Zo organiseer je een zangavond zonder last-minute gedoe

Begin met de datum, het programma en de locatie; pas daarna leg je muzikanten, dirigent en deelnemers vast. Werk vervolgens toe naar één definitieve versie van de liederen, teksten en muziekpartijen. Open de aanmeldingen op tijd en verzamel meteen dieetwensen en hulp bij de uitvoering. In de laatste week controleer je techniek, catering en deelnemerslijst. Op de dag zelf draait alles om een vrije podiumruimte, leesbare liedteksten en een zaal die vóór binnenkomst klaarstaat.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Muzikanten en dirigent bevestigen
2 personen
4
Liederen selecteren
3 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen openen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Programma definitief maken
3 personen
12
Liedteksten controleren
2 personen
13
Liedteksten printen
2 personen
14
Muziekpartijen klaarleggen
2 personen
15
Techniek testen
2 personen
16
Catering en dranken bestellen
17
Definitieve deelnemerslijst maken
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Zaal openen
2 personen
22
Zaal controleren
2 personen
23
Stoelen opstellen
4 personen
24
Tafels opstellen
3 personen
25
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
26
Geluid aansluiten
2 personen
27
Microfoons plaatsen
2 personen
28
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
29
Licht en verlichting instellen
2 personen
30
Liedteksten klaarleggen
2 personen
31
Ingang en bewegwijzering plaatsen
2 personen
32
Koffie- en theepunt inrichten
3 personen
33
Hapjes op schalen leggen
2 personen
34
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
35
Welkomstteam instrueren
2 personen

Event

36
Zangers en muzikanten ontvangen
2 personen
37
Bezoekers verwelkomen
3 personen
38
Aanmeldingen afvinken
2 personen
39
Programma uitdelen
2 personen
40
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
41
Zangavond openen
42
Liederen begeleiden
5 personen
43
Koffie en thee serveren
3 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Pauzetafels afruimen
2 personen
47
Tweede zangblok begeleiden
5 personen
48
Verzoekliederen verzamelen
49
Microfoons wisselen
2 personen
50
Derde zangblok begeleiden
5 personen
51
Dankwoord uitspreken
52
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
53
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

54
Geluid uitschakelen
2 personen
55
Apparatuur afkoppelen
2 personen
56
Servies verzamelen
3 personen
57
Afval verzamelen
3 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
60
Decoratie verwijderen
2 personen
61
Zaal schoonmaken
4 personen
62
Toiletten controleren
2 personen
63
Voorraad terugzetten
2 personen
64
Locatie afsluiten
2 personen
65
Apparatuur retourneren
2 personen
66
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
67
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Tafelsaantal 10
Tafelkledenaantal 10
Kapstokkenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Theelepelsaantal 100
Serveerplateausaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Melkkannenaantal 4
Suikerkommenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Muzieklessenaarsaantal 8
Muziekinstrumentenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 10
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4

Kantoor

Programmafoldersaantal 110
Liedbundelsaantal 100
Aanmeldlijstenaantal 4
Naamstickersaantal 100
Pennenaantal 20
Plakbandaantal 4
Scharenaantal 4
Pijlbordenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een vast moment waarop het programma definitief wordt. Controleer daarna alle liedteksten en print voldoende exemplaren, plus enkele extra sets voor onverwachte deelnemers.
Test draadloze microfoons, luidsprekers, het mengpaneel en muzieklessenaars vóór de zangavond met de muzikanten en dirigent. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en werk kabels af met kabelmatten.
Maak de deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen vooraf definitief en gebruik die ook voor catering. Zo kun je dieetwensen verwerken voordat je boodschappen doet en hapjes voorbereidt.
Koel dranken niet pas bij aanvang: zet ze enkele uren eerder klaar in koelboxen of een andere koele opslag. Vul koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen pas vlak voor ontvangst.
Open de zaal minimaal 90 minuten vooraf. Controleer eerst de ruimte, maak de podiumzone vrij en zet daarna stoelen, tafels, programmastandaards en het welkomstbord op hun plaats.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zangavond organiseren?: Leg datum, locatie, muzikanten en dirigent bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Open de aanmeldingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk een week voor de avond de deelnemerslijst en catering kunt afronden.
Wanneer moet je de liederen voor een zangavond kiezen?: Kies de liederen uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf. Plan daarna nog minimaal één controle voordat je de teksten print, zodat wijzigingen niet op het laatste moment bij deelnemers terechtkomen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een zangavond op te bouwen?: Reserveer minstens 90 minuten voor de opbouw en controle. Reken extra tijd als je meerdere microfoons, luidsprekers, instrumenten en muzieklessenaars moet aansluiten en testen.
Wanneer regel je catering en drank voor een zangavond?: Bestel catering en dranken zodra het aantal aanmeldingen redelijk stabiel is, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Verwerk dieetwensen in de bestelling en doe de laatste boodschappen uiterlijk één dag voor de zangavond.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.