Cómo organizar una noche de canciones sin improvisar

Una noche de canciones funciona mejor cuando el programa, las actuaciones y la parte técnica se preparan en ese orden. Empieza fijando la fecha, el lugar y la duración; después confirma quién canta y qué canciones llevará cada persona. Las letras, las diapositivas y los archivos de música deben probarse antes de recibir a los invitados. Por último, ajusta la comida a las inscripciones confirmadas y deja preparada la sala para que nadie tenga que resolverlo todo durante la primera actuación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Definir la ubicación y la disposición de la sala
2 personas
3
Hacer la reserva del lugar
4
Contactar a artistas y acompañantes
2 personas
5
Recopilar actuaciones y canciones
2 personas
6
Anunciar la noche de canciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Confirmar inscripciones
11
Hacer la lista definitiva de invitados
12
Programar las actuaciones en el horario
2 personas
13
Revisar las letras
2 personas
14
Imprimir las letras de las canciones
2 personas
15
Reunir archivos de música
16
Preparar las diapositivas de la presentación
2 personas
17
Probar la técnica en casa
2 personas
18
Enviar la información de los artistas
19
Calcular las cantidades de catering
2 personas
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Clasificar existencias no perecederas
2 personas
23
Mantener refrigerados los productos perecederos
2 personas
24
Preparar aperitivos
3 personas
25
Imprimir el programa y los carteles
26
Preparar el equipo
2 personas

Evento

27
Abrir la sala
2 personas
28
Montar mesas
3 personas
29
Colocar las sillas en disposición teatral
3 personas
30
Montar la mesa de recepción
2 personas
31
Montar mesas de buffet
3 personas
32
Montar el punto de café y té
2 personas
33
Enfriar las bebidas
2 personas
34
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
35
Colocar las letras de las canciones en las sillas
3 personas
36
Colgar la decoración
2 personas
37
Montar el sistema de sonido
2 personas
38
Conectar los micrófonos
2 personas
39
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
40
Probar la música y las diapositivas
2 personas
41
Recibir a los artistas invitados
2 personas
42
Hacer la prueba de sonido
3 personas
43
Dar la briefing a los artistas
2 personas
44
Abrir la entrada y el guardarropa
2 personas
45
Recibir a los invitados
3 personas
46
Presentar el programa
47
Acompañar la canción de apertura
3 personas
48
Coordinar las primeras actuaciones
3 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Anunciar el descanso
52
Reponer el bufé
2 personas
53
Acompañar las segundas actuaciones
3 personas
54
Hacer cantar al público
2 personas
55
Interpretar la canción final
3 personas
56
Dar el discurso de agradecimiento
57
Despedida y acompañar a la salida
3 personas

Seguimiento

58
Recoger objetos perdidos
2 personas
59
Recoger vajilla y vasos
3 personas
60
Empaquetar de forma segura los restos de comida
2 personas
61
Apagar el equipo
2 personas
62
Desmontar el sistema de sonido
2 personas
63
Recoger el proyector y la pantalla
2 personas
64
Retirar la decoración
2 personas
65
Recoger la basura
3 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
68
Limpiar la sala
3 personas
69
Revisar y limpiar los baños
2 personas
70
Comprobar el inventario y los daños
2 personas
71
Repartir la comida sobrante
2 personas
72
Devolver los objetos prestados
2 personas
73
Gestionar objetos perdidos
74
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 70
Taburetescant. 6
Perchero
Perchascant. 70
Mesas de buffetcant. 3

Vajilla

Vasos para aguacant. 80
Copas de vinocant. 50
Tazas de cafécant. 70
Platoscant. 80
Platos de postrecant. 80
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 80
Cucharillascant. 70
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 8
Jarrascant. 8
Termoscant. 6

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cables de micrófonocant. 3
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 6
Teclado
Soporte para teclado
Atrilescant. 4
Baterías de repuestocant. 12

Iluminación

Luces decorativascant. 8
Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Soportes de lámparascant. 4

Decoración

Mantelescant. 8
Porta-servilletascant. 8
Cartel de bienvenida
Atriles para programascant. 3
Globoscant. 40
Guirnaldas de papelcant. 6
Masilla adhesivacant. 4
Cinta de balizamientocant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 2
Jarras medidorascant. 2
Cuencos para mezclarcant. 4
Bandejascant. 6
Neveras portátilescant. 3
Cubiterascant. 4
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Cestas de pancant. 4
Pinzas de servircant. 6
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12

Limpieza

Papeleracant. 6
Soportes para bolsas de basuracant. 4
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Dispensadores de toallascant. 3

Oficina

Formularios de registrocant. 80
Juego de bolígrafoscant. 10
Pegatinas con nombrecant. 80
Portapapelescant. 4
Bloc de notascant. 4
Impresora
Papel de impresióncant. 2
Fundas para plastificarcant. 20
Cinta adhesivacant. 4
Tijerascant. 4
Rotuladorescant. 12
Caja registradora o caja de dinero
Cancioneroscant. 80

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de anunciar la noche. Reserva bloques de 5 a 10 minutos por actuación y deja al menos 15 minutos de margen para cambios, presentaciones o problemas con los archivos.
Pide las canciones y las letras con una fecha límite de 7 días antes. Así puedes revisar versiones, imprimir las letras y preparar las diapositivas sin perseguir a los artistas el mismo día.
Haz una prueba técnica completa al menos 48 horas antes: micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, proyector, pantalla, cables HDMI, alargadores y regletas. Guarda también los archivos de música en el portátil que usarás durante la velada.
Calcula la comida a partir de las inscripciones confirmadas, no de las invitaciones enviadas. Recoge las preferencias dietéticas al confirmar la asistencia y compra los productos perecederos como máximo 1 o 2 días antes.
Monta la sala antes de que lleguen los invitados: coloca mesas, sillas o taburetes, prepara el buffet y deja visibles el programa y los carteles. Reserva un punto concreto para las actuaciones y otro para las bebidas, para evitar cruces delante del micrófono.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de canciones?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, contactar con artistas y abrir las inscripciones. Cierra la lista definitiva de invitados unos 7 días antes y usa esa cifra para organizar el programa y la comida.
¿Cuánto tiempo debe durar cada actuación?: Calcula entre 5 y 10 minutos por actuación, incluida la presentación y el cambio de micrófono o de archivos. Añade un margen de 15 minutos por cada hora de programa para que un retraso no desplace toda la noche.
¿Cuándo hay que probar el equipo para una noche de canciones?: Haz una prueba completa 48 horas antes y una comprobación rápida el mismo día, al menos 2 horas antes de abrir la sala. Prueba cada micrófono, los altavoces, la proyección y todos los cables que vayas a utilizar.
¿Cuándo se imprimen las letras de las canciones?: Imprime las letras después de cerrar el repertorio, idealmente entre 3 y 5 días antes. Guarda varias copias de cada canción y coloca el programa final junto a la entrada para que los invitados sepan cuándo actúan.

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