Cómo organizar una noche de canto sin perder el hilo
Una noche de canto funciona mejor cuando el programa, los músicos y la sala se cierran en ese orden. Empieza fijando la fecha, reservando el espacio y confirmando al director y a los músicos; después abre las inscripciones y prepara el repertorio. Las letras, partituras y pruebas de sonido suelen dejarse para el final, aunque condicionan toda la experiencia. Reserva también tiempo para montar sillas, escenario, micrófonos y bebidas antes de que llegue el primer participante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar la sede y la sala
- 3
Confirmar músicos y director
2 personas
- 4
Seleccionar canciones
3 personas
- 5
Redactar invitaciones
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Abrir inscripciones
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Asignar voluntarios
2 personas
- 11
Definir el programa final
3 personas
- 12
Revisar las letras
2 personas
- 13
Imprimir las letras de las canciones
2 personas
- 14
Preparar las partituras
2 personas
- 15
Probar la técnica
2 personas
- 16
Pedir catering y bebidas
- 17
Crear la lista final de participantes
- 18
Hacer la compra
2 personas
- 19
Enfriar bebidas
2 personas
- 20
Preparar aperitivos
3 personas
- 21
Abrir la sala
2 personas
- 22
Comprobar la sala
2 personas
- 23
Colocar las sillas
4 personas
- 24
Montar mesas
3 personas
- 25
Despejar el espacio del escenario
3 personas
- 26
Conectar el sonido
2 personas
- 27
Colocar los micrófonos
2 personas
- 28
Colocar los atriles
2 personas
- 29
Ajustar la luz y la iluminación
2 personas
- 30
Preparar las letras de las canciones
2 personas
- 31
Colocar la entrada y la señalización
2 personas
- 32
Montar el punto de café y té
3 personas
- 33
Poner los aperitivos en bandejas
2 personas
- 34
Montar la mesa de inscripción
2 personas
- 35
Dar instrucciones al equipo de bienvenida
2 personas
Evento
- 36
Recibir a cantantes y músicos
2 personas
- 37
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 38
Marcar las inscripciones
2 personas
- 39
Repartir el programa
2 personas
- 40
Realizar la prueba de sonido
2 personas
- 41
Abrir la velada de canto
- 42
Acompañar las canciones
5 personas
- 43
Servir café y té
3 personas
- 44
Servir aperitivos
3 personas
- 45
Rellenar las bebidas
2 personas
- 46
Retirar las mesas del descanso
2 personas
- 47
Acompañar el segundo bloque de canto
5 personas
- 48
Recopilar las canciones solicitadas
- 49
Cambiar micrófonos
2 personas
- 50
Coordinar el tercer bloque de canciones
5 personas
- 51
Dar las gracias
- 52
Despedir a los visitantes
3 personas
- 53
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
- 54
Silenciar el sonido
2 personas
- 55
Desconectar el equipo
2 personas
- 56
Recoger la vajilla
3 personas
- 57
Recoger la basura
3 personas
- 58
Lavar la vajilla
3 personas
- 59
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 60
Retirar la decoración
2 personas
- 61
Limpiar la sala
4 personas
- 62
Comprobar los baños
2 personas
- 63
Devolver el material al almacén
2 personas
- 64
Cerrar el recinto
2 personas
- 65
Devolver el equipo
2 personas
- 66
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
- 67
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 100
- Mesascant. 10
- Mantelescant. 10
- Percheroscant. 3
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Tenedores de postrecant. 100
- Cucharillascant. 100
- Bandejas para servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Jarras de lechecant. 4
- Azucareroscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 4
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Atriles de músicacant. 8
- Instrumentos musicalescant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 6
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
Decoración
- Arreglos floralescant. 6
- Decoración de mesacant. 10
- Cartel de bienvenida
- Atriles para programascant. 4
Oficina
- Folletos del programacant. 110
- Cancioneroscant. 100
- Listas de inscripcióncant. 4
- Pegatinas con nombrecant. 100
- Bolígrafoscant. 20
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 4
- Carteles direccionalescant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de imprimir letras o partituras. Deja al menos 7 días para revisar cambios, corregir versiones y preparar el material que necesitarán los participantes.
- No esperes a la última semana para probar el sonido. Haz una prueba con micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, instrumentos y cables, y reserva entre 60 y 90 minutos el día del evento para repetirla en la sala.
- Crea la lista final de participantes 48 horas antes. Úsala para confirmar preferencias dietéticas, calcular aperitivos y bebidas y asignar a los voluntarios que falten.
- Prepara las bebidas y el café antes de abrir la sala. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y comprueba que haya tazas, vasos, platos, cubiertos, termos y bandejas para servir.
- Despeja el espacio del escenario antes de colocar las sillas y las mesas. Deja los cables sujetos con alfombrillas, coloca los atriles y comprueba que los micrófonos tengan soportes y alimentación suficiente.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de canto?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar la sala, confirmar músicos y director y seleccionar las canciones. Abre las inscripciones con al menos 3 semanas de margen y cierra la lista definitiva 48 horas antes.
- ¿Cuándo se deben imprimir las letras de las canciones?
- Imprime las letras cuando el programa esté cerrado y revisado, normalmente entre 7 y 10 días antes. Guarda algunas copias extra: calcula aproximadamente un 10 % más que el número final de participantes.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para probar la técnica?
- Reserva entre 60 y 90 minutos para comprobar micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, instrumentos y cables. Haz una primera prueba antes del evento y repite una comprobación breve al abrir la sala.
- ¿Cuándo hay que preparar la sala?
- Abre la sala entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. Primero comprueba el espacio y despeja el escenario; después monta mesas, coloca sillas, instala la técnica y prepara bebidas y aperitivos.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!