Batteries externesqté 6
- Mégaphone
- Ordinateurs portablesqté 2
- Imprimante d'étiquettes
Éclairage
- Projecteurs de chantier LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 3
- Couvertures de survieqté 20
- Gilets de sécuritéqté 20
- Lampes de pocheqté 10
- Pilesqté 40
Décoration
- Panneaux de directionqté 20
- Panneaux indicateursqté 12
- Bannièresqté 6
- Porte-affichesqté 20
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 250
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Gobelets de serviceqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Seauxqté 4
- Balaisqté 4
- Raclettes de solqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque l’itinéraire avant d’envoyer les invitations : les participants doivent connaître le lieu de départ, l’arrivée, les horaires et les éventuelles restrictions au moins 7 jours à l’avance.
- Prépare un plan de sécurité distinct pour le tunnel, avec les accès d’urgence, les contacts imprimés et les responsables joignables par talkie-walkie. Vérifie aussi l’assurance avant toute ouverture des inscriptions.
- Teste le chronométrage avec le système de pointage plusieurs jours avant la course, puis prévois une solution manuelle avec listes imprimées, stylos et presse-papiers en cas de panne.
- Répartis les bénévoles par poste et par horaire : inscription, départ, arrivée, orientation, circulation et ravitaillement. Donne à chaque responsable ses consignes écrites avant le jour de l’événement.
- Ne garde pas la logistique pour le matin même : trie les dossards, médailles, rubans et kits de départ la veille, recharge les batteries et installe l’éclairage et les rallonges après avoir vérifié les emplacements.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il organiser une course en tunnel ?
- Prévois au minimum 8 à 12 semaines. Les autorisations, l’assurance, l’itinéraire, les mesures de circulation et la réservation du tunnel doivent être réglés avant l’ouverture des inscriptions.
- Quand envoyer les informations aux participants ?
- Envoie les consignes principales au moins 7 jours avant la course, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Indique l’horaire d’arrivée, le départ, le retrait des dossards, l’itinéraire et les contacts d’urgence.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course en tunnel ?
- Répartis au minimum un responsable par zone : inscriptions, départ, arrivée, orientation, circulation et sécurité. Ajoute une personne de réserve pour chaque tranche de 2 à 3 heures afin de couvrir les pauses et les imprévus.
- Quand tester le chronométrage et préparer les dossards ?
- Teste le chronométrage entre 3 et 7 jours avant l’événement. Prépare les dossards, les listes de départ et les kits la veille, puis vérifie le matériel et les batteries le matin même.
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