Singabend organisieren: der Ablauf von der Idee bis zum letzten Lied
Ein Singabend gelingt, wenn Programm, Musik und Raum früh zusammenpassen. Lege zuerst Termin und Veranstaltungsort fest, bestätige Musiker und Dirigent und öffne danach die Anmeldung. Während die Teilnehmerzahl wächst, planst du Verpflegung, Helfer und Sitzordnung genauer. In den letzten Tagen prüfst du Liedtexte, Noten und Technik; am Veranstaltungstag bleibt dann vor allem der Aufbau. Besonders oft werden Mikrofone, Kabel, Ausdrucke und gekühlte Getränke zu spät kontrolliert.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
- 3
Musiker und Dirigent bestätigen
2 Personen
- 4
Lieder auswählen
3 Personen
- 5
Einladungen erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen öffnen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 11
Programm finalisieren
3 Personen
- 12
Liedtexte prüfen
2 Personen
- 13
Liedtexte ausdrucken
2 Personen
- 14
Notenblätter bereitlegen
2 Personen
- 15
Technik testen
2 Personen
- 16
Catering und Getränke bestellen
- 17
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Getränke kühlen
2 Personen
- 20
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 21
Saal öffnen
2 Personen
- 22
Saal kontrollieren
2 Personen
- 23
Stühle aufstellen
4 Personen
- 24
Tische aufstellen
3 Personen
- 25
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
- 26
Ton anschließen
2 Personen
- 27
Mikrofone aufstellen
2 Personen
- 28
Notenständer aufstellen
2 Personen
- 29
Licht und Beleuchtung einstellen
2 Personen
- 30
Liedtexte bereitlegen
2 Personen
- 31
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen
- 32
Kaffee- und Teebereich einrichten
3 Personen
- 33
Häppchen auf Platten anrichten
2 Personen
- 34
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 35
Welcome-Team einweisen
2 Personen
Event
- 36
Sänger und Musiker empfangen
2 Personen
- 37
Besucher begrüßen
3 Personen
- 38
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 39
Programm verteilen
2 Personen
- 40
Soundcheck durchführen
2 Personen
- 41
Liederabend eröffnen
- 42
Lieder begleiten
5 Personen
- 43
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 44
Snacks servieren
3 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Pausentische abräumen
2 Personen
- 47
Zweiten Gesangsblock begleiten
5 Personen
- 48
Wunschsongs sammeln
- 49
Mikrofone wechseln
2 Personen
- 50
Dritten Gesangsblock begleiten
5 Personen
- 51
Dankeswort sprechen
- 52
Besucher verabschieden
3 Personen
- 53
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
- 54
Ton ausschalten
2 Personen
- 55
Geräte abkoppeln
2 Personen
- 56
Geschirr sammeln
3 Personen
- 57
Abfall sammeln
3 Personen
- 58
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 59
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 60
Dekoration entfernen
2 Personen
- 61
Saal reinigen
4 Personen
- 62
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 63
Vorräte zurückstellen
2 Personen
- 64
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 65
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 66
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
- 67
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 100
- TischeAnz. 10
- TischdeckenAnz. 10
- KleiderständerAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- GebäckgabelnAnz. 100
- TeelöffelAnz. 100
- ServierplattenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- MilchkannenAnz. 4
- ZuckerschalenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- NotenpulteAnz. 8
- MusikinstrumenteAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KabelmattenAnz. 6
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 6
- TischdekorationAnz. 10
- Willkommensschild
- ProgrammständerAnz. 4
Büro
- ProgrammhefteAnz. 110
- LiederbücherAnz. 100
- AnmeldelistenAnz. 4
- NamensaufkleberAnz. 100
- StifteAnz. 20
- KlebebandAnz. 4
- ScherenAnz. 4
- WegweiserAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesensetsAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere Saal, Musiker und Dirigent möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Singabend. Erst wenn diese drei Punkte feststehen, lohnt es sich, Einladungen mit einem verbindlichen Programm zu verschicken.
- Wähle die Lieder vor dem Öffnen der Anmeldung aus und prüfe jede Text- und Notenseite einmal vollständig. Plane pro Lied mindestens ein Notenpult oder einen gut sichtbaren Platz für die benötigten Unterlagen ein.
- Schließe die Anmeldung spätestens 7 Tage vorher und erfasse dabei auch Ernährungswünsche. Bestelle Getränke und Catering nach der endgültigen Teilnehmerzahl und rechne zusätzlich mit etwa 10 Prozent Reserve.
- Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Verlängerungskabel nicht erst beim Einlass, sondern 1 bis 2 Tage vorher. Lege Kabelmatten bereit und räume den Bühnenbereich so frei, dass niemand über Leitungen oder Instrumente stolpert.
- Öffne den Saal mindestens 2 Stunden vor Beginn. Stelle zuerst Stühle, Tische und Notenpulte auf, kontrolliere anschließend Beleuchtung und Technik und kühle Getränke so, dass sie vor dem Empfang servierbereit sind.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Singabend planen?
- Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Programm und Saalreservierung. Musiker und Dirigent sollten spätestens 6 Wochen vorher verbindlich zugesagt haben.
- Wann sollte man die Einladungen für einen Singabend verschicken?
- Verschicke die Einladungen ungefähr 5 bis 6 Wochen vor dem Termin und öffne gleichzeitig die Anmeldung. Setze einen Anmeldeschluss 7 Tage vor dem Singabend, damit du Catering und Sitzplätze passend planen kannst.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Singabend?
- Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Ergänze rund 10 Prozent Reserve und plane zusätzlich Kaffee, Tee und Wasser ein.
- Wann sollte man die Technik für einen Singabend testen?
- Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Kabel 1 bis 2 Tage vorher mit den tatsächlichen Liedern oder Ansagen. Am Veranstaltungstag reicht dann eine kurze Funktionskontrolle nach dem Aufbau, etwa 60 Minuten vor Beginn.
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